Приказ об утверждении графика отпусков на 2022 год образец: последняя информация, советы

Содержание

Приказ об утверждении графика отпусков

Сам приказ всегда пишется от лица руководителя организации и им же подписывается, хотя непосредственная обязанность по его составлению лежит либо на начальнике отдела кадров, либо на юристе, либо на секретаре. В любом случае, это должен быть сотрудник, имеющий необходимый уровень знаний для создания подобного рода документов и владеющий основами трудового кодекса РФ.

Как любой другой приказ, данный документ на сегодняшний день не имеет строго установленного, унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободном виде. Довольно часто сотрудники компаний используют старую, привычную типовую форму или внутренний разработанный шаблон написания приказа (который должен утверждаться в учетной политике организации), но вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, документ всегда должен содержать ряд необходимых сведений:

Оформление приказа об утверждении графика отпусков – необходимая часть процедуры составления порядка очередности отпусков сотрудников предприятий и организаций. Обычно такие графики создаются в крупных компаниях, где работает большое количество персонала и производственные процессы не терпят никаких задержек, поэтому уход каждого работника в отпуск и подбор ему замены продумываются заранее.

в первую очередь это название компании,
дата составления документа,
сведения о должностном лице, от имени которого пишется приказ
и его подпись,
а также собственно содержание документа
и подписи всех сотрудников, которые в нем упомянуты.

Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств).

Приказ на утверждение графика отпусков — образец 2022 года

График отпусков — обязательный к исполнению документ для работников и работодателя. Нужно ли утверждать этот график отдельным приказом? В какой форме и по каким правилам его составить? В какой срок нужно издать приказ об утверждении графика отпусков, чтобы не нарушить нормы трудового законодательства? Ответы в нашей статье. Здесь же вы сможете скачать образец приказа.

Если же работодатель применяет самостоятельно разработанную форму графика отпусков и в ней нет реквизитов для проставления утверждающей подписи руководителя, без приказа не обойтись. Дело в том, что требование об утверждении графика отпусков содержится в ст. 123 ТК РФ. При этом неважно, как работодатель это сделает: отдельным приказом (распоряжением) или утверждающей резолюцией на самом графике отпусков.

приказ составьте по общим правилам делопроизводства и нормам оформления организационно-распорядительной документации с учетом рекомендаций из ГОСТ Р 7.0.97-2022, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2022 № 2004-ст.
в основном тексте приказа укажите дату утверждения графика отпусков на 2022 год и иные сопутствующие распоряжения (о необходимости ознакомления с утвержденным графиком работников под роспись, резервировании средств на выплату отпускных и т. д.), а также обозначьте ответственных лиц.
до оформления приказа согласуйте график отпусков с профсоюзным органом (если он есть в компании) и сделайте об этом ссылку в тексте приказа (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Срок для издания приказа об утверждении графика отпусков в трудовом законодательстве не установлен. Однако существует правило: график отпусков должен утверждаться работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Приказ об утверждении графика отпусков не должен быть оформлен с нарушением этого срока (ч. 1 ст. 123 ТК РФ, Письмо Минтруда от 08.12.2022 № 14-2/ООГ-9399).

В ТК РФ мы не найдем упоминания об обязанности работодателей издавать приказ об утверждении графика отпусков. Поэтому той части бизнесменов, которые применяют унифицированную форму графика отпусков № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, нет необходимости в издании подобного приказа, так как в составе этой формы уже присутствует реквизит «Утверждаю»:

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, то только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

Составление графика отпусков — обязанность почти всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. В Письме ГИТ в г. Москве от 01.02.2022 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193 уточняется, что микропредприятие, отказавшееся полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков, может заменить его на письменное соглашение между работодателем и работником. Это нужно будет указать в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме. ГИТ обосновывает свою позицию ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ, Письмом Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1.

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2022 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ — предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ — отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

График отпусков на 2022 год: как составить, заполнить, утвердить — скачайте бланк и образец

При планировании отпусков нужно учитывать следующее. В график необходимо включить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения (письмо Роструда от 09.03.21 № ПГ/03709-6-1). Это значит, что в нем нужно указать сведения и по тем работникам, у которых срок действия трудового договора истекает в следующем календарном году (письма Минтруда от 09.04.20 № 14-2/В-395 и от 27.03.20 № 14-2/В-321).

Ответственность за «трудовые» нарушения установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ. В качестве наказания данная норма предусматривает штраф как для работодателей (организаций или ИП), так и для их должностных лиц. Размер штрафа составляет: для должностных лиц и работодателей-ИП — от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Микропредприятия вправе заменить график отпусков на письменное соглашение между работодателем и работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора. Но только при условии, если такой договор составлен по типовой форме (письмо Госинспекции труда в г. Москве от 01.02.21 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193). Типовая форма трудового договора утверждена постановлением правительства РФ от 27.08.16 № 858.

Статья 123 ТК РФ обязывает работодателей каждый год издавать график отпусков. Этот документ должны соблюдать как работодатели, так и сотрудники. При наличии профсоюза график отпусков до его утверждения надо согласовать с выборным органом объединения работников.

Также изменения в график вносятся при отзыве работника из отпуска (об ограничениях на отзыв см. « Минтруд сообщил, можно ли отозвать работника из неделимой 14 ‑ дневной части отпуска »). Для этого обычно используется графа 10 «Примечание» формы № Т-7. Там указывается, что работник отозван из отпуска, и проставляется дата отзыва. Реквизиты приказа об отзыве заносятся в графу 8, а в графе 9 указываются сведения о дате начала использования оставшейся части отпуска.

Образец приказа на утверждение графика отпусков

Чтобы ответить на этот вопрос, посмотрим на унифицированную форму Т-7, введенную Госкомстатом в 2004 году. Сейчас она носит рекомендательный характер, т. е. необязательна, и форму документа организациям разрешено разработать самостоятельно. Но многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться предложенным чиновниками шаблоном, то брать его за основу.

В документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления его в силу. Следовательно, руководитель вправе не издавать дополнительный приказ о введении в действие графика отпусков, да и в законе нет упоминания о том, что такое распоряжение необходимо.

После того как отдых сотрудников распланирован с учетом производственной необходимости и пожеланий, документ согласовывают с руководством, а с его содержанием знакомят весь персонал. На этом этапе возникают сомнения: нужен ли приказ на утверждение графика отпусков или достаточно подписи генерального директора на самом документе с расписанием отдыха сотрудников?

Это интересно: Закон о тишине в кировской области 2022

Получается, если специального приказа нет, то и никакого нарушения нет, и проверяющие не оштрафуют. Нарушением является ситуация, когда нет самого плана, он выпущен с опозданием или работники не уведомлены вовремя о предстоящем отпуске (штраф за это достигает 50 000 рублей для компаний и до 5000 рублей для ИП и должностных лиц). Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается дополнительный распорядительный документ. Необходимость его составления предусматривают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включаемой в него информации, форму. Некоторые специалисты говорят, что приказ об утверждении графика отпусков в ИП и организации нужен не столько для введения расписания в действие, сколько для назначения лиц, ответственных за его исполнение, и распределения сопутствующих обязанностей. Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовки необходимых бумаг, предоставления предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий. Еще один плюс — наличие распоряжения подтверждает согласование с руководством и утверждение самого плана. Особенно это важно, когда организация не использует унифицированную форму Т-7, а при разработке собственного бланка могла что-то упустить.

Приказ на утверждение графика отпусков

В документе есть возможность указать определенную дату или только месяц, в котором сотрудник запланировал отдохнуть. Если конкретной даты в плане не указать, то непосредственно перед отдыхом придется составить заявление и отметить выбранную дату. В другом случае заявление не понадобится.

Корректировать план отдыха есть возможность только при договоренности с работником, с учетом интересов остальных трудящихся. Дополнения требуются, например, при приеме новых сотрудников, переносе сроков начала отдыха на иную дату, в случае форс-мажорных ситуаций на производстве при отзыве сотрудников из отпускного периода.

Если у вас есть такие работники, то попросите их написать заявления с выбранной датой отдыха. Они необходимы, чтобы подтвердить, что работодатель предоставил им удобный для них отпускной период. Если они передумают позже, то придется взять с них новые заявки. Не предоставить им отдых в другое время, если даты не совпадут с принятым ранее планом, руководство не вправе (Письмо Минтруда России от 08.12.2022 № 14-2/ООГ-17786).

В унифицированной форме есть обязательные грифы «Утверждено» и дата. И дополнительно утверждать распоряжением его необязательно. Но, чтобы упорядочить документооборот и для подстраховки, многие кадровики составляют дополнительный акт, который предусмотрен во внутренних ЛНА компании. Чаще всего таким распоряжением утверждают дополнительные действия — например, для назначения исполнителей, распределения обязанностей. Одно из преимуществ такого акта — он подтверждает, что план согласован начальством и утвержден. Особенно если в компании разработали собственную форму вместо бланков Т-7.

В вводной части необходимо указать обоснование, сославшись на статью 123 ТК РФ. В основной части руководитель дает распоряжения. В первой части непосредственно ввести план, во второй дает поручение кадровому специалисту (ознакомить с планом работников, извещать их о периоде отдыха, дополнять документ при приеме новых работников и т. д.), в третьем пункте — поручения бухгалтеру. Отдельно указывает сам план в качестве приложения.

Если у председателя профсоюза будут какие-либо замечания относительно проекта документа, то они должны быть учтены перед тем как составить и утвердить итоговый график отпусков.
Если руководитель организации не согласен с теми замечаниями, которые были предложены, то должен быть найден компромиссный вариант.

Если график очередности выхода сотрудников в отпуск не заверен руководителем учреждения, то такой документ не имеет никакой силы. Соответственно, установленные периоды отдыха могут нарушаться как руководством, так и самими работниками. Сложность также в том, что незаверенный документ может вызвать существенные проблемы при проведении проверки со стороны ГИТ, а его отсутствие и вовсе приведет к наложению штрафа.

График можно скорректировать по соглашению сторон.
Если педагоги, которые задействованы в организации ГИА и ЕГЭ, не успевают отгулять отпуск до 1 сентября текущего года, то по решению директора они могут быть отозваны из отпуска. Такое возможно исключительно с согласия сотрудника, но при условии, что неиспользованные отпускные дни могут быть реализованы в течение года либо присоединены к следующему году. Если сотрудник вынужден работать в отпуске, то все дни должны быть компенсированы за счет отгулов, подтвержденных соответствующими распорядительными актами.
В период пандемии неиспользованные дни работник может попросить о замене отпускных дней денежной компенсацией (если потребности педагога и образовательного учреждения совпадают). Данное нововведение не касается сотрудников, для которых предусматривается стандартный (не педагогический) отпуск.

Кадровому сотруднику важно знать, к какой форме относится Приказ об утверждении графика отпусков. Некоторые кадровики, секретари и делопроизводители задаются вопросом – это приказ по основной деятельности или личному составу? Согласно законодательству достаточно просто сделать вывод о том, что Приказ об утверждении графика отпусков касается трудовых отношений между работодателем и сотрудниками, то есть относится к документам по личному составу.

График отпусков представляет собой организационно-распорядительный документ, который относится к первичной документации. Вместе с тем, целесообразно провести ознакомление коллектива с составленным графиком, чтобы избежать потенциальных конфликтов по этому поводу.

В ТК РФ не прописано отдельным пунктом, что нужно ознакомить работников с графиком отпусков. Но этот документ считается локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому лучше ознакомить работников с утверждённым графиком отпусков под подпись одним из способов:

сделать отдельный лист ознакомления и приложить его к графику отпусков;
в самостоятельно разработанной форме предусмотреть графу «С графиком ознакомлен», в которой работники поставят подпись и дату;
вести специальный журнал ознакомления с локальными нормативными актами.

работников, про которых точно известно, что в будущем году они не пойдут в отпуск. Например, тех, кто находится в отпуске по уходу за ребёнком. Если работник сразу после такого отпуска захочет взять очередной оплачиваемый отпуск, его нужно предоставить по заявлению, а не по графику;
исполнителей по договорам гражданско-правового характера. Это не трудовые отношения, поэтому прав на отпуск не возникает.

Форму № Т-7 подписывает руководитель отдела кадров. Если в штате его нет, подпись ставит работник, на которого возложены обязанности по составлению графика отпусков. Самостоятельно разработанный бланк подписывают ответственные сотрудники с указанием своих фамилий и инициалов.

То есть отпуска нужно распределить так, чтобы не нарушался рабочий процесс. Учитывать ли при этом пожелания работников, решает работодатель. Но обязательно нужно учесть интересы тех, кому по закону полагается ежегодный оплачиваемый отпуск авансом или в любое удобное для них время.

Далее график представляется на утверждение руководителю организации. Руководитель может утвердить графики каждого структурного подразделения по отдельности путем проставления подписи и даты в грифе утверждения на самом графике либо подписать приказ, которым графики будут утверждены.

Трудовой отпуск работника может быть разделен на части (ч. 1 ст. 174 ТК). Если работник по согласованию с нанимателем все части отпуска планирует использовать в текущем календарном году, то в графике на этот календарный год следует отразить все его части. Если же часть трудового отпуска будет использована в следующем календарном году, то ее необходимо будет указать в графике на следующий год.

По общему правилу дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (ч. 3 ст. 168 ТК). При этом законодательство не содержит требования, чтобы эта договоренность была зафиксирована именно в графике, она может быть достигнута и устно, и путем написания заявления о предоставлении отпуска. На практике график чаще всего содержит указание на дату начала отпуска, однако может быть указан только месяц, в котором отпуск будет предоставлен.

Наниматель после утверждения графика должен довести его до сведения всех работников (ч. 2 ст. 168 ТК). Законодательством не установлен способ ознакомления, полагаем, что целесообразнее ознакомить работников с графиком под роспись, в таком случае можно быть уверенным в том, что с графиком ознакомлены все работники. Такое ознакомление может быть зафиксировано непосредственно в графике либо в ином документе (например, листе ознакомления с графиком).

Наименование предприятия, его реквизитов и юридического адреса.
Номер, дата приказа и его название.
Указание об утверждении прилагаемого графика отпусков и уведомлении об этом графике всех сотрудников компании.
Утверждение приказа директором предприятия.

График отпусков составляется в конце текущего года на год будущий. Данный документ создается кадровой службой и утверждается директором. При формировании графика учитывается стаж работы сотрудников в компании, месяц, когда тот или иной работник уходил в отпуск в прошлом году, а также производственная необходимость.

Документ согласовывается с руководителями структурных подразделений и доводится до сведения всех сотрудников. Хотя график отпусков не имеет определенной, утвержденной законодательством формы, его формирование требует внесения определенных пунктов. К этим пунктам относятся – список должностей и дат, когда тот или иной сотрудник планирует уйти в очередной отпуск. Для утверждения графика кадровая служба должна создать соответствующий приказ.

При необходимости в данный документ могут быть внесены дополнения и поправки, главное, учесть то, чтобы это не шло в разрез с требованиями законодательства. Основаниями для внесения изменений могут быть докладные, служебные или объяснительные записки. Все изменения регламентируются созданием нового приказа. Приказ должен храниться в отделе кадров предприятия.

родители трех и более несовершеннолетних детей, самый младший из которых не достиг возраста 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
мужчины, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
лица, работающие в организации по совместительству, т.к. они вправе оформить отпуск в то же время, что и на основном месте работы (ст. 286 ТК РФ);
сотрудники, не достигшие совершеннолетия (ст. 267 ТК РФ);
лица, имеющие статус почетных доноров (пп. 1 п. 1 ст. 23 закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
супруги военнослужащих, которые вправе уйти в отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ);
лица, пострадавшие от последствий аварии на ЧАЭС (п. 5 ст. 14 Закона РФ № 1244-1 от 15.05.1991).

Это интересно: Нормативы гкал на 1 кв м пермь 2022

График отпусков – это документ, который определяет продолжительность и сроки отпуска каждого из работников организации в соответствующем периоде. Составление такого документа – обязанность любого работодателя: отсутствие графика на предприятии является основанием для привлечения к административной ответственности. О том, когда и как составлять график отпусков, а также о последствиях, которые наступят, если его не составить, читайте в нашей статье.

График отпусков на предприятии утверждает его руководитель. Подписать документ он должен не позднее, чем за две недели до конца года, в котором утверждается график (ст. 123 ТК РФ). Это значит, что в 2022 году крайний срок для утверждения документа на 2022 год – 17 декабря 2022 г.

наименование предприятия (ФИО ИП);
подписи представителя профсоюзного органа и руководителя предприятия;
название документа, его номер и дату составления;
наименование структурных подразделений предприятия;
наименование должностей работников;
Ф.И.О. и табельный номер каждого из работников предприятия;
сведения о предстоящем отпуске: продолжительность, запланированная дата начала;
графы для внесения дополнительной информации в течение года: о фактической дате начала отпуска, о переносе времени отдыха и для примечаний.

Переносить время отдыха просто по желанию сотрудника нельзя. Это незаконно. Если нет уважительной причины для переноса, работник должен отправиться отдыхать согласно заранее разработанному порядку очередности. В случае отказа работника следовать установленному распорядку начальство имеет полное право привлечь его к дисциплинарной ответственности.

Ответственность за составление документа лежит на начальнике кадрового отдела, но окончательное утверждение производится подписью директора предприятия или компании.

Для новых сотрудников используется дополнение к форме Т-7, их включают в график отдельным документом.

Если сотрудник планирует отдохнуть за свой счет, это не нужно отображать в документах.

Готовый образец графика отпусков на 2022 год можно использовать в качестве шаблона. Форму можно скачать и ориентироваться при заполнении или же использовать в качестве основы для разработки нестандартного шаблона организации. В примере представлен образец, составленный с учетом стандартов и требований законодательства:

В статье № 123 Трудового кодекса записаны временные рамки – нормативный документ должен быть готов и утвержден не позже, чем за 14 дней до наступления нового года.
В процессе оформления документа и составления очередности ответственный сотрудник берет в учет сведения, полученные от сотрудников, и принимает во внимание их пожелания, касающиеся даты отпусков.
В процессе составления документа учитываются также неиспользованные дни отпуска и дополнительные дни отдыха, которые положены сотруднику.

Документ, содержащий информацию об отпусках, их продолжительности и очередности – нормативный локальный акт, который необходим как для сотрудников, которые смогут заранее планировать деятельность, так и для работодателей, которые несут ответственность за организацию достойных условий труда и отдыха. Нормативный документ составляется согласно требованиям, прописанным в Трудовом кодексе РФ. Информацию об оплачиваемых отпусках содержит статья №123.

Если компания использует график отпусков по форме № Т-7 или по другой форме, то помимо проставления соответствующей подписи в специальном грифе «Утверждаю», она также может издать приказ об утверждении графика. Его составляют в произвольной форме, так как нормативно она не установлена. В документ включают информацию о дате утверждения графика, а также прописывают обязанности ответственных лиц (например, уведомлять работников о времени начала их каникул).

Законом не установлено, кто в компании должен составлять график отпусков. Как правило, это делает специалист кадровой службы. Руководитель может определить работника, ответственного за составление графика отпусков и прописать такую обязанность в трудовом договоре. Например, в компании, где отсутствует штатный кадровик, такую функцию можно возложить на юриста, бухгалтера, секретаря или другого специалиста.

В табличной форме графика:
• в графе 1 указывают наименование структурного подразделения;
• в графе 2 – должность (специальность, профессию) работника согласно штатному расписанию;
• в графе 3 – ФИО сотрудника;
• в графе 4 – табельный номер сотрудника, если в компании работникам присваивают табельные номера;
• в графе 5 – количество календарных дней отдыха;
• в графе 6 – запланированная дата начала отпуска. Необходимо указать конкретную дату начала отпуска. Если прописать только месяц, в котором работнику будет предоставлен отдых, то впоследствии может возникнуть спор о дате начала отпуска. Если дата будет отражена, то сотрудник, если он не относится к льготной категории, обязан будет взять отпуск в это время.
• в графе 10 «Примечание» можно указать, например, сведения об отпусках, перенесенных с прошлого года, либо, то, что отпуск будет предоставлен сотруднику авансом. Например, в графике каникул дни отпуска, часть которого была предоставлена за следующий год авансом, можно отметить так. Указать в графе 5, сколько дней будет предоставлено работнику в будущем году. А в графе 10 сделать запись, что ранее работнику был предоставлен отпуск авансом.

Например, в Волгограде инспектор ГИТ в ходе проверки выявил, что в нарушение ст. 123 ТК РФ в организации отсутствуют графики отпусков для водителей-экспедиторов на 2022 и 2022 годы. Он обвинил директора в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и назначил наказание в виде административного штрафа в размере 2 500 рублей. Директор обратился в суд. Факта нарушения он не оспаривал, но просил посчитать правонарушение малозначительным и заменить штраф предупреждением.
Однако суд не нашел причин для замены штрафа и оставил его в силе (Решение Краснооктябрьского районного суда города Волгограда от 02.02.2022 по делу № 12-22/2022).

График отпусков должны составлять, как бюджетные, так и частные компании. Исключение из этого правила составляют микропредприятия и некоммерческие организации, которые имеют право отказаться от ведения графиков. При таком отказе они должны закреплять условия ежегодного отдыха сотрудников в трудовых договорах.

В некоторых источниках можно найти информацию, что отпуск «сгорает», в других говорится, что нет. Позиция не является однозначной — с одной стороны есть статья 124 ТК РФ, в ней ничего не говорится о том, что отпуск может сгореть, с другой стороны есть Международная конвенция об отпусках, действующая с 2011 года.

Действующее законодательство не запрещает делать изменения в ранее принятом графике отпусков. Однако, такие мероприятия являются необходимостью, особенно если в компанию устраиваются новые работники, либо у работающих возникает потребность передвинуть их период отдыха на другое время.

Если в компании есть профсоюзный орган, то предварительно график должен быть согласован с ним. Для этого проект документа отправляется туда вместе с сопроводительным письмом;
Профсоюз должен рассмотреть полученный проект графика отпусков, и в течение пяти дней высказать свое мотивированное мнение в письменном виде;
Мнение может быть как положительным, так и отрицательным. В последнем случае между администрацией компании и профсоюзом проводятся переговоры до решения вопроса;
График нужно принять не позже 2 недель до наступления календарного года (до 17 декабря);
Утверждение графика может быть выполнено двумя способами:
- Соответствующая надпись проставляется прямо на бланке графика;
- Оформляется отдельный приказ об утверждении графика отпусков. Этот способ более удобный, поскольку в распоряжении можно назначить ответственных лиц, определить источники оплаты отпусков, обозначить способ информирования работников о предстоящем отдыхе и т. д. Приказ необходимо издавать также не позже, чем за 2 недели до завершения года.

Работник оформляет заявление, в котором указывает причину переноса и новые желаемые даты отдыха;
Руководитель рассматривает документ, и по своему желанию утверждает его или нет;
Если директор одобрил перенос, то заявление передается в кадровый отдел, где оформляют приказ о внесении изменений в график отпусков;
В имеющемся графике отпусков в поле «Примечание» указываются реквизиты заявления.

Законом устанавливаются случаи, когда администрация имеет право перенести отпуск, если отсутствие работника на своем месте может нарушить нормальную работу фирмы. Однако в данном случае обязательно нужно получить письменное согласие самого сотрудника на это действие.

Приказ об утверждении графика отпусков: кем и когда составляется и утверждается, образец 2022 года

В первом обычно фиксируется сам факт утверждение графика с указанием года, на который он распространяется.
Во втором пункте назначается ответственное лицо за сбор подписей об ознакомлении с графиком и приказом (чаще всего в роли такого сотрудника выступает специалист отдела кадров, иногда секретарь).
В третий пункт вносятся необходимые указания в адрес бухгалтерии.

Как уже сказано, ТК РФ напрямую не обязывает работодателя знакомить коллектив с графиком отпусков. Однако сделать это всё же следует. Во-первых, разъяснения чиновников на это счёт неоднозначны, и лучше обезопасить себя от возможных претензий ГИТ. Во-вторых, работнику удобно заранее знать, когда именно он будет отдыхать. Ведь срок, за который его нужно предупреждать по закону (а это две недели), очень мал.

Поскольку приказ, утверждающий график отпусков на следующий год, не является обязательным документом, для него отсутствует утвержденная форма, а потому составлять его можно в произвольном виде. Будет разумным включить в него обычные реквизиты приказа, а именно:

Возможна и такая ситуация. Отпуск совместителя запланирован на один и тот же период у обоих работодателей, но гражданин подал заявление по основному месту работы о переносе этого срока, и его согласовали. В таком случае перенести отпускной период должен будет и работодатель по совместительству.

Новые разъяснения Минтруда России про график отпусков

Минтруд России ответил на ряд вопросов по поводу составления графика отпусков. В письме от 9 декабря 2022 г. № 14-2/ООГ-17854 чиновники разъяснили, что работодатель не обязан учитывать мнение работников при составлении графика отпусков. Исключение составляют те работники, которые имеют право на использование отпуска в удобное для них время. Таких работников также необходимо указывать в графике отпусков. При этом они в дальнейшем могут изменить указанную в графике дату начала отпуска — на это обращено внимание в письме от 8 декабря 2022 г. № 14-2/ООГ-17786.

В письме от 9 декабря 2022 г. № 14-2/ООГ-17846 специалисты ведомства отмечают, что трудовое законодательство не содержит требований об ознакомлении работников с графиком отпусков. Работники лишь должны быть в силу ст. 123 Трудового кодекса уведомлены о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

По вопросам о том, следует ли включать в график отпусков отдельные категории работников, Минтруд посоветовал работодателем предусмотреть соответствующее регулирование в локальных нормативных актах. Так в ведомстве ответили на вопросы о необходимости включения в график работников:

Приказ об утверждении графика отпусков

график отпусков должен быть согласован с профсоюзным органом предприятия (если он существует на предприятии);
каждый работник должен быть ознакомлен с графиком;
работодатель обязан учитывать желаемого время для отпуска работников, имеющих преференциальное право выбора времени выхода в отпуск.

Соответственно, необходимость в издании дополнительного приказа об утверждении уже утвержденного графика не требуется. Однако издание приказа не запрещено. Поэтому, если именно такой способ принят на конкретном предприятии, то оформление приказа не будет противозаконным.

Утвержденный приказом график отпусков станет обязательным для исполнения как работодателем, так и работниками. Кроме того, статьей 123 ТК РФ оговаривается обязанность работодателя не менее чем за 2 недели до отпуска направить ему уведомление и ознакомить с этим уведомлением под подпись.

Обязательной формы графика отпусков не существует. Как вариант, можно использовать отмененную, но по-прежнему удобную форму № 7, утвержденную Постановлением № 1 Госкомстата РФ от 5.01.2004 года. Можно также разработать собственную форму, либо использовать любой типовой шаблон.

даты и места издания приказа;
регистрационный номер приказа;
наименования предприятия (организации) и его основные реквизиты;
указания на факт составления графика отпусков;
суть приказа;
ФИО и должность лица, назначенного ответственным за исполнение приказа;
подпись руководителя и его должность.

В большинстве организаций для оформления отпускного графика используется утвержденная Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 форма Т-7. Однако, с введением в действием Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ такая форма перестала быть обязательной. Каждый работодатель вправе самостоятельно разработать форму, утвердить ее и применять, как внутренний документ (п. 4 ст. 9 Закона).

Работодатель в течение года обязан предоставить своим сотрудникам возможность отдохнуть. Для этого трудовым законодательством предусмотрены очередные оплачиваемые отпуска. График отпусков – это внутренний документ организации, позволяющий учитывать интересы и работодателя, и трудового коллектива.

Однако, наличие большего количества сотрудников требует планирования их отпусков. Это позволит прогнозировать пробелы в производственном процессе, связанных с отсутствием работников. Ведь многие желают отдохнуть летом, но это повлечет негативные последствия для бизнеса.

Задачей работодателя становится необходимость сочетать интересы коллектива и бизнеса. Отсутствие документа о планировании оплачиваемых дней отдыха работников не только повлечет отпускную неразбериху, но и станет причиной привлечения работодателя к административному наказанию в виде штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП:

Решение кадровых вопросов является обязанностью соответствующей структурной единицы организации. График отпусков – документ, регулирующий кадровые моменты, связанные с временным отсутствием того или иного работника. Поэтому планированием отпусков и составлением графика должен заниматься специалист по кадрам или работник, назначенный приказом на исполнение таких функций.

Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.

Пока график отпусков не утвержден, он — только проект. Когда руководитель и начальники подразделений и отдела кадров его подпишут, он передается в профсоюз (ст. 372 ТК). График подтверждается через выписку из протокола заседания профсоюзного комитета. Если в компании нет профсоюза, об этом делается отметка в строке согласования графика.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

График предоставления оплачиваемых выходных работникам предприятия составляют, согласовывая его с профсоюзом, если он есть. Прежде чем выпустить приказ о предоставлении сведений о планируемых периодах отпусков работников, учтите пожелания сотрудников, имеющих преимущественное право на выбор времени отдыха, — это жены военнослужащих, чернобыльцы, многодетные родители и др.

Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.

Однако, готовя такой документ в муниципалитете, необходимо иметь в виду не только нормы трудового права, но и местное законодательство. Оно будет касаться того, в какой форме готовится график, как формулируется, составляется и готовится приказ об его утверждении, а также кто уполномочен его подписывать и утверждать.

В частности, такой документ может издаваться не только в форме приказа, но и в виде распоряжения за подписью главы местной администрации. Кроме того, во многих муниципалитетах дополнительно действуют положения о порядке предоставления отпусков – и приказ вместе с графиком должны готовиться в соответствии с ним.

Прежде всего, разберёмся, должен ли порядок предоставления отпусков обязательно утверждаться руководством фирмы. Да, это так: ч. 1 ст. 123 ТК РФ указывает, что составление (и, как следствие, утверждение) – обязанность работодателя. Если этого не происходит, возможна ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Однако как на практике утверждается эта документация?

указание на организацию или ИП, для работников которого составлен график;
номер и дату документа согласно принятой в организации системе документооборота;
суть приказа, а именно воля руководителя на то, чтобы график был утверждён и стал обязательным документом как для работников, так и работодателя;
лица, ответственные за соблюдение порядка выхода в отпуск сотрудников организаций (обычно в качестве таких лиц указываются руководители отделов, служб и других внутренних подразделений предприятия согласно штатному расписанию);
подпись руководителя, утвердившего документ, а также ответственных исполнителей приказа.

В отношении графика отпусков Перечень в п. 693 прямо указывает срок хранения – 1 год. Что же касается приказов о предоставлении времени отдыха конкретным работникам и об утверждении графиков – то тут сложнее. В зависимости от действующих архивных правил эти приказы могут относиться как к категории «По личному составу» (а в некоторых организациях этот срок может составлять до 50 лет), так и «По АХВ» (если речь идёт не об отправке в отпуск конкретного работника, а об утверждении графика).