Инструкция по кадровому делопроизводству 2022

Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Инструкция по кадровому делопроизводству 2022». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Кадровый учет и делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2022 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2022 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики.

Кадровое делопроизводство с нуля

Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство 2022 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

В том случае, если в штат предприятия зачисляется резидент иностранного государства, список обязательных кадровых бумаг дополняется уведомлением о подписании трудового договора с иностранным гражданином.

Обязательные кадровые документы в организации 2022 года: список и нюансы хранения

• правила трудового распорядка внутри компании;
• документы о защите персональных данных;
• штатное расписание компании;
• трудовые договоры с каждым штатным работником;
• должностные инструкции на каждую позицию;
• трудовые книжки и журнал учёта их перемещения;
• положение о зарплате, обучении и плановой аттестации специалистов;
• табель учёта рабочего времени и выходных дней;
• графики отпускных периодов каждого наёмного сотрудника;
• приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудника, предоставлении ему отпуска, а также книги учёта таких приказов;
• приказы по основной деятельности предприятия;
• личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т-2);
• договоры о материальной ответственности штатного работника;
• книга учёта проверок контролирующих ведомство;
• протоколы заседаний;
• книги инструктажа техбезопасности;
• журнал прохождения обязательных медосмотров;
• книга актов о несчастных случаях.

Полный перечень кадровых документов для юрлиц в 2022 году

Ввиду возможного отсутствия локальных актов, осуществляющих регулирование трудовых правоотношений в компании, все ключевые положения данного процесса должны быть задекларированы в трудовом соглашении между работодателем и наемным сотрудником.

2.1. В соответствии с действующим законодательством в Обществе создаются следующие кадровые документы:
приказы (распоряжения);
инструкции;
договоры (контракты);
акты;
протоколы;
письма;
должностные инструкции;
документы по личному составу;
и другие.
2.2. Кадровые документы Общества должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы.
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы.
2.3. Бланки организационно — распорядительных кадровых документов.
Все виды организационно- распорядительных документов в Обществе печатаются на бланках установленного образца:
бланк приказа (приложение 1);
общий бланк Общества (приложение 2);
бланк распоряжения (приложение 3).
2.4. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом Общества, — дата его принятия; для утверждаемого документа Общества — дата утверждения. Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.).
2.5. Согласование кадрового документа Общества.
Для оценки кадрового документа, его соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование такого документа. Кадровый документ обязательно согласовывается с директором по правовым вопросам, при необходимости — с другими структурными подразделениями.
Согласование кадрового документа Общества оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.
Виза проставляется на экземплярах кадровых документов, остающихся в кадровой службе Общества, на левой стороне последнего листа кадрового документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
2.6. Подписание кадровых документов Общества.
Кадровые документы подписываются руководителем Общества или лицом, исполняющим его обязанности, в структурных подразделениях Общества (далее — СП) подписываются руководителем СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, или лицом, исполняющим его обязанности.
2.7. Удостоверение печатью.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

Инструкция по кадровому делопроизводству

5.1. Трудовая книжка работника — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2022 г. N 225 (с изменениями от 6 февраля 2022 г.)
5.2. Личное дело — совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе (досье).
5.2.1. Личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц.
5.2.2. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всего срока работы работника и дополняется документами, характеризующими трудовую деятельность.
5.2.3. В состав документов личного дела работника входят следующие документы:
внутренняя опись документов дела;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копия документов об образовании;
копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности(в случаях, предусмотренных законодательством);
характеристика или рекомендательное письмо;
заявление о приеме на работу;
трудовой договор (контракт);
копия приказа о приеме на работу.
В дальнейшем в личное дело подшиваются следующие документы в хронологической последовательности:
подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельства о рождении детей и др.);
характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и др.).
5.2.4. Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей организации — постоянно.
5.2.5. Личные дела хранятся в Управлении как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на ответственного за ведение кадрового делопроизводства работника Управления.
5.3. Журналы (книги) учета — документирование основных операций по движению личного состава. К учетным документам относятся:
личные карточки ф.Т-2;
журнал регистрации приказов по личному составу;
журнал регистрации трудовых договоров;
журнал регистрации листков нетрудоспособности;
журнал регистрации приказов на отпуск;
журнал регистрации входящей документации;
журнал регистрации исходящей документации;
трудовые книжки работников;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
5.3.1.Личная карточка работника Общества оформляется унифицированной формой Т-2 (приложение 10). Личная карточка заполняется работником Управления Общества в одном экземпляре, от руки (разборчиво), формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.)
Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника Общества должны своевременно отражаться в личной карточке.
5.3.2. работник Управления Общества в учетные журналы вносит сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, приеме на хранение трудовых книжек и их копий.
Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе Общества. Они хранятся в течении 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет.
5.4.1. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой (ст.62 ТК РФ). Заявление составляется работником в письменной произвольной форме, с точным обозначением конкретных видов документов, копии которых желает получить работник, и обоснованием соответствующего требования ссылкой на ст.62 ТК РФ, и подается не позднее, чем за три дня до даты увольнения.
5.4.2.Трудовой кодекс РФ дополнительно предусматривает обязанность работодателя выдать работнику: надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу (ч.2 ст.68 ТК РФ); трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, при расторжении трудового договора по инициативе работника (ч.5 ст.80 ТК РФ); копии любых записей, содержащих персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами (ст.89 ТК РФ).
Работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов в течение трех дней со дня подачи соответствующего заявления без требования с работника платы.
5.4.3. Удостоверение копий, связанных с работой может производится, в зависимости от вида того или иного документа, кадровой службой или бухгалтерией Общества или ОСП.

3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (в Управлении по работе с персоналом).
Трудовые договоры могут заключаться:
на неопределенный срок (приложения 10,11);
на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) (приложение 12).
Трудовой договор является основанием для издания приказа(распоряжения) о приеме работника Общества на работу.
4.2. Личное заявление работника Общества о приеме на работу, как правило, пишется от руки в произвольной форме.
В заявлении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия генерального директора Общества, исполнительного директора или директора структурного подразделения), автор (инициалы, фамилия, имя, отчество работника, должность, профессия, если это заявление о переводе работника на другую работу), его паспортные данные, место регистрации, номер телефона), наименование документа (заявление), текст в котором указывается, на какую должность (по какой профессии и квалификации), в какое структурное подразделение автор заявления просит принять (перевести) его на работу), подпись, дата.
На заявлении оформляется виза руководителя структурного подразделения Общества, начальника Управления Общества, начальника Отдела труда и заработной платы Общества и накладывается резолюция руководителя Общества.
4.3. Личный листок по учету кадров (приложение № 13) является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера о работнике.
Личный листок поступающий на работу заполняет собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу.
Личный листок по учету кадров хранится в личном деле работника.
4.4. Автобиография является документом для получения дополнительных (по сравнению с личным листком по учету кадров) данных о работнике.
Автобиография составляется работником собственноручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной форме, но в хронологической последовательности.
4.5. Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется в соответствии с унифицированной формой Т-1(приложение 4) и должен соответствовать требованиям Правил внутреннего трудового распорядка Общества (п.2.2).
Форма Т-1 предназначена для документирования индивидуального приема. Содержательная часть приказа (распоряжения) о приеме на работу построена в табличной форме, которая содержит следующие данные: фамилию, имя, отчество, табельный номер работника, наименование профессии (должности), разряда, класса (категории) квалификации, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок.
Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранение в Управлении Общества, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы.
Унифицированная форма приказа Т-1 является основанием для заполнения службой кадров учетной формы «Личная карточка работника Т-2″(приложение14),внесения в трудовую книжку отметки о зачислении на работу или ее выдачи (для поступающих на работу впервые).
4.6. Приказ (распоряжение) о перемещении, переводе оформляется унифицированной формой Т-5 (приложение 5).
Форма Т-5 предназначена для документирования перевода на другую работу.
Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность, и (или) в другое структурное подразделение. На заявлении проставляются визы руководителей структурных подразделений Общества — по прежнему и новому месту работы и резолюция руководителя Общества.
Приказ о переводе объявляется работнику Общества под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в Управлении Общества, копия передается в бухгалтерию.
4.7. Увольнение работника Общества, т.е. прекращение трудового договора, документируют формой Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником» (приложение 6).
4.8. Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю, в тексте излагается просьба работника об увольнении, причина и дата увольнения. В документе обязательно должна содержаться дата подачи заявления. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об увольнении.
Текст приказа об увольнении начинается словом «Уволить», указываются дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность(профессия) и структурное подразделение, номер и дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы (ст.77 ТК РФ).
Проект приказа об увольнении визируют директор по персоналу Общества, начальник Управления Общества, руководитель структурного подразделения, из которого увольняется работник, юрист, если увольнение производится по инициативе работодателя, приказ подписывает генеральный директор Общества или лицо, им уполномоченное, или директор СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором. Первый экземпляр приказа (распоряжения) остается в Управлении, второй передается в бухгалтерию для расчета с работником.
4.9.Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику оформляется унифицированной формой Т-6 (приложение 7).
Ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с трудовым законодательством должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в Обществе. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечении 6 месяцев. Согласно ст.122 ТК РФ до истечении 6 месяцев работы работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск по заявлению работника:
женщине — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
работникам в возрасте до 18 лет;
работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Текст приказа о предоставлении отпуска начинается словами «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», указывают фамилию, имя, отчество, табельный номер, профессию, должность и структурное подразделение, вид отпуска, период, за который он предоставляется, общее число календарных дней, в течении которых работник находится в отпуске, дата ухода в отпуск и возвращения на работу. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление работника и график отпусков.
4.10. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (форма Т-10а), утверждаемым генеральным директором Общества или лицом, им уполномоченным, или директором СП Общества, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений Общества на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности Общества и пожелание работников.
График отпусков составляется работниками Управления Общества, визируется руководителями структурных подразделений и с учетом мнения выборного профсоюзного органа СП утверждается генеральным директором Общества или лицом, им уполномоченным, или директором СП Общества, при наличии доверенности, выданной генеральным директором Общества.
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 2 недели до его начала.
4.11.Приказ (распоряжение) о поощрении работника Общества оформляется унифицированной формой Т-11. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (статья 191) работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии). За особые трудовые заслуги перед Обществом и государством работники Общества могут быть представлены к государственным наградам.
Основаниями для издания подобных приказов служат представления директоров СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, докладные записки, акты, решения профсоюзных комитетов СП, совета трудового коллектива. Работник Управления на основании представления и резолюции генерального директора или руководителя СП при наличии доверенности, выданной генеральным директором, готовит приказ о поощрении. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.)
Подлинник приказа остается на хранение в Управлении Общества, на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, Личную карточку ф.Т-2 работника Общества.
4.12. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется в текстовой форме на бланке приказов на основании резолюции генерального директора Общества или лица, им уполномоченного, объяснительной и докладной записок. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. За совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника Общества возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий:

В связи с увеличением пенсионного возраста дополнительно вводятся гарантии и для работников «предпенсионного» возраста. В соответствии со статьей 185.1 ТК РФ работники, не достигшие пенсионного возраста, в течение пяти лет до наступления такого возраста при прохождении диспансеризации имеют право на освобождение от работы на два рабочих дня один раз в год с сохранением за ними места работы (должности) и среднего заработка.

Новое для кадровика в 2022 году

Приказом Минтруда России «Об установлении величины прожиточного минимума на душу населения и по основным социально-демографическим группам населения в целом по Российской Федерации за II квартал 2022 года«прожиточный минимум трудоспособного населения в целом по Российской Федерации за II квартал 2022 года установлен в размере 11280 рублей в месяц.

Увеличение размера взысканий через работодателя

Также юридическим лицам, чьим видом деятельности является строительство, необходимо сократить долю иностранных работников до 80%, начиная с 01.01.2022 (Постановление Правительства Российской Федерации от 14.11.2022№ 1356), в то время как до указанной даты доля иностранных граждан не регламентировалась и могла доходить до 100%.

Почти вся работа с документацией ведется на компьютере. Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Однако следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной.

Изначально его планировалось ввести в действие 08.12.2022. Однако Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2022 отсрочил это на полтора года. Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме. Хотя и является добровольным к исполнению.

Правила оформления документов

Отныне бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу может присутствовать ограничительный гриф. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Особенности кадрового делопроизводства

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Законодательная база

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.