Срок хранения актов сверок с контрагентами

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2022 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2026 года.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.)

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат (1); доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе, аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий

Документы (распоряжения, перечни, акты) по передаче имущества из федеральной собственности в собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, из собственности субъекта Российской Федерации в федеральную или муниципальную собственность, из муниципальной собственности в федеральную собственность или собственность субъекта Российской Федерации

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году: таблица

Даже в небольшой организации каждый день создается несколько документов. А в средних и крупных компаниях ежедневный документооборот исчисляется десятками и сотнями официальных бумаг. Это письма, договоры, приказы, первичка, счета-фактуры, отчетность и прочее. Поэтому в любой компании неизбежно возникают вопросы: надо ли хранить тот или иной документ, а если да, то, как долго? В настоящей статье приведены сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году; рассказано, как составить номенклатуру дел, и что будет, если нарушен порядок хранения документации.

Четырехлетний срок хранения определен для книги покупок и книги продаж, включая дополнительные листы к ним. При этом отсчет ведется с даты последней записи в книге (п. 24 Правил ведения книги покупок и п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.11 № 1137). Что касается счетов-фактур, то их следует хранить пять лет (ст. 317 Перечня № 236).

В пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сказано, что организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Эти сроки устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также специальными перечнями документов.

За неисполнение обязанности по хранению документов АО или ООО в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством, организации наказываются строже. Размер штрафа составляет от 2 500 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 200 000 до 300 000 руб. для самого общества (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ). А за несоблюдение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям предусмотрен штраф от 4 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 40 000 до 50 000 руб. для организаций (ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ). Чуть меньшие взыскания (от 1 000 до 2 000 руб. для должностных лиц и от 10 000 до 20 000 руб. для юрлиц) предусмотрены за нарушение сроков хранения учетных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля (ч. 2 ст. 14.20 КоАП РФ).

Прошедшие проверку оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) тоже полагается хранить не менее пяти лет, а при возникновении споров или разногласий — до принятия решения по делу, даже если оно вынесено за пределами этого срока (ст. 277 Перечня № 236). А вот период хранения протоколов, актов, справок, расчетов, ведомостей, заключений о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов начинает течь только с момента выбытия основных средств и нематериальных активов (ст. 323 Перечня № 236).

Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании

Любой документ, как-либо связанный с деятельностью предприятия, подлежит ответственному хранению. Просто так уничтожать важные бумаги нельзя. На основе имеющейся первичной документации создается бухгалтерская отчетность. Она подлежит аудиту. Отчетность и бумаги, на основании которых она оформлялась, могут затребовать при проведении налоговой проверки. Существуют определенные сроки, в течение которых нужно хранить бумаги. Они устанавливаются соответствующими законами РФ.

• Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
• Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
• Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
• Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
• Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
• Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
• Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
• Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.

• В собственном архиве. Под него потребуется выделить отдельное помещение, в котором предусмотрена система безопасности, контроль над влажностью и температурой. Потребуется также продумать номенклатуру дел и регламент предоставления бумаг.
• Вне офиса. В этом случае документы передаются на хранение в архивную компанию. Это выгодный вариант по многим причинам: в помещениях таких компаний есть все условия для хранения документов, не потребуется выделять комнату под бумаги.

Сроки хранения бумаг указаны в ФЗ «О бухучете» от 6 декабря 2011 года №402, а также в приказе Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года №558. Правила относятся к документам, которые можно разделить на две категории: находящиеся в постоянном использовании на протяжении отчетного года и подлежащие хранению на протяжении всего срока существования предприятия. К первой категории относятся следующие бумаги:

• Статья 15.11 КоАП. За нарушение сроков хранения учетных бумаг полагается наказание в виде административного штрафа в размере 2-3 тысяч рублей. Данный штраф вменяется должностным лицам.
• Статья 13.20 КоАП. При уничтожении бумаг раньше срока или нарушении условий их хранения полагается штраф в размере 100-300 рублей для рядовых сотрудников, 300-500 рублей – для должностных лиц.
• Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг – правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей. Если же правонарушение выявляется не в первый раз, штраф увеличивается до 30 тысяч рублей. Если в результате уничтожения документов произошло уменьшение налоговой базы, уплачивается штраф в размере 20% от размера налоговых отчислений, которые не были перечислены. Однако этот штраф не должен быть больше 40 тысяч рублей.
• Пункт 6.8 Положения о бухгалтерских документах №105. Согласно ему при утрате документов руководитель обязан организовать комиссию по расследованию причин произошедшего.

Сколько лет хранить договоры с поставщиками и контрагентами

• отслеживание этапов исполнения контракта, приемки ТРУ и их корректной оплаты;
• расчет налогов и платежей;
• разрешение споров с контрагентом, если такие возникают, поскольку основным документом, на который стороны ссылаются, обосновывая свою позицию в споре, является письменное соглашение.

1. Текущее — соглашение сохраняется в оперативном доступе, пока идет его исполнение, а в случае возникновения спора — до его разрешения, в том числе в судебном порядке. Администрация компании самостоятельно определяет, сколько хранить договоры с контрагентами (не меньше установленного срока) и где держать такую документацию. Обычно обязанность по текущему хранению возлагается на юридический отдел, бухгалтерию или специально созданное для этого подразделение.
2. Архивное — начинается с момента передачи документа в архив, то есть после того, как исполнение по нему окончено и разрешены все споры между сторонами, а сколько лет хранятся договоры в архиве, определено приказом Росархива № 236 от 20.12.2022.

Законодательно не установлено, сколько хранятся договоры с поставщиками и подрядчиками в текущем порядке, этот период зависит от многих факторов, которые невозможно предусмотреть при разработке общей нормы, — от периода действия контракта, истории взаимодействия сторон. Когда речь идет об установленных сроках, имеют в виду только архивное хранение соглашений.

1. Изучить документ, в отношении которого возник вопрос, и определить, к какому виду соглашений он относится.
2. Открыть приказ Росархива № 236 от 20.12.2022 и указатель видов документов в нем. Проверить 44-ФЗ.
3. Найти раздел, посвященный соглашениям, и в нем требуемый вид.
4. Найти пункт перечня типовых документов, который соответствует искомому документу, и посмотреть срок.

В целях упорядочения обращения с документацией администрации компании следует издать специальный приказ, в котором определить, сколько лет хранятся договоры с заказчиками в бюджетных учреждениях (или в любых других организациях), утвердить порядок передачи оригиналов контрактов внутри компании (из одного подразделения в другое) и привести перечень лиц, отвечающих за хранение.

Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году

На протяжении пяти лет подлежат хранению копии заявлений, отчетов, списки работников, выписки из протоколов, переписка, заключения и другие документы о выдаче материальной помощи, выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности. На год дольше (шесть лет) должны храниться:

В номенклатуре должны отражаться все направления работы и функции индивидуального предпринимателя или организации. В противном случае в делопроизводстве будут появляться документы, которые не входят в номенклатуру. А это может привести к нарушению порядка хранения и утрате документов.

Полезная информация. Стандартом Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установлены правила включения электронных документов в номенклатуру. Согласно ГОСТу электронное дело представляет собой электронный документ или их совокупность, которые формируются в соответствии с номенклатурой дел. Электронные дела входят в общую с делами номенклатуру на бумажном носителе. На добавление в общую номенклатуру электронных документов распространяются правила, которые используются в отношении бумажной документации.

Сроки хранения также установлены и в других законодательных актах. В Налоговом кодексе указан минимальный срок хранения налоговых документов, в Законе о бухгалтерском учете – бухгалтерских. На акционерные общества также распространяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением № 03-33/пс Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг.

Для налоговых деклараций и расчетов по налогам действует пятилетний срок сохранности. В этом правиле есть исключение – декларации индивидуальных предпринимателей за период по 2002 год, их необходимо хранить 75 лет. Расчет по страховым взносам запрещено уничтожать на протяжении 50 лет с момента составления.

Сверка расчетов с контрагентом

Акт сверки взаиморасчетов — это документ, в котором отражено состояние расчетов за определенный период времени между двумя контрагентами. Несмотря на то, что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, рекомендуется делать это регулярно. Сверка расчетов с контрагентом избавит Вас от ошибок в бухгалтерском и налоговом учете.

Далее должны фигурировать данные, которые Вы сверяете. То есть, с одной стороны, это показатели Вашего учета. А с другой — информация Вашего контрагента. Руководствуйтесь тем, что в учете контрагентов операции по одному и тому же договору отражаются зеркально. Так, если у Вас в учете значится дебиторская задолженность, то у контрагента будет кредиторская. В налоговых терминах это будет приход и расход.

Своевременно и правильно оформленный акт сверки позволяет избежать неточностей в бухгалтерском и налоговом учете. Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по Вашим учетными данными, то это означает, что хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете верно и никакие платежи или отгрузки не пропущены и не «задвоены».

Акт сверки расчетов между контрагентами составляется по данным двух сторон. Однако на практике вряд ли бухгалтеры двух организаций найдут время, чтобы сидеть рядом и сверять учетные данные. Как правило, сверка проводится в таком порядке. Организация, являющаяся инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта. Далее бухгалтер первой организации выводит по своим учетным данным сумму задолженности – формирует акт сверки (практически все программные продукты содержат в своем функционале данный документ) и сообщает об этом (передает акт сверки) представителю второй организации. Если вторая компания согласна с величиной задолженности, то сверку можно считать законченной. Бухгалтер первой организации оформляет акт сверки в 2-х экземплярах, подписывает его со стороны своей организации и передает на подпись во вторую компанию.

По правилам бухгалтерского учета все организации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Среди имущества и обязательств выделяют такой вид как расчеты, инвентаризация которых так же проводиться в обязательном порядке. И самый удобный и быстрый способ инвентаризировать Ваши расчеты с контрагентами – это оформление актов сверок.

Заметим, что невозможность взыскания долгов может быть подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, вынесенным в порядке, предусмотренном Законом № 229‑ФЗ, при возврате взыскателю исполнительного документа по следующим основаниям (Письмо Минфина РФ от 31.07.2013 № 03‑03‑06/4/30650):

В соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском учете расчетные обязательства подлежат инвентаризации с целью подтверждения их фактического наличия и сопоставления с данными бухгалтерского учета (см. п. 1, 2 ст. 11 Закона № 402‑ФЗ). Более того, в преддверии составления годового отчета данное мероприятие следует провести обязательно, поскольку по достоверности представленной бухгалтерской отчетности можно судить, была ли осуществлена инвентаризация (Письмо Минфина РФ от 15.07.2014 № 02‑06‑10/34544).

• в случае наличия документов, подтверждающих прекращение обязательства смертью (ликвидацией) дебитора;
• в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ, в том числе по истечении срока возможного возобновления процедуры взыскания задолженности согласно законодательству РФ.

Обозначенная процедура документально оформляется актами сверки расчетов с контрагентами, в которых указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов. Акты сверки оформляются по состоянию на отчетную дату. Форма названного акта законодательно не утверждена, поэтому учреждение может разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве отдельного приложения к учетной политике организации.

Финансово-хозяйственная деятельность любого учреждения предполагает наличие в учете расчетных обязательств с различными контрагентами. На приобретение товаров (работ, услуг) заключаются договоры (контракты), в соответствии с которыми производятся расчеты. Кроме того, учреждение само выступает как контрагент, оказывая услуги покупателям и заказчикам, причем направленность данных услуг зависит от вида деятельности организации. Получается, что расчетные обязательства с контрагентами в государственном (муниципальном) учреждении образуются как в пассиве, так и в активе баланса; иными словами, в учете могут возникать дебиторская и кредиторская задолженности.

СВЕРКА РАСЧЕТОВ С НАЛОГОВОЙ: НОВЫЙ ПОРЯДОК

Платежные документы отражаются в информационных ресурсах налоговых органов в автоматическом режиме на основании информации из расчетных документов налогоплательщиков, прилагаемых к выписке из лицевого счета, полученной из органов Федерального казначейства.

Код бюджетной классификации, по которому проводится сверка. Если в заявлении налогоплательщика не проставлен нужный код бюджетной классификации (КБК), то сверка расчетов проводится по всем КБК, по которым у налогоплательщика имеется обязанность по уплате налогов, сборов, страховых взносов в налоговом органе, отраженном в заявлении.

При выявлении разногласий налоговики осуществляют сверку расчетов по данным информационных ресурсов налогового органа с данными первичных документов налогоплательщика для устранения разногласий. Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за проведение сверки расчетов, при необходимости направит служебную записку в заинтересованное структурное подразделение для устранения разногласий. Для выявления и фиксирования разногласий оформляется разд. 2 акта сверки расчетов.

После получения разд. 2 акта нужно проверить все данные и сравнить их с имеющимися. Если расхождения имеют место, то они должны быть урегулированы. Для этого налогоплательщик указывает свои данные в разд. 2 акта сверки в графе «Данные заинтересованного лица», подписывает акт с расхождениями и направляет его в налоговый орган. Целесообразно приложить копии документов, подтверждающих данные налогоплательщика.

При получении от налогоплательщика разд. 1 акта сверки расчетов с разногласиями после завершения процедуры сверки должностное лицо структурного подразделения, ответственного за проведение сверки расчетов, рассматривает акт сверки расчетов с разногласиями и приложенные к нему документы (при наличии) с привлечением соответствующих структурных подразделений инспекции и направляет налогоплательщику ответ о результатах рассмотрения разногласий в течение 30 календарных дней с даты регистрации возвращенного акта сверки расчетов с разногласиями.

Энциклопедия решений

Указанные акты подписываются обеими сторонами. Данное обстоятельство означает подтверждение наличия задолженности или исполнение сторонами своих обязательств и отсутствие каких-либо претензий друг к другу. При этом акт сверки не является гарантией или обеспечением обязательства погашения задолженности.

Согласно п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными. Это означает, что организация имеет право настаивать на правильности своих записей (пока их неправильность не будет доказана контрагентом) и признавать свои расчеты верными и в отсутствие актов сверки.

Поэтому организация вправе самостоятельно определить в учетной политике порядок оформления и документооборот актов сверки по согласованию с контрагентами, в том числе и возможность обмена факсимильными копиями названного документа (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

По мнению налоговых органов, выраженному в письме ФНС России от 06.12.2010 N ШС-37-3/16955, подписание акта сверки должником является совершением обязанным лицом действия, свидетельствующего о признании имеющегося долга. Суды соглашаются с этим только с учетом совокупности всех доказательств по конкретному делу (см. например, постановление Президиума ВАС РФ от 12.02.2013 N 13096/12).

Не являясь первичным документом, признаки которого закреплены в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», акт сверки помогает не только установить факт существования задолженности, но и нередко, просто помогает выявить ошибку в расчетах с контрагентами.

Сверка с контрагентами: почему это важно и как провести сверку

Начинающие бухгалтера зачастую задаются вопросом: насколько важна сверка расчетов с контрагентами и какова очередность ее проведения? Данная процедура относится к инвентаризации обязательств компании и является подтверждением факта наличия задолженности или переплаты. Оформляется сверка специальным документом – актом, который подписывают обе стороны. Грамотно оформленная сверка расчетов позволяет бухгалтеру избежать многих ошибок в учете (налоговом и бухгалтерском). Акт сверки взаиморасчетов требуется юристу компании для подготовки искового заявления в Арбитражный суд, если контрагент не исполняет своих обязательств и на предупредительные письма не реагирует.

Двусторонний акт сверки с контрагентом составляется в 2-х экземплярах, по 1 экземпляру для каждой стороны. Первый экземпляр документа бухгалтер регистрирует в журнале, после чего – подшивает в специальное дело для хранения и контроля расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками.

Порядок, периодичность и сроки проведения инвентаризации обязательств определяются каждой компанией индивидуально, что закрепляется в учетной политике учреждения на очередной финансовый год. Исключение из этого правила – обязательная инвентаризация, которая должна предварять составление годовой бухгалтерской отчетности.

Проведение сверки осуществляется по Методическим указаниям, разработанным для инвентаризации обязательств и имущества (утверждены 13 июня 1995г. Приказом Министерства финансов РФ № 49, в редакции от 08 ноября 2010г.). Анализируется задолженность по следующим счетам синтетического учета:

Компания «Иволга» на 01 марта 2022г. по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» имеет долг 200 000 руб. за проданную предприятию «Колокольчик» продукцию. Реализация товара произошла 30 декабря 2012г. Условия оплаты по договору – в течение 2-х месяцев с момента отгрузки покупателю. Акт сверки с данным контрагентом был подписан 01 октября 2013г. Когда именно главный бухгалтер «Иволги» вправе списать безнадежную дебиторскую задолженность на прочие расходы компании по причине истечения 3-летнего срока исковой давности?

Под контролем: сверка взаиморасчетов и акт сверки в 2022 году

Однако к сверке бухгалтера прибегают гораздо чаще, чем один раз в год. Обычно ее делают тогда, когда партнерам нужно удостовериться в перечислении денежных средств и понять финансовую ситуацию по конкретной сделке или отрезку времени, отчетному периоду. Проведение сверок является жизненно необходимым в ситуации взаимозачетов.

Почему еще так важен факт подписания акта сверки стороной должника? Почему важно зафиксировать дату этого подписания? Дело в том, что подписание акта сверки должником является фактом признания им долга и «обнуляет» срок исковой давности по долговым обязательствам, который составляет 3 года. Срок исковой давности после подписания должником акта сверки начинает идти заново. Для взыскания долга в суде, повторимся, требуется подтверждение первичными документами. Подписанный акт пролонгирует долг, но не является финальной аргументацией для возврата долга.

• Правовой статус участников сделки. В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать названия, реквизиты компаний в соответствии с учредительными документами.
• Сделка. В «шапке» необходимо отразить то, по какой конкретно сделке или документу (например, счетам-фактурам) проводится сверка взаиморасчетов. В акте должен быть указан номер документа, по которому осуществляется сверка. Это вдвойне актуально, если у компаний множество проектов договоров, счетов с контрагентом.
• Сроки. В акте сверки нужно прописать даты проводимой инвентаризации расчетов.

Бумажный вариант акта сверки расчетов создается в двух экземплярах – для каждой из сторон договора. Контрагенту отправляются два экземпляра, так как документ является двусторонним. Контрагент сверяет данные в акте с данными собственного учета и подписывает оба экземпляра акта. Один оставляет себе, второй возвращает партнеру. Так происходит в случае отсутствия расхождений, если же расхождения обнаруживаются, партнер составляет акт разногласий.

Почему так важна сверка взаиморасчетов, какие она дает возможности кроме инвентаризации платежей, как составить акт сверки взаимных расчетов. Почему все нюансы взаимного контроля нужно обговорить заранее и отразить в договоре о взаимодействии сторон. Когда сверку будут делать роботы и как уже сейчас облегчить рутинную процедуру сверки взаимных расчетов? Подробности в нашей статье.

1. Подписание акта сверки взаиморасчетов является действиями, свидетельствующими о признании обязанным лицом суммы долга. Его наличие для кредитора будет дополнительным аргументом при рассмотрение иска о взыскании задолженности. Для должника же его наличие повлечет необходимость формулировать дополнительные возражения.

2. Суд кассационной инстанции вправе отменить или изменить обжалуемый судебный акт полностью или в части и принять по делу новый судебный акт, не передавая дело на новое рассмотрение, но только в случае, когда нижестоящими судами всесторонне и полно исследованы все обстоятельства дела (и переоценка этих обстоятельств не требуется), но при этом неправильно применена норма права.

Акт сверки взаиморасчетов, подписание которого было рассмотрено нижестоящими судами в качестве основания для перерыва течения срока исковой давности, не содержит ссылки на первичные документы бухгалтерского учета, не содержит даты его подписания и не содержит указание на основание возникновения указанной в нем задолженности. В связи с этим подписание указанного акта не может быть рассмотрено в качестве совершения ответчиком действий, свидетельствующих о признании долга.

Позиция ФАС о том, что акт сверки не содержит указания на основание возникновения указанной в нем задолженности не соответствует указанному подходу, т.к. иные материалы дела (акт выполненных работ, справки о выполненных работах и затратах) подтверждают указанную в акте сверки информацию. Доказательства наличия между истцом и ответчиком иных договорных обязательств, во исполнение которых мог быть составлен акт сверки, в материалах дела отсутствуют.

Акт сверки взаиморасчетов, как правило, составляемый по инициативе бухгалтерии предприятий, является хорошим подспорьем для юриста при взыскании задолженности в судебном порядке. Чем нам может помочь акт сверки в суде, какие «пороки» формы и содержания могут сделать его недопустимым доказательством — об этом наш сегодняшний пост.

Помните, что контрагент (особенно ваш должник) может отказаться подписать акт сверки взаимных расчетов, и законодательно вам не удастся повлиять на его решение. А потому стоит прописать обязательную сверку взаимных расчетов и периодическое подписание соответствующих актов в договоре, с указанием сроков и порядка проведения такой сверки. Также стоит предусмотреть ответственность за отказ или уклонение от сверки.

Акт сверки взаиморасчетов может быть составлен за месяц, квартал, год или даже за весь период работы. Строгих требований, как к его оформлению, так и периодичности нет. Единственное, что необходимо соблюдать при составлении этого документа — это разделение данных по договорам.

• долгосрочное сотрудничество между двумя контрагентами;
• возможность отсрочки оплаты за товар;
• когда предприятие работает с широким ассортиментом товаров;
• когда товары обладают очень высокой стоимостью;
• инвентаризация состояния взаиморасчетов с контрагентами;
• потребность в подтверждении дебиторской или кредиторской задолженности перед контролирующими органами или высшим руководством и т.д.

• название документа, а также дата его составления;
• название организации составителя и наименование контрагента, с которым подписывается акт;
• указание должностных лиц, уполномоченных подписывать акты сверки их фамилии и инициалы, а также подписи.

Так, акт сверки может быть подписан между покупателем и поставщиком, плательщиком и Пенсионным Фондом, между двумя предприятиями одного холдинга и даже между двумя структурными подразделениями одного предприятия.
К причинам подписания акта сверки можно отнести следующее:

Как оформить акт сверки взаимных расчетов с контрагентом

• наименование документа;
• дату его составления;
• период сверки;
• номер и дату договора, по которому идет сверка;
• наименования сторон, их ИНН и/или ОГРН;
• информацию о входящем сальдо, то есть о состоянии расчетов на начало периода сверки;
• информацию о движении товаров, работ, услуг (все в денежном выражении) и денежных средств между контрагентами;
• валюту платежа, если вы имеете дело с иностранным контрагентом;
• ссылки на первичные документы;
• информацию об исходящем сальдо;
• информацию о наличии, размере и основаниях задолженности, если она есть;
• должность и Ф.И.О. лица, которое будет подписывать акт;
• номер и дату выдачи доверенности лицу, которое будет подписывать акт, если оно действует по доверенности. Копию этой доверенности вы можете передать вместе с актом.

Любое другое лицо, включая главного бухгалтера, может подписать документ от имени организации, только если у него есть на это полномочия по доверенности. В противном случае такой акт не будет создавать права и обязанности для юрлица (п. 1 ст. 182, п. 1 ст. 185 ГК РФ). В связи с этим рекомендуем не принимать от контрагента акт сверки, подписанный его главным бухгалтером, если он одновременно не передаст вам доверенность или ее заверенную копию.

Вы не обязаны включать в акт сверки реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Это связано с тем, что акт сверки не является первичным учетным документом (Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 30.10.2022 N Ф03-3725/2022). Вместе с тем, если из вашего акта сверки не будет понятно, к каким именно расчетам он относится, суд может не принять его в качестве относимого доказательства (Определение ВС РФ от 02.02.2022 N 308-ЭС15-18441).

Вместе с тем, если на таком акте стоит печать контрагента, вы можете попытаться использовать его в суде. В случае спора суд исследует конкретные обстоятельства дела и может признать надлежащей подпись главного бухгалтера на акте сверки. Например, посчитать, что полномочия главного бухгалтера явствовали из обстановки, в которой он действовал, когда заверял акт сверки, скреплял свою подпись печатью организации (Определение ВС РФ от 30.11.2022 N 304-ЭС16-15613).

Как сделать акт сверки

Как показывает практика, большинство субъектов хозяйствования регулярно проводят сверку взаиморасчетов, чтобы выявить и зафиксировать расхождения в поступлении денежных средств, а также уберечься от возможных ошибок в налоговой отчетности. Выявленные долговые обязательства помогают контрагентам договориться о сроках их погашения. Основной договор, выставленные счета на оплату, подписанный сторонами акт сверки – все это засвидетельствует о признании долга, а также поможет определить точную дату для старта отсчета сроков исковой давности для обращения, при необходимости, в судебную инстанцию. По общему правилу, контрагент вправе подать иск на взыскание задолженности с должника в течение трех лет с момента ее обнаружения.

Инициировать проведение сверки взаиморасчетов может любая сторона договорных отношений. Как сделать акт сверки, знает любой бухгалтер по финансовым документам. К тому же, унифицированной формы документа не существует, поэтому формат акта разрабатывается непосредственно контрагентами.

Акт сверки не относится к бухгалтерской первичке, соответственно, законодатель не возлагает на стороны договорных отношений обязанность по его составлению. Акт сверки оформляется только в случае, если оба контрагента изъявили желание его подписать.

Акцентируем внимание, что это только лишь примерный перечень основных составляющих акта сверки. Упущение какого-либо реквизита, либо, наоборот, добавление иного пункта, не повлечет недействительность акта, ведь он составляется в свободной форме, удобной сторонам.

Акт сверки издается в двух экземплярах – для каждой стороны договорных отношений. Верифицируется документ подписями уполномоченных лиц обоих контрагентов: гендиректором ООО, единолично ИП либо представителем субъекта хозяйствования, действующим на основании нотариально заверенной доверенности. Напоминаем, что акт сверки признается действительным только после подписания его каждой из сторон. Печать предприятия (ИП) с недавних пор не является обязательным атрибутом акта сверки, она проставляется по желанию контрагентов.

5 октября 2022 года ФНС опубликовала проект приказа «Об утверждении формата электронного акта сверки взаимных расчётов» на сайте НПА. Специалисты ведомства отметили, что внедрение формата связано с мерами по реализации основных направлений «Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности» — документа ФНС, утверждённого решением президиума Правительственной комиссии 25 декабря 2022 года.

Акт сверки — это документ, в котором фиксируются расчёты между контрагентами. С его помощью можно проверить, все ли операции были отражены в бухгалтерском учёте. Проверка по акту позволяет своевременно исправить выявленные ошибки. В статье мы расскажем о том, как осуществляется документооборот при передаче акта сверки взаиморасчётов контрагенту и какие изменения произойдут после утверждения формата электронного акта сверки.

Обмен документами в электронном виде с каждым годом приобретает всё более значительные масштабы. Вместе с тем у большинства электронных документов, подлежащих обмену, нет единого формата, утверждённого законодательством. Однако дело сдвинулось с мёртвой точки — по инициативе Федеральной налоговой службы РФ утверждённый электронный формат получит ряд документов, в том числе акт сверки взаимных расчётов.

Передача электронного акта сверки осуществляется в рамках неформализованного документооборота. Процесс происходит в следующем порядке: организация формирует документ (он может быть в формате doc, pdf, xlsx, jpg и др.), подписывает его электронной подписью и передаёт контрагенту через оператора ЭДО, по электронной почте или иным способом через интернет.

После утверждения формата электронного акта сверки обмен экземплярами акта будет происходить в рамках формализованного документооборота. Это позволит сократить время на обмен документами между контрагентами, а также автоматизировать обработку данных в учётных системах.

Изучаем сроки хранения первичных учетных документов (Полухина М

Пример 1. Исчисление срока хранения накладных и счетов-фактур
Допустим, в апреле ваша организация приобрела товар, на который поставщик выписал накладную и счет-фактуру от 24.04.2012. Сколько хранить эти документы? Как на практике следует рассчитывать эти сроки?
Документы для регистрации счетов-фактур, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в организации в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 24 разд. II Приложения N 4, п. 22 разд. II Приложения N 5 и п. 13 разд. II Приложения N 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).
Примем во внимание логику Минфина России о том, что отсчет срока хранения начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использован в последний раз (НДС рассчитывается поквартально, и счет-фактура от 24.04.2012 участвует в расчете НДС за II квартал 2012 г.). Поэтому в данном случае срок хранения можно начинать отсчитывать с 1 июля 2012 г. и закончится он по истечении четырех лет, то есть 30 июня 2022 г. Такой срок хранения будет установлен для данного счета-фактуры для обоснования налогового вычета по НДС. Но в середине года документы не уничтожают, а хранят до конца года (т.е. до 31.12.2022) и только потом выделяют по актам к уничтожению.
Еще учтите правило, согласно которому вычет по НДС можно сделать по приобретенным товарам только после принятия их на учет (в соответствии с п. 1 ст. 172 и ст. 171 НК РФ). Следовательно, документ, подтверждающий факт их приобретения, — накладную — также важно хранить в течение срока, рассчитанного выше для счета-фактуры.
В целях бухгалтерского учета товарная накладная по унифицированной форме N ТОРГ-12 является первичным учетным документом, и ее срок хранения составляет не менее пяти лет. Поэтому для бухгалтерского учета в данном примере срок ее хранения увеличится на один год и закончится 30 июня 2022 г.
Но надо учитывать, что этот же документ будет служить первичным документом в целях исчисления налога на прибыль. Для налогового учета срок хранения установлен не менее четырех лет. На практике налоговая инспекция проводит выездную налоговую проверку, которая охватывает трехлетний срок, исчисляемый в календарных годах. Поэтому на практике налогоплательщику следует ориентироваться на сроки хранения, в частности, товарной накладной, в течение календарного года. В данном примере этот срок начнется с 01.01.2013 и закончится 31.12.2022.
Как видите, у одного документа может быть несколько функций, каждая из которых подпадает под свои правила, поэтому сроки хранения по ним могут различаться. Тогда выбираем максимальный из них.

Пример 4. Если срок хранения документа увеличен новым Перечнем
В организации с 2008 г. хранятся положения об оплате труда и премировании работников. Когда истекает срок хранения этих документов?
Согласно старым правилам срок хранения истек бы через пять лет, то есть в 2012 г. В соответствии с новым Перечнем такие документы должны храниться вечно (ст. 411 Перечня).

Как мы говорили выше, в бухгалтерском учете срок хранения документов установлен не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности.
При этом Перечнем может быть установлен и более долгий срок хранения. Так, поддерживать в целостности годовую бухгалтерскую отчетность предписано не менее 10 лет (п. 351 Перечня). В те же сроки необходимо обеспечить сохранность и документов (протоколов, актов, заключений) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (п. 355 Перечня). Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начислении и перечислении налогов в бюджет всех уровней и внебюджетные фонды всех уровней требуется хранить в течение 5 лет (п. 382 Перечня), так же как и налоговые декларации юридических лиц по всем налогам (п. 392 Перечня).
Обратите внимание: до утверждения Перечня 2010 г. действовал Перечень, утвержденный руководителем Росархива 06.10.2000. По сравнению со старым в новом Перечне сроки хранения некоторых документов увеличились.
Возникает вопрос, как поступить с документами, у которых в 2011 г. по старым правилам истекает срок хранения, а в соответствии с новым Перечнем 2010 г. их следует хранить значительно дольше? Во избежание споров с контролирующими органами по таким документам лучше принять новый порядок и новые сроки хранения.

Как видим, помимо Перечня существует еще два нормативных правовых акта (Закон о бухгалтерском учете и НК РФ), устанавливающих для организаций сроки хранения документов, причем они разные для бухгалтерского и налогового учета.
Все их необходимо соблюдать во избежание санкций со стороны контролирующих органов.

Обращаем внимание читателя на еще один важный момент. Статья 87 НК РФ «Налоговые проверки» в редакции до 2007 г. звучала таким образом, что позволяла налоговым органам охватывать налоговой проверкой только три календарных года деятельности налогоплательщика (плательщика сбора и налогового агента), непосредственно предшествовавшие году проведения проверки (т.е. в 2006 г. могли проверить 2005-й, 2004-й и 2003-й г., но не ранее).
В новой редакции ст. 87 НК РФ, действующей по настоящее время, таких ограничений нет. Налоговые органы вправе проводить камеральную проверку (т.е. затребовать представление копий ваших документов в офис налоговой), охватывающую любые периоды деятельности налогоплательщика, а не только три календарных года, предшествовавших году проведения проверки. Напоминаем, что после внесения изменения ограничение в три года осталось только для выездных проверок.
Настало время вернуться к вопросу, заданному нашим читателем, о сроке хранения документов по ст. 362 Перечня, в которой упоминается проверка (ревизия). И сделаем это во взаимоувязке с положениями других действующих нормативных актов.
Во-первых, НК РФ не требует уничтожать документы. Во-вторых, как мы говорили выше, финансовое ведомство в Письме N 03-03-04/2/83 указывало, что уничтожение документов по истечении срока хранения — это право налогоплательщика, а не обязанность. Кроме того, опираясь на новую редакцию ст. 87 НК РФ, налоговые органы вправе проводить камеральную проверку, охватывающую любые периоды деятельности налогоплательщика.
Что это значит в совокупности? Какие выводы нам стоит сделать?
По результатам как выездной, так и камеральной налоговой проверки налоговым органом составляется акт проверки. Порядок и сроки его составления оговорены в ст. 100 НК РФ. При выявлении правонарушений и согласии налогоплательщика с ними последний вносит соответствующие изменения в учете (производит доначисление налогов, оплачивает пени и штрафы и т.д.).
Но налогоплательщик имеет право подать уточненные декларации и за периоды, по которым уже проведена камеральная проверка, если в этих периодах он обнаружил ошибки, которые не были указаны в актах налоговых органов. В этом случае налоговый орган будет проводить повторную камеральную проверку.
Кроме того, камеральная проверка будет проводиться в случае подачи налогоплательщиком уточненной декларации за более ранние, чем истекшие три года, налоговые периоды. Однако при выявлении нарушений за более ранние сроки с налогоплательщика не могут быть взысканы штрафы, поскольку срок давности привлечения к налоговой ответственности, установленный п. 1 ст. 113 НК РФ, составляет три года.
Тогда зачем налоговым органам право проводить проверки «глубже», чем на три года, если по выявленным нарушениям в этих периодах они не смогут получить в бюджет дополнительные деньги от организации?
Ранее, когда период проведения камеральной проверки не мог превышать трех лет, налоговые органы отказывали в принятии уточненных деклараций, поданных налогоплательщиком по прошествии трехлетнего срока, ссылаясь на то, что провести их проверку не представляется возможным.
Правда, на практике и в настоящее время налоговые органы иногда отвечают отказом на принятие уточненной декларации в уменьшение налога к уплате, все на том же основании. Хотя к доначислению (увеличению) налога уточненные декларации принимают.
Итак, стоит ли уничтожать первичные учетные документы по прошествии налоговой проверки? Может, это совсем и не выгодно налогоплательщику? Над этим явно стоит задуматься.
На наш взгляд, после истечения пяти лет хранения первичных учетных документов с момента их последнего использования для составления бухгалтерской или налоговой отчетности (а не с даты их оформления) вероятность того, что кто-то обвинит вас в уничтожении документов, «не дождавшихся» своего звездного часа при проведении налоговой проверки, крайне мала. Если же такое все-таки случится, то доказать несостоятельность подобных требований в суде можно будет, сославшись на совокупность других нормативных правовых актов, упомянутых в этой статье.
Но у вас или экспертной комиссии вашей организации может быть другое мнение (желательно оформленное в письменном виде), которым и стоит руководствоваться.

Срок хранения актов сверок с контрагентами

Сроки хранения бухгалтерских и иных документов прописываются в Утвержденной в организации Номенклатуре дел. Причем архивное хранение бухгалтерских и налоговых документов, необходимых для расчета и уплаты налогов – это обязанность, а не право каждой организации и индивидуальных предпринимателей ( пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ)

Для установления сроков хранения бухгалтерских документов преимущественно необходимо пользоваться Налоговым Кодексом РФ и Перечнем типовых управленческих архивных документов к Приказу № 558 от 25.08.2010 года, а также иными законодательными актами, устанавливающими сроки хранения документов.