Образец личного дела работника школы: последняя информация, советы

Содержание

для обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
содействия работникам в трудоустройстве;
получении образования и продвижении по службе;
обеспечения личной безопасности работников;
контроля количества и качества выполняемой работы;
обеспечения сохранности имущества.

Статья 65 ТК РФ содержит широкий перечень документов, которые работник должен предъявить при устройстве на работу. Однако из всего перечня документов у работодателя должна храниться только трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ). Сведения о других документах вносятся в карточку формы Т-2.

Основная информация (установочные данные работника, занимаемая должность);
Документы, удостоверяющие личность (информация о паспорте, военном билете и так далее);
Личные достижения (участие работника в мероприятиях по годам);
Контактная информация (информация о контактах работника);
Дополнительная информация (сведения о месте проживания, приеме на работу, аттестации и так далее).

В образовательных организациях личные дела работников формируются зачастую без какого-либо правового обоснования. Структура личных дел не выстраивается. В личном деле в хаотичном порядке хранятся копии личных документов, заявлений и приказов, поощрительных грамот и так далее. Бессистемное и необоснованное хранение документов, в том числе относящихся к персональным данным работников, может служить основанием для привлечения работодателя к ответственности.

Формирование и ведение личных дел работников школы или иной образовательной организации является распространенной практикой. При этом действующее законодательство не устанавливает для работодателя обязанность по ведению личного дела на педагога или иного работника организации. Ведение личного дела является обязательным для отдельных категорий работников. Указанные категории работников определяются федеральным законодательством, например:

Как правильно сформировать личное дело работника

В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.

В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д.

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб (ФЗ от 27.07.2004 № 79; ФЗ от 02.03.2007 № 25; Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640; Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 и др.). Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации (управляющей компании). Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет.

По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам). Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

анкета (если ведется);
заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
второй экземпляр трудового договора;
заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).

Личное дело работника школы: как вести и хранить

Перечень документов в личном деле работника школы, а также порядок его ведения и оформления законодательством не установлены. Но оно содержит документы, которые законом отнесены к категории персональных данных, поэтому порядок ведения и доступа к личным делам работников школы необходимо установить локальным нормативным актом, согласно статье 87 ТК РФ. Этим же актом определяется и состав тех документов, которые хранятся в деле, а также сам порядок хранения.

Чтобы избежать ситуаций, когда какие-то сведения о работнике при проверке окажутся устаревшими или неактуальными, отсутствующими в его личной карточке, возьмите с работника расписку в том, что он обязуется своевременно информировать работодателя об изменении личных данных.

Содержание личных дел государственных служащих установлено указом президента РФ от 30.05.05 № 609. Этим документом нужно руководствоваться и определяясь с перечнем бумаг, из которых будут формироваться личные дела педагогов. Первые документы, с которых начинается формирование дела, – те, которые предъявляет новый сотрудник при приеме на работу в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Но подшивать нужно только те бумаги, которые законом не отнесены к персональным данным.

Личное дело работника школы — документ кадрового персонального учета, содержащий основные сведения о педагоге. Ведется дело в течение всего срока работы специалиста в данном образовательном учреждении и обновляется по мере организационных или профессиональных изменений в его деятельности.

Документы в личном деле работника школы подшивают в отдельную папку. Тем самым обеспечивается сохранность персональных данных и исключается возможность утери и случайного доступа к конфиденциальной информации. Для учета и регистрации папок с личными делами в школе ведут отдельную книгу учета.

В центре титула, после выделенного для штампа места, содержится полное наименование (если есть — еще также сокращенное) выдавшей личное дело структуры. Далее строчки отводятся для названия подразделения (отдела), где трудится данное лицо. Можно выделить место для внесения возможных корректив, дополнений, например, при смене места трудовой деятельности. Когда заносится такое изменение, предыдущая запись о виде работ заключается в скобки. Для удобной систематизации имеющихся дел их нумеруют, дополняя также индексом, действующим в этой фирме. Как, например: Дело №08, далее номер индекса — 356. Крупным шрифтом ставят ФИО того сотрудника, информация о котором заносится в папку. Период его трудовой деятельности в данной структуре обозначают на листе справа, в углу. Фиксируют поступление, а позже проставляют дату увольнения. Также обозначают количество листов, данные о периоде хранения.

Законодательством установлено, что субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Исходя из этого, если работник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в личном деле работника, в частности, паспорта, документа об образовании.С другой стороны, ст.

Перечень документов в личных делах педагогов и других сотрудников ОО вправе определить самостоятельно. Обоснование из рекомендации Внимание: при этом следует учитывать, что законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих.

Срок хранения Т-2 и личного дела совпадает (за исключением личных дел руководителей).
В форме Т-2 предусмотрен раздел, где вносится информация обо всех отпусках работника и их периодах, это позволит не подшивать в личное дело копии приказов на отпуска;
Информация, касающаяся личных данных и документов работника, дублируется в обоих документах, поэтому можно использовать только Т-2 (при условии использования унифицированной формы);

Ведение личных дел работников школы

На протяжении всей трудовой деятельности человека в компании кадровик ведет внутреннюю опись движения документов. В дело добавляют бумаги, которые имеют отношение к деятельности и даже семье человека. Таким образом происходит формирование личного дела работника (образец бланка можно скачать ниже). Опись составляется для учета документов, которые содержатся в папке, а также для их систематизации. В описи обязательно фиксируется:

какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;
порядок ведения;
перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
порядок доступа к информации;
сроки и режим хранения;
особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

заявление о приеме на вакантную должность;
резюме;
ксерокопии индивидуального номера налогоплательщика, паспорта, пенсионного;
ксерокопии дипломов о высшем или среднеспециальном образовании;
рекомендации предыдущих работодателей;
все внутренние документы компании, относящиеся к данному сотруднику;
трудовой договор и приложения к нему;
данные аттестации;
должностные инструкции.

Это интересно: Как отключить радиоточку в квартире в москве через госуслуги 2022 заявление

4.1.3. личные дела педагогов и сотрудников ОУ, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников – 75 лет с года увольнения работника (в соответствии с перечнем типовых управленческих документов).

Удобство и простота хранения и поиска нужной информации о конкретном работнике.
Возможность быстрого внесения дополнительной информации и корректировки имеющейся.
Собранные в одном месте данные легко защитить от доступа посторонних.

Правовым основанием ведения личного дела работника образовательной организации будет выступать локальный нормативный акт работодателя. Это может быть положение или порядок ведения личного дела работника образовательной организации. Нормативный акт должен регламентировать порядок ведения и перечень документов, содержащихся в личном деле.

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем лично и о трудовой деятельности. Его ведут с целью систематизации имеющихся данных, обобщения информации в одном месте. Однако это не обязательно выполнять в отношении всех категорий персонала.

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2022, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

согласие на обработку персональных данных;
документ, подтверждающий факт ознакомления работника с локальными нормативными актами;
трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
копию приказа о приеме на работу;
копию документа, подтверждающего образовательный ценз работника (при необходимости);
справку о наличии/отсутствии судимости;
документы, подтверждающие прохождение медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований (при необходимости);
итоги аттестации (действующей);
договор о материальной ответственности (в случае заключения);
иные документы, необходимые работодателю для обеспечения трудовых прав работника.

Личное дело работника

Во-первых, так намного легче находить нужные сведения о конкретном сотруднике, во-вторых, защитить его персональные данные от разглашения, в-третьих, оперативно вносить возникающие изменения и уточнения. Еще в советские времена для достижения подобных целей была придумана такая конструкция, как личное дело работника.

№ п/п – согласно журналу учета личных дел.
Индекс документа – присваивается по номенклатуре дел.
Дата документа – цифровое обозначение даты его выдачи арабскими цифрами.
Заголовок документа — его название (свидетельство, диплом, приказ).
Номер листов дела – цифровое обозначение согласно нумерации, которые занимает данный документ.
Дата включение – имеется в виду дата его появления в материалах дела.
Примечание – используется для корректировки информации, например, указывается оригинал или копия.

Утвержденное данным документом положение четко определило, какие действия, и в какие сроки нужно совершать с личным делом работника, что входит в него, как его хранить, передавать и защищать от неправомерного разглашения, содержащихся в нем данных.

Работники не менее одного раза в год должны знакомиться в присутствии уполномоченного лица с информацией, находящейся в деле. Это делается для поддержания его в актуальном состоянии. Сотруднику ответственному за личные дела рекомендуется разработать бланк ознакомления, в котором ежегодно работник своей подписью будет удостоверять данный факт.

Ни ТК РФ, ни другие акты трудового законодательства не обязывают коммерческие организации и ИП заводить личные дела своих работников. Отчасти это сделано потому, что мелким юридическим лицам экономически это невыгодно, а в крупных компаниях зачастую текучка кадров слишком интенсивная и непродуктивно заполнять личные дела.

Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

заявление о приеме на работу; трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения; личный листок по учету кадров и дополнение к нему; анкета (автобиография ); документы об образовании (копии); документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования; рекомендательные письма или характеристики ; должностные инструкции (регламенты); аттестационные листы, отзывы, представления; паспортные данные, свидетельство о браке и т.д.

1.1.Настоящее положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся Школы и определяет порядок действий всех категорий сотрудников Школы, участвующих в работе с вышеназванной документацией. 1.2.Настоящее “Положение” утверждается Приказом по Школе и является обязательным для всех категорий её педагогических и административных работников. Нарушение настоящего порядка рассматривается в соответствии с ТК РФ. 2.1. Личные дела учащихся оформляются администрацией при поступлении учащихся в Школу (в срок не более 5 рабочих дней со дня подачи пакета документов), о чем делается соответствующая запись в «Алфавитной книге записи обучающихся».

Заверенная печатью установленного образца общеобразовательной организации копия личного дела обучающегося. Достаточно представить копии двух первых страниц (титульную и общие сведения об обучающемся) и двух последних страниц (сведения об успеваемости). Каждая страница заверяется руководителем (или иным уполномоченным им должностным лицом) и печатью установленного образца общеобразовательной организации.

Передача экземпляра справки об обучении в личное дело обучающегося; оформление и ведение документации по защите персональных данных обучающихся; ведение журналов регистрации приказов всех форм обучения; ведение журнала регистрации и выдачи справок об обучении; оформление и ведение журналов регистрации выдачи студенческих билетов и зачетных книжек; формирование, регистрация и ведение журналов документационного учета по направлениям деятельности Управления; формирование и ведение реестра

Примерная форма личного дела работника

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Какие документы входят в личное дело сотрудника школы

дополнительные соглашения к трудовому договору;
аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.
копии документов о повышении квалификации;

Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве. В личном деле сотрудника хранятся:

, при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе (посмотрите образец). На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело.

аттестационные листы;
должностная инструкция сотрудника;
личные заявления, подаваемые сотрудником;
составленное заявление о приеме на должность;
полученные характеристики и предоставленные рекомендательные письма;
анкета;
автобиография сотрудника;
личный листок по проведению учета кадров;
копии всех приказов по личному составу в отношении конкретного специалиста;
лист-заверитель дела.
результаты пройденных медосмотров;
отзывы должностных лиц о специалисте;
трудовой договор (ТД) и оформленные дополнительные соглашения к нему;
внутренняя опись всех документов дела;
дополнение к личному листку по ведению учета кадров;

особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.
порядок доступа к информации;
перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
сроки и режим хранения;
порядок ведения;
какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;

Образец личного дела работника школы

4.1. Общая папка с личными делами класса на торцевой стороне имеет надпись: класс и учебный год. Внутри папки на обложке располагается список класса в алфавитном порядке (может использоваться список из программы КИАСОУ), при выбытии ученика в списке делается отметка о выбытии

Это интересно: Ожидаются ли изменения в статье 228 ук рф в 2022 году

Выполнение школой возложенных на нее функций и результаты ее деятельности отражаются в специальных документах, связанных с планированием учебно-воспитательной работы и осуществлением хозяйственных мероприятий, ведением учебно-педагогического учета, организацией делопроизводства школы, обеспечением первичного бухгалтерского учета, составлением статистической отчетности.

согласие на обработку персональных данных;
документ, подтверждающий факт ознакомления работника с локальными нормативными актами;
трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
копию приказа о приеме на работу;
копию документа, подтверждающего образовательный ценз работника (при необходимости);
справку о наличии/отсутствии судимости;
документы, подтверждающие прохождение медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований (при необходимости);
итоги аттестации (действующей);
договор о материальной ответственности (в случае заключения);
иные документы, необходимые работодателю для обеспечения трудовых прав работника.

5.2. Заместитель директора не реже двух раз в год (в начале учебного года и в конце) проверяет состояние включенных в личные дела документов и своевременное заполнение. В необходимых случаях проверка осуществляется внепланово, оперативно. Цели и объект контроля – правильность и своевременность оформления личных дел обучающихся. По итогам проверки заместитель директора, осуществляющий проверку, готовит справку с указанием ФИО классного руководителя, замечаний.

записывает номер соответственно алфавитной книге записи учащихся (например, К-25 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 25). Если ученик прибыл из другой школы, номер личного дела аккуратно зачеркивается и рядом с ним пишется новый номер.

Указатель страницы и (или) доменное имя, сетевой адрес включены в Реестр доменных имен, указателей страниц сайтов в сети «Интернет» и сетевых адресов, позволяющих идентифицировать сайты в сети «Интернет», содержащие призывы к массовым беспорядкам, осуществлению экстремистской деятельности, участию в массовых (публичных) мероприятиях, проводимых с нарушением установленного порядка.

Указатель страницы и (или) доменное имя сайта, сетевой адрес включены в Единый Реестр доменных имен, указателей страниц сайтов сети «Интернет» и сетевых адресов, позволяющих идентифицировать сайты в сети «Интернет», содержащие информацию, распространение которой в Российской Федерации запрещено.

Указатель страницы и (или) доменное имя, сетевой адрес включены в Реестр доменных имен, указателей страниц сайтов в сети «Интернет» и сетевых адресов, позволяющих идентифицировать сайты в сети «Интернет», содержащие информацию, распространяемую с нарушением исключительных прав.

Указатель страницы и (или) доменное имя включены в Реестр организаторов распространения информации в сети «Интернет» и сайтов (или) страниц сайтов в сети «Интернет», на которых размещается общедоступная информация и доступ к которым в течение суток составляет более трех тысяч пользователей сети «Интернет».

Информационная система “Сетевой Город. Образование” (при упоминании — система) позволяет организовать ведение личных дел работников школы в электронном формате. В системе формируется личная карточка формы Т-2. Имеется возможность формирования педагогического портфолио.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2022. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2022 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Коммерческие организации могут отказаться от папок с личными делами, но практика показывает, что это поспешное и неправильное решение. Во-первых, личные дела упрощают кадровый учёт. Во-вторых, работодатели всё равно зачастую обязаны хранить копии и оригиналы некоторых документов сотрудника, а самый удобный способ сделать это — завести специальную папку.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.

Формирование личного дела работника

В основе составления перечня личного дела лежит принцип хронологии, и в соответствии с ним все бумаги должны подшиваться в дело по мере их появления или поступления. После увольнения сотрудников все их личные дела закрываются в соответствии с требованиями правил делопроизводства и переносятся в архив. Дела сотрудников, пребывавших на государственной службе, в течение 10-ти лет находятся на хранении в отделе кадров. Связано это с тем, что при переводе такого работника на новое место службы дело перемещается вместе с ним. Личные дела остальных сотрудников передаются в архив по истечении 3-летнего срока после даты их завершения.

Формирование личного дела сотрудника или студента ВУЗа происходит на протяжении довольно длительного времени, в период учебы или работы на предприятии. Документы, которые содержаться в деле, отражают сведения о трудовой деятельности или о достижениях в процессе обучения. Любой документ, имеющий отношение к данным видам занятий, заносится в личное дело.

Закон обязывает все государственные и муниципальные органы власти заводить личные дела на служащих и сотрудников данных предприятий (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. за № 609). Организации, не принадлежащие к вышеперечисленным сферам деятельности, не обязаны следовать данному порядку. В большинстве случаев, руководители предприятий сами определяют потребность в ведении личных дел сотрудников.

На каждого работника личное дело ведется как самостоятельный пакет документов. Только в условиях хранения позволяется несколько отдельных папок с личными делами сшивать в сгруппированный наряд под одним титульным листом. При этом внутренняя опись документов должна содержать перечень всех личных дел, находящихся в наряде, с указанием ФИО и номерами листов каждого пакета документов.

В большинстве случаев сформированные дела имеют существенные размеры, и гораздо удобнее каждое из них хранить как отдельную единицу, а не сшивать в толстые и неудобные пачки. При этом на каждого работника ведется самостоятельное личное дело, что определено нормативными актами.

Личное дело ученика: требования и рекомендации по оформлению

На каждого ученика, который зачислен в первый класс или переведен в вашу школу, необходимо составить личное дело. В личное дело включается карточка ученика и пакет документов, предоставляемый родителями при зачислении. Если документы составлены на иностранном языке, вы обязаны потребовать предоставить их нотариально заверенный перевод.

В личное дело, которое составила прежняя школа, необходимо включить согласие родителей на перевод, приказ о зачислении, заявление о приеме в порядке перевода, выписку из журнала с текущими оценками, заявление о выборе языка образования. В личные дела как «новых», так и «старых» учеников не нужно включать грамоты и другую информацию о достижениях.

Требования о порядке оформления, ведения и хранения личных дел необходимо установить в локальном акте школы. Даже если какие-то из этих требований не прописаны явно или не указаны вовсе, нужно придерживаться главного принципа ведения личного дела: наличие исчерпывающего списка документов и хронологический порядок подшивания (по мере предоставления документов родителями). В случае необходимости внести исправление (правку, однако, можно вносить только в те документы, которые оформляла школа) неверные данные нужно зачеркнуть и проставить подпись «Исправленному верить», заверенную печатью.

Родителей также необходимо ознакомить с Политикой об обработке персональных данных и назвать сотрудников, которые будут иметь доступ к личным делам детей. Личные дела может вести секретарь, делопроизводитель, классный руководитель или другой уполномоченный сотрудник, согласно Положению об обработке персональных данных. Сотрудник должен быть проинформирован об ответственности за разглашение персональных данных и подписать обязательство о неразглашении. Личные дела зачисленных в 1 класс необходимо оформить до начала нового учебного года. С образцом обязательства, а также памяткой по формированию личного дела ознакомьтесь в приложении к статье.

Если родители забирают личное дело в связи с переводом в другую школу, то требовать справку о зачислении в другую школу не нужно. Об этом нам говорит ч. 4 ст. 44 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-03 о правах, обязанностях и ответственности в сфере образования родителей (законных представителей) несовершеннолетних обучающихся, где прописывается, что мамы и папы несут ответственность за получение образования ребенком. Таким образом, личное дело необходимо выдать по требованию заявителя.

Это интересно: Отцовский капитал за 3 ребенка в 2022 в алтайском крае

По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку. После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении.

Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.

В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.

Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.

Резюме, автобиография, анкета,
Заявление о приеме на работу,
Характеристика,
Копии диплома и других документов об образовании,
Медицинская справка,
Трудовой договор,
Выписка из приказа о приеме на работу, выписка из протокола об избрании на должность и итогах конкурса на вакантную должность,
Личная карточка.

Как таковых нормативных актов, которые обязывают работодателя вести личные дела, нет (за исключением государственных служащих). Таким образом, документы, входящие в состав личного дела, не регламентированы. По сложившейся традиции организации ведут дела, исходя из государственной системы делопроизводства советского времени.

Копии выписок из приказов о поощрении, штрафах, снятии дисциплинарных взысканий, переводах и т.п.
Копии документов, на основании которых поменялись анкетные данные (свидетельство о заключении брака или его расторжении, рождении ребенка и т.п.).
Аттестационные листы.
Копии документов о повышении квалификации.
Объяснительные записки, уведомления, акты и т.д.

Copyright: фотобанк Лори Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Требовать от родителей подачи дополнительных документов запрещено, поскольку другие бумаги могут не входить в правовое действие Положения об обработке персональных данных. Если бумаги оформлены на иностранном языке, они должны подаваться в школу с нотариально заверенным переводом. Личное дело ученика заводят с момента поступления ребенка в школу и наполняют по мере его обучения и взросления.

Знать, как растет ваш ребенок, что и кто имеет на него наибольшее влияние, и, таким образом, построить ваши отношения на взаимопонимании и помощи друг другу Давать ему советы, когда он больше всего в этом нуждается, имея на руках реальную информацию об интересах ребенка Как счастлив был бы папа… Если бы он своевременно узнавал о достижениях ребенка в учебе, культурной жизни, спорте, соревнованиях и олимпиадах Если бы ему вовремя сообщали о предстоящих контрольных работах и экзаменах его ребенка, давая ему достаточный запас времени для планирования своих действий и контроля Если бы он всегда знал о посещаемости занятий своим ребенком и дисциплине на уроках Как счастлива была бы мама… Если бы ей немедленно сообщали, что ребенок не пришел вовремя в школу Если бы она знала, пообедал ли ее ребенок сегодня и что он ел на обед Если бы она точно знала, собирается ли ее ребенок задержаться в школе и насколько Если бы она тотчас же была проинформирована обо всех происшествиях, где бы в этот момент не находилась Как горды были бы все… Если бы ребенок становился успешнее день ото дня, благодаря реальной вовлеченности родителей в образовательный процесс Когда ребенок получал бы лучшие оценки, выигрывал соревнования, регулярно совершенствовался в успеваемости и приучался к системности Если бы ребенок развивался согласно ценностям и стремлениям родителей Если бы каждый родитель становился все лучше день ото дня, изучая, понимая и усваивая все то, что происходит с его ребенком

В нормативных актах личное дело упоминается только в Перечне типовых документов, образующихся в ходе хозяйственной деятельности. Но при этом нигде не отмечено, что все документы из приведенного перечня должны быть обязательно в наличии у всех юридических лиц и ИП.

Положение о порядке ведения личных дел педагогов и сотрудников школы

1.2 Положение разработано в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 01.01.2001 г. № 000 « Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»; Федеральным законом от 27.07.04 №79 – ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»; Трудовым кодексом РФ; Коллективным договором; Уставом Школы.

4.5. Личные дела педагогов и сотрудников ОУ, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников – 75 лет с года увольнения работника (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года).

5.2 Работа (ознакомление) с личными делами педагогов и сотрудников производится в кабинете секретаря, а время работы ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня секретарь обязан убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.

Образец оформления личного дела ученика школы

В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Учащиеся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащегося в книге является одновременно номером его личного дела.

для обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
содействия работникам в трудоустройстве;
получении образования и продвижении по службе;
обеспечения личной безопасности работников;
контроля количества и качества выполняемой работы;
обеспечения сохранности имущества.

10. Книга учета личного состава педагогических работников школы (ПХ). Во всех общеобразовательных школах ведется книга учета личного состава педагогических работников (Приложение 11). Запись производится с общей порядковой нумерацией, начиная с 1-го номера. Вновь поступившие педагогические работники записываются в порядке последующих номеров. На развернутой странице записывается не более 10 человек. Записи в книге должны быть документально обоснованы. В книге учета личного состава педагогических работников периодически отмечаются результаты аттестации учителей с указанием даты и номера решения аттестационной комиссии.

Отметка о выдаче свидетельств об обучении в средней школе учащимся X (XI) классов, имеющим неудовлетворительные оценки по одному или нескольким учебным предметам (не были допущены к весенним экзаменам, не выдержали весенних экзаменов более чем по двум предметам, не выдержали осенних экзаменов хотя бы по одному предмету), а также выдаче справок учащимся выпускных классов, имеющим годовую неудовлетворительную оценку по поведению, производится также в книге учета бланков и выдачи аттестатов. В графе «Расписка в получении аттестата о среднем образовании» директором школы делается запись о выдаче учащемуся свидетельства или справки. Формы свидетельства об обучении в средней школе и справки о том, что учащимся был прослушан курс средней общеобразовательной школы, утверждаются министерствами просвещения (народного образования) союзных республик.

Документ, содержащий информацию об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (выписка из классного журнала с текущими отметками и результатами промежуточной аттестации), заверенные печатью Учреждения и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).