Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2022: последняя информация, советы

Содержание

Кадровое делопроизводство с нуля

штатное расписание;
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о персональных данных;
график отпусков;
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
табель учета рабочего времени.

Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2022.

на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».

Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

Алгоритм кадрового делопроизводства с нуля

Приказы, которые относятся к деятельности сотрудника. К примеру, это могут быть приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность. Эти документы будут храниться на протяжении 75 лет.
Кадровые приказы. Срок хранения бумаг составляет 3-5 лет.
Карточки Т-2, в которые вносится информация о сотрудниках.
Трудовые книжки.
Трудовые договоры.

В первое время заниматься ведением трудовых книжек может руководитель. Это нужно зафиксировать в соответствующем приказе о принятии ответственности. Приказ нужно оформлять обязательно. В обратном случае на компанию налагается штраф. В дальнейшем ответственность за ведение книжек можно переложить на других работников.

Если в компании есть учредители, соглашение подписывается с ними. Если руководитель – это одновременно и учредитель, и ИП, он подписывает соглашение и за сотрудника, и за работодателя. В документе должна быть указана дата, с которой директор находится на службе.

Перечень необходимой документации нужно согласовывать с руководством. Именно с директором следует обговаривать желаемые условия в правилах внутреннего распорядка, во внутренних нормативных актах. Рассмотрим документы, которые нужно оформлять в обязательном порядке:

наименование компании, ее юридический и реальный адрес;
ФИО сотрудника;
должность, на которую принимается сотрудник;
срок, на который заключается соглашение;
тип трудового соглашения (основная работа или совместительство);
должностные обязанности.

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2022

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

трудовые контракты;
книга по учету движения трудовых книжек;
книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
табель по учету времени работы;
персональные карточки сотрудников;
кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
должностные инструкции и другие документы;
журнал учета проверок контролирующими органами.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Кадровое делопроизводство — это комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство, особенно в 2022: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.

Вести кадровый учет с нуля может как один специалист по кадрам, так и кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.

срок трудового договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом (указывайте только при заключении срочного трудового договора);
гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (указывайте, только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда);
режим рабочего времени и времени отдыха (вносите в трудовой договор, только если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя);
условия, определяющие характер работы (разъездной, подвижной, в пути).

Увы, универсальной формулы, которая подходила бы всем, нет. Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в Постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя.

Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст. 60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание. Ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству.

На этом этапе также проверьте, что в организации приобретены и учтены в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее бланки трудовых книжек и вкладыши в нее. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее — Постановление № 225).

Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес» (ИНН 1234567890), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П.С., действующего на основании трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477, № 123456, выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997 г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем. »

Кадровое делопроизводство с нуля в 2022 году

Штатное расписание (форма Т-3) — отражает потребность работодателя в трудовых функциях, закрепляет численность должностей и состав персонала (ст. 57 ТК РФ).
Правила внутреннего трудового распорядка — регламентирует порядок приема, увольнения работников, права, обязанности и ответственность сторон, режим работы и отдыха, меры поощрения и взысканий (ст. 189 ТК РФ).
График отпусков (форма Т-7) — устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 123 ТК РФ). Он разрабатывается не позднее чем за 2 недели до начала календарного года, на который составляется. Если фирма создана в начале или середине года, то на этот год его готовить не нужно, только на будущий.
Положение о персональных данных работников — регламентирует состав, порядок обработки и хранения личных сведений персонала, а также получения согласия на обработку и условия передачи их третьим лицам (ст. 88 ТК РФ).
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — содержит данные о получении книжек от работников и выдаче их на руки (правда, с переходом на ЭТК этот пункт постепенно теряет актуальность).
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей — отражает поступление и расходование новых бланков.
Инструкции по охране труда и журнал ознакомления (ст. 212 ТК РФ).
Положение об оплате труда — содержит порядок начисления зарплаты работникам, а также поощрений или депремирования (ст. 135 ТК РФ).
Табель учета рабочего времени — отражает отработанное время для начисления зарплаты (формы Т-12, Т-13).
Шаблоны трудовых договоров согласно ст. 57 ТК РФ.
Личные карточки работников (форма Т-2).
Должностные инструкции — необязательны, но помогут в спорных ситуациях.
Журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.
Журнал регистрации приказов по личному составу.
Договоры с материально-ответственными лицами.

Это интересно: Норматив на гвс в 2022

Когда все в порядке заключите с ним трудовой договор, издайте приказ о приеме на работу (назначении генеральным директором) и внесите информацию в его трудовую книжку. При этом нужно учитывать срок действия полномочий директора, который определен учредительными документами.

Первым делом прочитайте устав порученной вам организации и изучите другие учредительные документы. Обратите внимание на полное и сокращенное наименование фирмы, чтобы правильно указывать его в кадровых бумагах: оно должно везде совпадать. Еще посмотрите, кто уполномочен принимать решения по трудовым договорам и внутренним нормативным актам. Именно он и будет подписывать их.

вести документацию по приему, увольнению и переводам персонала на другие должности;
составлять приказы, договоры, положения, заявления;
заниматься трудовыми книжками;
вести личные дела работников;
работать с больничными, отпусками и декретами;
готовить документацию для начисления пенсии, пособий и компенсаций;
вести воинский учет;
работать с архивом;
выявлять причины текучки кадров.

Только микропредприятиям можно полностью или частично отказаться от составления правил внутреннего распорядка, положения об оплате труда и премировании, графиков сменности и иных локальных актов, если они отразят все эти условия в трудовых договорах с работниками (ст. 309.2 ТК РФ).

Кадровый электронный документооборот в 2022 году: инструкция по применению

КЭДО можно вести на платформе «Работа в России» или в другой системе. Платформа «Работа в России» будет доступна для использования с 1 сентября 2022 года. Доступ через портал « Госуслуги » . Это бесплатно и для организации, и для работников. Возможный минус в том, что государственные органы получат доступ ко всем загружаемым на портал документам. Порядок работы с системой пока не разработан.

На платформе «Работа в России» для любых документов работнику доступны все варианты подписей, в том числе простая подпись. Её можно получить бесплатно через портал «Госуслуги». Организации при работе на платформе со всеми документами могут использовать любую квалифицированную подпись.

трудовой договор и изменения к нему;
договор о материальной ответственности и изменения к нему;
ученический договор и изменения к нему;
договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы и изменения к нему;
приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания и уведомление о нём;
уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
согласие на перевод;
заявление об увольнении и его отзыв.

Получать согласие нужно только от работников, у которых уже есть трудовой стаж. Если устраивается на работу сотрудник, у которого по состоянию на 31 декабря 2022 года не было трудового стажа, получать у него согласие не нужно. Он автоматически переводится на КЭДО, если работодатель его применяет.

Если вы решили перейти на КЭДО, нужно создать внутренний регламент с описанием порядка работы с системой. Можно разделить регламент на две части: порядок перехода и порядок ведения кадрового электронного документооборота. Ключевые моменты, которые нужно описать:

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Каждый сотрудник, кто в той или иной степени взаимодействует с документами, обязан изучить основы делопроизводства — это та область знаний, которая им необходима. Хотя основная часть работы в этой сфере возлагается на секретариат, представителям других специальностей тоже полезно разбираться в документальной деятельности организации. Проясним основные моменты.

Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — ВНИИДАД. В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.

Кадровые. Сюда входят правила ведения документов по личному составу, в том числе трудовых книжек.
Бухгалтерские. Здесь особое внимание уделяется арифметической проверке бумаг, таксировке (расчету такс), контировке (подбору бухгалтерских проводок под задокументированные операции).
Производственные. Тут особое внимание стоит уделить аналитическим отчетам по запасам, издержкам, динамике активов, хранению и товарообороту.
Секретные. Если деятельность организации подпадает под Закон РФ № 5485-1 от 21.07.1993, то делопроизводство должно вестись с учетом соблюдения государственной тайны.

Как организовать кадровое делопроизводство

Термин «Кадровое делопроизводство» описывает совокупность процедур по организации работы с документами, которые оформляются в связи с наймом персонала. Его правила регламентированы действующим законодательством РФ, а его фактическую организацию на предприятиях регулярно проверяют надзорные органы.

Приказ Росархива от 20.12.2022 № 236. В этом документе содержатся требования к срокам хранения кадровых документов.

Постановление Правительства РФ от10.10.2003 № 225. Содержит инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек. С 01.09.2022 вместо него действует приказ Минтруда России от 19.05.2022 № 320н .

Статью 5.27 КоАП РФ, она содержит данные о штрафах, которые могут быть наложены на работодателя, в случае выявления факта отсутствия обязательных кадровых документов.

Трудовой Кодекс РФ, в том числе – статьи № 62, 66, 67, 68, 84.1 и др.
ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. В нем описаны общие требования к процессу организации делопроизводства на предприятии.
ГОСТ Р 7.0.97 – 2022. Этот документ содержит требования к составу реквизитов документов и правила их оформления.
Закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Правила внетреннего трудового распорядка. Этот документ содержит регламент приема сотрудников на работу, порядок их увольнения, режима труда и отдыха, меры дисциплинарного воздействия и др. Правила оформления документа закреплены в ст. 100, 189 и 190 ТК РФ.
График отпусков. Документ предназначен для определения сроков предоставления сотрудникам компании ежегодных оплачиваемых отпусков. Он должен быть утвержден не позднее, чем за 14 дней до окончания календарного года. Правила оформления описаны в ст. 123 ТК РФ.
Штатное расписание. Этот документ определяет численность штата и его состав, регламентирует названия должностей, ставки заработной платы и др. Является источником информации об укомплектованности штата, а также текущей потребности компании в тех или иных специалистах. Необходимость оформления этого документа закреплена в ст. 57 и 15 ТК РФ.
Журнал прохождения инструктажей. В нем фиксируется факт прохождения сотрудниками предприятия инструктажа по технике безопасности. Подпись работника освобождает работодателя от ответственности в случае возникновения чрезвычайных происшествий по его вине. Оформление документа предусмотрено ст. 212 ТК РФ.
Инструкция по охране труда. Один из основных документов, в котором фиксируются правила, которые сотрудники предприятия должны неукоснительно соблюдать во время нахождения на рабочем месте. Необходимость этого документа описана в ст. 212 ТК РФ.
Табель учета рабочего времени. Необходимость его оформления закреплена в ст. 91 ТК РФ. Это обязательный документ, который предназначен для учета часов, фактически отработанных сотрудниками. На основании данных табеля составляются зарплатные ведомости.
Положение о защите персональных данных сотрудников. Фиксирует согласие сотрудников на обработку их персональных данных и гарантирует то, что компания не будет передавать эту информацию третьим лицам. Документ регламентирует порядок получения сведений о сотруднике, их обработку, хранение и способы защиты. Документ обязателен для оформления в соответствии со ст. 86 и 88 ТК РФ.
Положение об оплате труда. В нем закреплен порядок начисления заработной платы, оплаты работы в выходные и праздничные дни, работу сверх установленного лимита и др. Его необходимость описана в ст. 135 ТК РФ.
Книга учета трудовых книжек. Книга представляет собой отдельный документ, в котором фиксируется факт передачи трудовой книжки работодателю или сотруднику в случае увольнения.
Журнал учета бланков трудовых книжек. В этом документе фиксируется факт поступления в компанию чистых трудовых книжек и факты их расходования.

Повышения МРОТ до 12 792 рублей.
Отпусков сотрудников, у которых более трое и более детей в возрасте до 18 лет. Теперь эта категория сотрудников вправе брать ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное для них время до достижения младшим из детей 14 лет.

Организация работы сотрудников компании осуществляется путем оформления локальных нормативных актов. У работодателя должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. С помощью пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству вы сможете составить все необходимые документы быстро и грамотно.

составление штатного расписания;
проведение аттестации;
составление графика отпусков;
поручение дополнительной работы;
направление в командировку;
замена отпуска;
поощрение работника и мотивация;
привлечение сотрудника к сверхурочной работе;
внесение изменений в трудовой договор;
прием на работу;
предоставление работы на дому женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком;
назначение лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Ведение личных дел сотрудников в частных компаниях рекомендуется, но не обязательно. Обязанность вести личные дела работников распространяется на служащих государственных организаций. В личное дело можно вносить: копии документов при приеме на работу, копии пенсионного страхового свидетельства, свидетельства о браке, свидетельства о рождение детей, документов об образовании и т.п.

Вне зависимости от правового статуса работодателя многие кадровые процедуры – обязательны. В нашем конструкторе документов вы найдете все необходимые кадровые процедуры. Среди самых распространенных: аттестация сотрудника, составление графика отпусков, разработка штатного расписания, оформление командировки и выплата премии.

Кадровые документы необходимы для учета труда и заработной платы. К их составлению работодатель должен отнестись со всей ответственностью, поскольку за нарушения в кадровом делопроизводстве положены крупные штрафы. Наши юристы подготовили для вас пошаговые инструкции для изучения кадрового делопроизводства с нуля. Ознакомьтесь с ними, чтобы не допускать ошибок и чувствовать себя уверенно во время проверок налоговой и трудовой инспекции.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция

Уполномоченные государственные органы (инспекция по труду, пенсионный фонд и т. п.) постоянно проверяют правильность ведения кадрового учета на предприятии. Поэтому важно правильно организовать кадровое делопроизводство — обязательные документы перечислены далее:

6. Разработайте типовую кадровую документацию. Рекомендуется заранее составить образцы стандартных бланков документов, которые постоянно издаются при ведении кадрового учета. Например, приказы о приеме на работу и увольнении, направлении в командировку и предоставлении отпуска. Можно использовать типовые образцы или разработать собственные, которые должны быть утверждены руководителем.

Специально созданные подразделения (отделы кадров);
Специально выделенные сотрудники (кадровики);
Работники бухгалтерии или юристы в качестве дополнительной функции;
Специализированные аутсорсинговые компании, которые оказывают подобные услуги.

9. Проконтролируйте правильность организации работы с трудовыми книжками. Работник предоставляет книжку при приеме на работу, после чего этот документ хранится в компании. Юридическое лицо несет ответственность за его сохранность и правильность оформления. При проверке необходимо учитывать требования статьи 66 ТК, а также инструкций № 69 и 225.

Документация по приему на работу сотрудника;
Уведомления о начале официального отпуска;
Отметки об ознакомлении наемных работников с внутренними документами компании;
Приказы об оформлении командировок;
Составление графика очередных отпусков.

Особенность состоит в том, что работодателю не нужно распечатывать документы и предоставлять их работнику для ознакомления. Этот процесс будет происходить исключительно в электронной форме, что повысить удобство и сократит затраты юридических лиц на обслуживание бизнес-процессов.

Кадровое делопроизводство с нуля

5. Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма Т-73). Этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам не часто приходилось сталкиваться с формой Т-73 (Пример 2.38).

Составление отдельной описи на невостребованные документы. Необходимость составления отдельной описи на невостребованные трудовые книжки или лицевые счета по заработной плате может быть вызвана также особенностями формата их дел. Так, дела, включенные в опись, хранятся в архиве в связках или коробках в строгом соответствии с их порядковыми номерами по описи. Формирование же дел разных форматов в одну связку или коробку согласно описи создает определенные трудности в поиске необходимых документов и неудобства в организации их хранения. Невостребованные трудовые книжки, помимо того что их формат отличается от формата основной массы документов, по личному заявлению их владельцев должны выдаваться им на руки; итоговая запись в описи о количестве дел, включенных в нее, при этом постоянно меняется в связи с их выбытием.

Если в учредительных документах говорится о том, что руководитель издает приказы и распоряжения, то в этом случае основные, наиболее важные и принципиальные решения оформляются приказами, а решения частного характера — распоряжениями. Поэтому в унифицированной форме «приказ (распоряжение)» нужно оставить только одно наименование, которое соответствует компетенции руководителя, закрепленной учредительными документами. В большинстве организаций таким документом будет приказ.

Заголовки дел систематизируются в акте по структурным подразделениям. При этом вначале указывается название соответствующего структурного подразделения, а затем виды документов. Заголовки однородных дел вносятся в акт под общим заголовком с указанием общего количества дел, отнесенных к данной группе.

Отметка «ЭПК» означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться на государственное или муниципальное хранение. Для организаций, не являющихся источниками комплектования архивных учреждений, срок хранения подобных документов может быть увеличен.

6 ключевых задач кадровика до конца 2022 года

График отпусков является неотъемлемой частью трудовых отношений. Периоды отпусков на год надо утвердить не позднее, чем за 2 недели до нового года, о чем напоминает ст. 123 ТК РФ. В этом году это необходимо сделать до 17 декабря включительно. Причем при составлении нужно учесть мнение профсоюза, если он есть. И это потребует времени.

А вот самим работодателям надо поторопиться. Во-первых, определиться с программой, в которой будет вестись учет, например, 1С, выбрать оператора электронного документооборота или установить ЭДО самостоятельно. Узаконить в качестве официального канала корпоративную электронную почту. Также нужно заключить соглашение об информационном взаимодействии с местным отделением ФСС России. А самое главное – оформить усиленную ЭЦП на юридическое лицо (директор или другое доверенное лицо, которое имеет право подписывать документы компании). Без этого обмениваться с фондом документами, принимать и получать отчеты и данные на выплаты – не получится. И времени на это почти не осталось.

Сотруднику достаточно знать лишь номер больничного и сообщить его по телефону, E-mail или другим способом, чтобы компания приняла документ в оплату. Поэтому надо технически подготовиться к новому формату и сообщить сотрудникам об этом. «Базовым» инструментом будет портал единый портал госуслуг, на котором необходимо зарегистрироваться сотрудникам, если они этого еще не сделали. Информация о номере и дате открытия листа нетрудоспособности будет поступать туда, также ее можно получить и на сайте ФСС России, используя вход от портала госуслуг.

В марте 2022 года Трудовой кодекс сильно изменится: именно тогда вступит в действие обновленный раздел Х по охране труда. В законе закрепят оценку профессиональных рисков, самообследование, учет микротравм, запретят работу в опасных условиях труда. И к этому надо готовиться уже сейчас. Но и без этого у работодателей много дел. Во-первых, к концу года надо закрыть немало важных проектов. Причем не только внутренних, но и обязательных, например, составить график отпусков. Во-вторых, в этом году принято много других поправок в ТК РФ, которые начнут действовать уже с января будущего года. А значит, на проверку документов и необходимые исправления осталось чуть больше месяца. Иначе – можно ждать штрафов от надзорных органов. На чем сейчас надо сосредоточить основное внимание работодателям?

Между тем, во многих компаниях графика отпусков нет, сотрудники отдыхают по согласованию с начальником: попросил, одобрили, ушел в отпуск. Это неправильно. Прежде всего, отсутствие графика – нарушение ТК РФ, из-за которого можно получить штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Часто не соблюдаются и дополнительные правила, например, оплатить отпускные за 3 дня до отдыха. А самое опасное: накапливаются «хвосты» – неотгулянные дни. Сотрудники не берут все дни, так как многим хватает январских и майских «каникул», а руководители – не против.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2022

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

оформить ЭЦП руководству и работникам;
выбрать систему КЭДО: если работодатель раньше не участвовал в эксперименте, связанным с ЭДО, то воспользоваться платформой «Работа в России» можно будет только с 1 сентября 2022 года. До этого момента для ведения КЭДО можно использовать свою информационную систему.

«Старые» работники, которые уже трудятся на предприятии, могут выбирать между бумажным и электронным форматом ведения кадровых документов. Новые сотрудники, пришедшие в компанию уже в этом году, обязаны принять кадровый электронный документооборот (КЭДО), если работодатель уже внедрил у себя эту систему.

Закон позволяет оформлять, хранить и передавать документы сразу в электронном виде, без дублирования на бумаге. Электронный обмен можно вести со всеми работниками, включая «дистанционщиков»: для этого достаточно заручиться их согласием на переход к электронному ведению документов (ч. 1 ст. 22.1, ч. 5 ст. 312.1 ТК).

Вне зависимости от выбранной системы ведения КЭДО, обязанности по хранению документов лежат на работодателе (ч. 14 ст. 22.3 ТК), при этом сроки хранения ничем не отличаются от тех, что установлены для бумажной документации (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2022 № 236). К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях или документы, связанные с обработкой персональных данных, хранятся минимум 3 года.

Существует множество программ, которые упрощают трудовую деятельность кадровикам и уменьшают вероятность допущения каких-либо ошибок. Как правило, на предприятии необходимо устанавливать лицензионные версии такого программного обеспечения. Однако стоит отметить, что покупка такой программы окупит себя в короткие сроки и не даст допустить серьезных ошибок в работе. В целом, такие программы решают такие задачи:

Не следует забывать и о разработке положения об оплате труда. Этот документ отображает процесс начисления заработной платы персоналу организации, а также регламентирует начисление дополнительных выплат, к примеру, надбавок, поощрений или премий. Заключительным этапом является разработка положений о подразделениях предприятия и должностных инструкций специалистов и работников. Помимо этого, рекомендуется разработать положение о персональных данных. После того как были готовы регламентирующие документы, можно приступать к организации делопроизводства.

Существует ряд документов, которыми обязательным образом руководствуются те, кто ведет кадровый учет и делопроизводство. В первую очередь таким документом является штатное расписание. Оно представляет собой документ, в котором отображается состав, численность в штатном расписании и заработная плата работников, а также наименование должностей. В штатном расписании должности работников распределены по подразделениям, что дает возможность делать количественный и качественный анализ всего предприятия.

Как уже стало понятно из изложенной выше информации, кадровый учет – это очень кропотливый процесс, требующий особого внимания от работников, на которых возложена ответственность за ведение этого вопроса. Поэтому на сегодняшний день его можно упростить путем автоматизации.

В целом правильное ведение кадровой документации не просто уберегает предприятие от проверок контролирующими органами, но и позволяет работникам избежать проблем, к примеру, с оформлением пенсий или возможностью претендовать на других социальные гарантии. Часто бывает, что из-за неправильного ведения делопроизводства на рабочем месте людям приходится тратить огромное количество времени, финансов и нервов на то, чтобы доказать каким-либо органам свое право на получение льгот, пособий и иных выплат. Поэтому каждый руководитель должен помнить о том, что ведение кадрового учета и правильная организация делопроизводства – это одна из основных задач, за которую он несет ответственность перед своим персоналом и государством.

До подписания служебного контракта сотрудник отдела кадров несет обязанность ознакомления гражданина, поступающего на госслужбу, со всеми нормативными актами государственного органа, и иными документами, которые имеют отношение к исполнению обязанностей государственного служащего.

С гражданами, успешно прошедшими конкурс на замещение должности, на основании акта государственного органа о назначении на должность, оформляется и подписывается служебный контракт. Данный документ представляет собой соглашение между представителем нанимающей стороны и лицом, поступающим на гражданскую службу.

Нумерация ведется в хронологическом порядке, начиная с первой цифры. Каждое 1 января регистрация приказов обнуляется и начинается заново. Исключением являются образовательные учреждения, там нумерация возобновляется 1 сентября, вместе с началом учебного года.

Конституция РФ от 12.12.1993 г.;
Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 г. (в ред. 05.02.2022 г.);
Федеральный закон от 27.05.2003 года № 58-ФЗ «О системе государственной службы РФ»;
Федеральный закон от 27.07.2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ»;
Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

Оформление трудовых отношений с госслужащим имеет свои особенности. Для того чтобы учет кадров не доставлял хлопот и количество трудовых споров и проверок контролирующими органами носило минимальный характер, важно на начальном этапе подготовить грамотную кадровую документацию, установить правильное ведение документооборота и оформить трудовые отношения исключительно по правилам действующего законодательства.

5 шагов на пути к кадровому ЭДО

Далее дадим инструкцию для перехода на электронный кадровый документооборот, расскажем, как пошагово наладить работу направления и перевести документацию «на цифру». Остановимся не только на том, как выбрать программное решение или отразить ЭДО в учетной политике, но и как организовать работу кадрового подразделения так, чтобы переход на ЭДО не стал стрессом для организации.

Такой системой может стать СБИС Кадровый электронный документооборот. В СБИС не нужно вводить вручную данные паспорта или СНИЛС – документы сканируются, и система автоматически заполнит сведения в карточке. СБИС КЭДО поможет оформить личную карточку сотрудника по форме Т-2. Если условия труда или оплаты работника изменились, легко создать документ с новыми данными. Оформление больничных, отпусков, командировок – все делается в системе за несколько кликов. В том числе «автоматом» заполняется штатное расписание и формируются отчеты в военкомат. Решить локальную задачу по управлению рабочим временем сотрудников можно с помощью сервиса СБИС Учет и контроль рабочего времени.

Штатное расписание. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание. Оно – основа основ кадрового делопроизводства. Специалист разрабатывает штатное расписание, оно утверждается приказом, в случае необходимости — в штатное расписание вносятся изменения. Число изменений не регламентировано.
Трудовой договор. Этот документ устанавливает «правила игры» с работником. В большинстве случае кадровик самостоятельно разрабатывает форму трудового договора под задачи предприятия (утверждена типовая форма трудового договора только для руководителей госучреждений и работодателей, чье предприятие имеет статус микропредприятия).

Пакет документов, необходимых для оформления кадровых процедур. К таким документам относятся документы для приема на работу, для оформления движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные, должностные перемещения и др.), а также документы на увольнение.

Электронный способ обмена документами должен быть отражен в локальных нормативных актах и трудовых договорах. Необходимо всесторонне описать процесс: какие документы ведутся в электронном виде, какие документы какими видами ЭП подписываются, как проходит ознакомление с документом работников и т.п. Такими ЛНА могут быть положение об ЭДО, дополнения в коллективный договор, в правила внутреннего трудового распорядка, соглашение с работниками по использованию электронной подписи и т.п.

В отдельных случаях можно ввести режим экстренной удалённой работы. Такой вариант предусмотрен на случаи эпидемий, пожаров, производственных аварий и прочих случаев угроз для жизни и нормальных жизненных условий, а также — на основании решения органов государственной власти или местного самоуправления.

Сотрудники, находившиеся в отпуске
Временно нетрудоспособные граждане;
Отстраненные от работ по причинам, предусмотренным ТК РФ;
Граждане, имеющие трудовой стаж, но не состоявшие в трудовых отношениях по состоянию на 31 декабря 2022 года.

Работодатель должен заключить с самозанятым гражданско-правовой договор (ГПД). Но такая форма договора возможна только тогда, когда самозанятый привлекается к разовой работе. А если человек приходит на работу каждый день и должен находиться на рабочем месте постоянно, то с ним требуется заключать стандартный трудовой договор.

порядок удаленной работы можно зафиксировать в трудовом договоре или локальном нормативном акте;
время общения сотрудника с работодателем по телефону или при помощи других средств связи считается рабочим;
уволить с работы можно по всем причинам, которые предусмотрены в ТК РФ, а также если сотрудник не выходит на связь более двух рабочих дней подряд, или если он переехал в другое место и не может выполнять свои обязанности;
подписывать трудовой договор можно при помощи электронной подписи;
работодатель обязан предоставить сотруднику оборудование, или он может использовать свое, но в этом случае ему обязаны компенсировать расходы, связанные с его приобретением.

Утвердили новый Порядок прохождения профессионального отбора и профессионального обучения водителей. Порядок распространяется на всех работодателей (юридических лиц и ИП), осуществляющих на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств.

Кадровый учет с нуля пошагово

Следующий обязательный документ — это правила внутреннего трудового распорядка. В них отображаются основные моменты, регламентирующие трудовую деятельность всех сотрудников предприятия. Согласно этому документу, если работник нарушает правила, описанные в документе, он может быть наказан путем привлечением его к дисциплинарной ответственности.

Создание кадровой службы (отдела) в случае, если предприятие планирует трудоустраивать большое количество работников, или возложение обязанностей по ведению учета на определенного специалиста, если предприятие планирует иметь небольшое количество персонала.
Разработка основной регламентирующей документации (в области управления кадрами предприятия).
Организация делопроизводства (определение того, кто и как будет оформлять документацию, разработка форм приказов по кадровым вопросам, ведение журналов отчетности пр.).
Автоматизация кадрового учета (при необходимости).
Определение способов контроля за правильностью ведения учета (регламентация и возложение полномочий на должностных лиц, отвечающих за надлежащий учет).

Для крупных компаний рекомендуется создание службы по персоналу или полноценного отдела кадров. Для предприятий небольшого размера допустимо возложение обязанностей кадровика на бухгалтера или секретаря. Однако существует и третий вариант – передача дел по ведению учета на аутсорсинг специализированным организациям.