Журнал учета передачи персональных данных образец: последняя информация, советы

Содержание

Журнал учета персональных данных

И если большинство инспекторов трудовой инспекции склоняются к тому, что положение о персональных данных — обязательный локальный акт организации, то требование вести журнал по сути незаконно. Только работодатель решает, нужен ему журнал учета персональных данных. Возможно, чтобы проще было осуществлять контроль. Даже с учетом назначения ответственного за обработку персональных данных лица. Или такой документ (журнал) ему не нужен. Так как его ведение требует и времени, и минимальных финансовых затрат.

Крупные организации часто ведут журнал учета персональных данных. Такой документ действительно позволяет осуществлять обработку персональных данных работника систематизировано и обеспечивает контроль. Обязателен ли такой журнал с точки зрения законодательства РФ? И, что немаловажно, Государственной инспекции труда?

Журналов может быть даже 2. Один — для перемещений персональных данных внутри организации. Например, выдача личных дел, с какой целью и т.п. Согласитесь, при наличии такого журнала можно выявить виновное лицо в случае привлечения организации к ответственности за разглашение персональных данных. Второй — для случаев передачи персональных данных работника третьему лицу.

Допустимо оформить и единый журнал учета персональных данных, как внутри организации, так и по запросам, обращениям третьих лиц. Форму журнала желательно утвердить приказом руководителя организации. Либо закрепить ее в качестве приложения к положению о персональных данных.

Если работодатель принимает решение о необходимости фиксации движения личных данных, то форма книги утверждается приказом и становится для организации одним из обязательных документов по защите конфиденциальной информации. Обязательно издается распоряжение о назначении лица, ответственного за заполнение ведомости.

Главная цель — фиксировать все операции по передаче персональных сведений третьим лицам и тем самым обеспечивать сохранность информации. Целесообразность ведения журнала учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам определяется спецификой, размерами и структурой организации: чем больше численность штата, тем шире перечень лиц, которым требуется доступ к конфиденциальным сведениям для выполнения служебных обязанностей. Например, при возникновении спорных ситуаций штатный юрист вправе запросить в отделе персонала трудовой договор с тем или иным работником. При принятии решения о кадровых перестановках или продвижении работника по службе личное дело работника запрашивает руководитель подразделения. Нередко кадровые документы, содержащие конфиденциальную информацию, требуются профсоюзным организациям для проверки выполнения условий коллективного договора.

Персональные данные (ПД) физических лиц относятся к охраняемой законом информации. Работодатель, являющийся оператором по обработке конфиденциальных сведений, обязан соблюдать ряд мер для их защиты. Для этого предусмотрено наличие таких обязательных документов, как положение о защите личных данных, согласие на их обработку, передачу и получение от третьих лиц, обязательство о неразглашении. Помимо обязательных, есть и необязательные бумаги, которые упрощают работу в этой сфере, например журнал по передаче персональных данных, в котором фиксируют все обращения за личной информацией сотрудников.

Журнал учета выдачи и передачи персональных данных — документ, который позволит работодателю доказать выполнение обязательств по обеспечению сохранности полученных от сотрудников сведений. Он необязателен, но крайне полезен для лиц, имеющих допуск к личной информации персонала.

Что касается сроков хранения, то они тоже устанавливаются руководителем организации. При их определении рекомендуется ориентироваться на ст. 22.1 федерального закона №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которым личные дела работников подлежат хранению в течение 75 лет (50 лет, если хранить начали после 1 января 2003 г.). Логично, что документ, фиксирующий движение конфиденциальных данных сотрудников, следует хранить в течение того же периода.

Какие журналы учета обязательно ведутся субъектами, работающими с персональными данными, образцы заполнения

Порядковый номер, № п/п.
ФИО субъекта ПДн.
Дата обращения.
Цель обращения.
Перечень сведений, здесь указывается наименование выдаваемых документов.
Результат обращений, например Был составлен ответ или Был составлен отказ. Здесь же указывается правовое обоснование ответа или отказа, дата и подпись лица, составившего ответ.

Номер, № п/п.
Дата, № согласия.
Субъект ПДн, указывается ФИО сотрудника.
Перечень ПДн, на обработку которых дается согласите сотрудника.
Цель обработки ПДн, например осуществление трудовых взаимоотношений с работниками… или осуществление видов деятельности в соответствии с Уставом.
Срок, в течение которого действует согласие.
Подпись лица, получившего согласие.

Номер записи мероприятия, № п/п.
Название проведенного мероприятия, например Контроль над выполнением антивирусной защиты.
Дата проведенного мероприятия.
Исполнитель мероприятия, данные на сотрудника.
Результат (отчет, действия) осуществленного мероприятия.

Порядковый номер внесенной записи.
ФИО и должность лица или наименование органа, запрашивающего ПДн, например ООО «ИнфоК2».
Состав запрашиваемых данных, например Сведения о заработной плате работника за период 01.01. 20_ – 01.12. 20_ гг.
Цель выдачи документа, содержащего личные сведения, например Контроль за соблюдением коллективного договора ООО «ИнфоК2».
Дата выдачи бумаг, содержащих личные сведения.
Дата возврата бумаг, содержащих личные сведения.
Подпись запрашиваемого лица.
Подпись ответственного сотрудника.

Если руководитель принимает решение о необходимости регламентации движения персональных данных, то образец заполнения журнала учета передачи ПДн вносится в пакет типовых документов по защите конфиденциальной информации. Его форма в этом случае должна утверждаться приказом. Также издается приказ о назначении лица, ответственного за заполнение такого акта.

Согласно новой редакции закона, банки обязаны принимать на обслуживание только те компании, сайт которых работает легитимно. А значит, он не заблокирован, не нарушает правила обработки персональных данных и другие предписания Роскомнадзора. Если есть какие-то нарушения, банк обязан отказать в обслуживании: компания не сможет совершать любые операции по расчётному счёту.

Согласие на обработку персональных данных. Форма, которую должен заполнять субъект персональных данных. В ней обязательно должны быть сведения об информационных ресурсах оператора. Это адрес, состоящий из наименования протокола (http или https), сервера (www), домена, имени каталога на сервере и имени файла веб-страницы. Нужно указать адреса всех сайтов, которые будут обрабатывать сведения о пользователях.

О чём необходимо помнить операторам, когда они обрабатывают персональные данные граждан? Нужно определить цель и сроки обработки ПДн, содержание, объём, перечень и категории обрабатываемых данных, заручиться согласием субъекта. Ниже мы разберём подробнее, какие требования законодательства нужно выполнить.

Бывают ли случаи, когда не нужно брать согласие на обработку персональных данных? Бывают, но их мало. Закон разрешает не брать согласие, если « обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора».

Понятие персональных данных и правила их обработки содержатся в федеральном законе №152-ФЗ «О персональных данных». Согласно ему, персональные данные — это «любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)».

Ответственный за обеспечение безопасности персональных данных назначается приказом руководителя в соответствии с пунктом 14 «Требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119.

Данным приказом утверждается список должностей работников, доступ которых к персональным данным необходим для выполнения их служебных обязанностей. Ответственный за организацию обработки персональных данных проводит обучение назначенных данным приказом работников.

Данный документ направлен на повышение прозрачности процессов обработки персональных данных и обычно включает в себя следующие разделы: общие положения, основания и условия обработки персональных данных, права пользователей при обработке их персональных данных, цели обработки персональных данных, виды обрабатываемых данных, информацию о передаче персональных данных третьим лицам, сведения об обеспечении безопасности персональных данных, а также информацию об операторе и обратную связь.

— Постановление Правительства РФ от 01.10.2012 г. №1119
— Методика определения актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утв. ФСТЭК от 14.02.2008 г.);
— Базовая модель угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утв. ФСТЭК от 15.02.2008 г.)

Данным приказом утверждается перечень данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных оператора. В приказе перечисляются персональные данные, которые хранятся и обрабатываются оператором, а также устанавливается срок, по истечению которого те или иные данные из перечня подлежат удалению.

Как вести журнал регистрации приказов по личному составу

Порядковый номер распоряжения.
Дата.
Номер.
Вид.
Ф.И.О. работника.
Основание издания.
Должность и Ф.И.О. обработавшего документ работника службы персонала.
Подпись ответственного.
Примечания.

используется сплошная нумерация — на страницах проставляется порядковый номер регистрации и индекс, начиная с первого после титульного листа;
регистр сшивается и пломбируется — на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, заверенная руководителем (начальника кадровой службы) и печатью;
закрытие журнала отмечается на последнем листе — фиксируется дата окончания записей и передачи в архив, основание (дата и номер документа).

50 лет — все о приме, перемещениях, переводах и совмещениях, увольнении, аттестации, всех видах оплаты, отпусках (декретных и в связи с вредными условиями), повышении квалификации, длительных командировках и пр.;
5 лет — все о ежегодных и учебных отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках и пр.

не допускайте ошибок, помарок;
избегайте сокращений, если они неоднозначно трактуют запись;
имя-отчество вписывайте полностью, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого сотрудника касается приказ;
номера записей проставляйте сплошной нумерацией по всей книге;
номера распоряжений отражайте по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер);
рекомендуемый формат даты стандартный — «дд.мм.гггг»;
в графе «вид» указывайте управленческое действие: прием, увольнение, перевод, поощрение, взыскание, отпуск по уходу за ребенком, изменение фамилии и прочее;
укажите основание — документ, ставший причиной для издания распоряжения (трудовой договор (ТД), заявление сотрудника, допсоглашение к договору и т. д.).

Это интересно: Какой МРОТ в Москве в 2022 году

Нормы ст. 87 ТК РФ, а также п. 2 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ предписывают работодателям регламентировать операции с персональными данными своих работников. Однако в отмеченных НПА, равно как и в других федеральных источниках права, четко не определено, каким именно образом данная обязанность должна выполняться. На практике это чаще всего осуществляется посредством разработки и утверждения фирмой внутрикорпоративного положения о персональных данных нанятых работников.

Данные о человеке попадают под юрисдикцию закона № 152-ФЗ в том случае, если находятся в распоряжении оператора персональных данных или подлежат обработке с его участием (п. 1 ст. 1 закона № 152-ФЗ). Признакам оператора, в частности, соответствуют фирмы, имеющие наемных работников, поскольку они осуществляют обработку широкого спектра сведений о субъектах в процессе выстраивания с ними трудовых отношений.

устанавливающим общие положения документа;
фиксирующим критерии выделения персональных данных из массива информации, задействуемой в документообороте и на иных участках внутрикорпоративных коммуникаций;
определяющим перечень ключевых операций с персональными данными;
регламентирующим осуществление соответствующих операций;
определяющим порядок доступа работников фирмы и иных лиц к данным;
устанавливающим обязанности сотрудников, участвующих в операциях с данными;
устанавливающим права сотрудников компании в части получения доступа к таким данным и осуществления необходимых операций с ними;
определяющим механизмы ответственности сотрудников фирмы за нарушения локальных норм и положений законодательства РФ, регламентирующих операции с персональными данными.

цели и задачи фирмы при работе с персональными данными;
перечни фактических и потенциально задействуемых в бизнес-процессах компании персональных данных;
описание операций с данными, практикуемых компанией;
способы доступа к данным, используемые в фирме;
обязанности сотрудников фирмы, задействующих при выполнении трудовой функции те или иные данные;
права сотрудников фирмы на приобретение санкционированного доступа к данным;
правовые механизмы ответственности работников фирмы за нарушения при операциях с данными.

Персональные данные без штрафов Время прохождения около 5 мин. Пройти тест

Полный перечень сведений о работниках, являющихся персональными данными, вы найдете в КонсультантПлюс. Это важно знать, поскольку к персональной информации относятся не только сведения о работнике, но и его фото например. Есть и другие интересные моменты. А ведь за нарушения в работе с персональными данными установлены довольно существенные штрафы. Получите бесплатный доступ к К+ и переходите в Путеводитель. Это убережет вас от ошибок и позволит избежать ответственности.

Понятие персональных данных содержит Перечень сведений конфиденциального характера (утвержден Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении сведений конфиденциального характера»). Это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни человека. Однако статья 85 Трудового кодекса ограничивает персональные данные только теми сведениями и обстоятельствами, которые характеризуют гражданина как работника.

Порядок хранения и использования персональных данных работников фирмы определяет Положение о защите персональных данных. Это обязательный внутренний (локальный) документ фирмы, его разрабатывает кадровая служба.
Закон не установил строгой формы этого документа, но он должен соответствовать требованиям, которые предъявляет к защите персональных данных работника ТК РФ.

Персональные данные относятся к конфиденциальной информации, то есть к которой нет свободного доступа. Поэтому работодатель обязан получать все персональные данные о работнике только у него самого. Если по каким-то причинам сделать это невозможно, то запрашивать такие сведения у посторонних лиц работодатель вправе только с письменного согласия работника. При этом ему нужно сообщить о целях, источниках, способах получения персональных данных, о том, какая именно информация интересует работодателя, а также о последствиях отказа работника дать письменное согласие на получение этих сведений.

В первую очередь это сотрудники кадровой службы, поскольку они собирают и формируют данные о работнике, руководители структурных подразделений (например, главный бухгалтер, начальники отделов). Однако последние вправе запрашивать только те данные, которые необходимы для выполнения конкретных трудовых функций (например, чтобы рассчитать льготы по налогам, бухгалтерия получит не все сведения о работнике, а только данные о количестве его иждивенцев).
Работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных, а работник – расписаться в этом. Факт ознакомления обычно оформляют распиской, которая остается у работодателя.

Из этого правила есть исключение: работодатель вправе запрашивать информацию, например, из различных медицинских учреждений о противопоказаниях и ограничениях в трудовой деятельности своих работников.
Главная цель такого исключения – предупредить и предотвратить угрозу жизни и здоровью работника.

Персональные данные для digital-маркетинга: полный гайд и шаблоны документов

Пользователи оставляют имя и email, чтобы подписаться на новостную рассылку.
Потенциальный покупатель заполнил заявку на бесплатный тест-драйв в автосалоне и указал имя и номер телефона.
Клиент оформил заказ на маркетплейсе и указал там номер банковской карты, адрес и Ф. И. О.

Кроме того, компания обрабатывала личные сведения граждан России на территории США с нарушением требований 152-ФЗ. Согласно пункту 5 статьи 18 152-ФЗ, при сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оператор обязан обеспечить обработку персональных данных с использованием баз данных, находящихся на территории России. У компании также не было политики обработки персональных данных. В результате рассмотрения дела ресурс включили в Реестр нарушителей прав субъектов персональных данных.

Просто так начать обрабатывать персональные данные нельзя. До старта нужно уведомить Роскомнадзор. Только компании и учреждения, которые вели эту деятельность до выхода соответствующего закона, могут регистрироваться по факту. Другими словами, они могут уведомлять ведомство уже после того, как начали обработку.

Приказ о защите персональных данных работников

Защита персональных сведений – одно из важнейших условий обеспечения безопасности гражданина. Она необходима на каждом уровне его взаимодействия с социумом: при устройстве в детский сад, школу, ВУЗ, пользовании медицинскими и социальными услугами, трудоустройстве. Любое учреждение или организация, которая имеет дело с личной документацией человека, должна гарантировать ему сохранение персональной информации и невозможность ее распространения. Таким образом, достигается предотвращение неправомерного использования этих данных, а также их применение в корыстных и иных злонамеренных целях.

Сведениями, имеющими персональное значение, является любая информация о работнике организации, включенная в его личные документы. В частности это: дата и место рождения, адрес проживания, образование и опыт работы, состояние здоровья. К личным данным также причисляются вероисповедание, национальность, внешние особенности, финансовое и семейное положение, отношения с законом (наличие или отсутствие судимостей), а также некоторые факты из биографии.

Роль приказа о защите персональных данных достаточно проста, но вместе с тем значима: при помощи него руководитель дает указание кому-либо из подчиненных о принятии мер по охране личной информации сотрудников. Без этого документа при возникновении утечки пострадавшие работники смогут с легкостью доказать виновность организации, вследствие чего на руководящий состав и само предприятие будут наложены административные санкции (в виде достаточно кружных штрафов, а то и чего покруче).

Приказ нужно обязательно зарегистрировать и учесть. Для этого следует воспользоваться отдельным журналом учета, в котором фиксируются сведения обо всех выпущенных в организации распоряжениях. В журнал достаточно включить номер, дату и краткую суть приказа. После этого документ нужно вложить в папку с другими подобными бумагами. В ней он должен находиться период, установленный локальными нормативно-правовыми актами предприятия или законодательными нормативами. После того, как актуальность приказа будет утрачена и он потеряет свое значение, его нужно или отправить в архив или утилизировать.

Это интересно: Крупная сделка для казенного учреждения в 2022 году

В случае разглашения персональной информации именно с него и будет спрос. Если такового работника нет, то ответственность автоматически перекладывается на директора компании. Кроме того, в организации должны быть разработаны регулирующие нормативно-правовые акты, в том числе соответствующие положение и приказ.

Номер, № п/п.
Дата, № согласия.
Субъект ПДн, указывается ФИО сотрудника.
Перечень ПДн, на обработку которых дается согласите сотрудника.
Цель обработки ПДн, например осуществление трудовых взаимоотношений с работниками… или осуществление видов деятельности в соответствии с Уставом.
Срок, в течение которого действует согласие.
Подпись лица, получившего согласие.

Порядковый номер внесенной записи.
ФИО и должность лица или наименование органа, запрашивающего ПДн, например ООО «ИнфоК2».
Состав запрашиваемых данных, например Сведения о заработной плате работника за период 01.01. 20_ – 01.12. 20_ гг.
Цель выдачи документа, содержащего личные сведения, например Контроль за соблюдением коллективного договора ООО «ИнфоК2».
Дата выдачи бумаг, содержащих личные сведения.
Дата возврата бумаг, содержащих личные сведения.
Подпись запрашиваемого лица.
Подпись ответственного сотрудника.

Порядковый номер, № п/п.
Регистрационный (учетный) номер носителя, указывается инвентарный номер.
Тип и ёмкость носителя, например ПК, жесткий диск, флешка.
Дата поступления на учет.
Отметка о постановке на учет, ФИО, подпись дата.
Отметка о снятии с учета, ФИО, подпись дата.
Место хранения, здесь указывается № кабинета или шкаф, стойка, сервер и др.
Сведения об уничтожении носителя.

Номер вносимой записи, № п/п.
Наименование средства защиты информации, эксплуатационной и технической документации к нему.
Регистрационный номер средства защиты информации, эксплуатационной и технической документации к нему.
Отметка о получении (От кого получены, Дата и номер сопроводительного письма).
Отметка о выдаче (Ф.И.О. пользователя, Дата и расписка в получении).

Примерный перечень документов, которые должен иметь оператор персональных данных во исполнение требований законодательства в области персональных данных

Многие организации этот документ так и называют – «Политика в отношении обработки персональных данных». Ранее он составлялся в произвольной форме, но в августе 2022 года Роскомнадзор разработал Рекомендации по составлению документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, в порядке, установленном Законом № 152-ФЗ. Оператор обязан опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к указанному документу и к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных.

Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

Согласно ч.1 ст.18.1 Закона № 152-ФЗ, оператор обязан принимать меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом № 152-ФЗ и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. К таким мерам, в частности, может относиться ознакомление работников оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение указанных работников.

Документ о классификации информационных систем;
Список лиц, которым необходим доступ к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, утвержденный оператором или уполномоченным лицом.

В соответствии со ст.ст. 86-88 Трудового кодекса РФ от 30 декабря 2001 года № 197-ФЗ работодатель обязан иметь документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, с которым работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись.

Оператором персональных данных при обработке персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны быть оформлены также следующие документы.
• Документы, определяющие категории обрабатываемых персональных данных, особенности и правила их обработки без использования средств автоматизации.
Согласно п.6 Положения № 687, лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации (при их наличии).

На сегодня формат приказа может быть произвольным: это обозначает, что его можно писать в свободном виде. Но если руководство предприятия разработало и утвердило свой стандарт документа, обязательный к применению, то руководствоваться, конечно, следует именно им. При этом форма приказа должна быть обозначена в нормативно-правовых бумагах компании.

Новое о персональных данных

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных, разрешенных для распространения, разработаны Роскомнадзором, но не утверждены. Пока шаблон согласия не утвержден, приведем образец с учетом этих требований. Об изменениях будем держать вас в курсе.

Работник может в любой момент потребовать запретить распространение своих ПД. Это требование должно включать в себя фамилию, имя, отчество (при наличии), контактную информацию (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес) субъекта ПД и перечень данных, обработка которых подлежит прекращению. Действие согласия прекращается с момента получения работодателем такого требования.

Подчеркнем, что в согласии должен быть отражен конкретный срок его действия (определенный период времени или дата окончания срока действия). При этом не допускается ни указание об автоматической пролонгации срока действия согласия, ни определение срока его действия путем установления бессрочного статуса или указания на событие, наступление которого возможно в долгосрочной перспективе.

К общедоступным сведениям относились фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии, фото и др. Общедоступные сведения в любое время могли быть исключены из общедоступного источника по требованию субъекта ПД либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.

В согласии должно быть четко сформулировано, на что конкретно согласен работник. Если он не согласен с распространением или не указал специальные условия обработки для некоторых категорий персональных данных и их перечень – такие сведения можно только обрабатывать, без распространения (передачи, предоставления и иных действий) неограниченному кругу лиц.

Руководство по заполнению уведомления оператора персональных данных

Казалось бы, по наименованиям многих полей интуитивно должно быть понятно, что именно в них писать. Но практика показывает, что у многих операторов персональных данных возникает уйма вопросов, а некоторые впадают в самый настоящий ступор при попытке заполнить все поля.

В самом конце указываем данные исполнителя. Исполнитель, это лицо, заполнявшее это уведомление. Это может быть не ответственный, а совсем другой человек. Но, как мы видим, поля эти тоже не обязательные, поэтому, видимо, если исполнителя не указывать, то им автоматически становится ответственный.

Как вы уже поняли, графа «Цель обработки персональных данных» для разных организаций может сильно отличаться, но для большинства коммерческих организаций будет корректно написать «Обеспечение кадрового и бухгалтерского учета, подбор персонала на вакантные должности, оказание услуг [перечень услуг]».

В разделе «Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются» указываем перечень категорий лиц, чьи данные у нас хранятся или обрабатываются, например: «Сотрудникам, соискателям на вакантные должности, контрагентам, клиентам». Обратите внимание, что в названии поля добавляется пояснение, указывающее в каком падеже должны быть указаны сведения.

Это интересно: Форум Краснодара Про Пособия На 3 Ребенка В 2022

В поле «Перечень действий с персональными данными» проще всего процитировать определение обработки ПДн из 152-ФЗ: «сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение». Естественно, действия, которые не актуальны для вашей организации (например, обезличивание) нужно убрать из этого списка. И не забываем про падеж.

Разработка положения о персональных данных работников

Работодатели массово стали получать письма из Роскомнадзора с предупреждением о том, что при проверке компании могут получить серьезные штрафы за нарушение норм закона ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон). По нему работодатель обязан гарантировать защиту такой информации от противоправного доступа и использования третьими лицами. Положение о работе с персональными данными работников помогает решить эти задачи.

Запрещено получать и обрабатывать данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности. К примеру, сведения о вероисповедании, национальной, политической принадлежности. Данная информация получается исключительно от самих сотрудников. Эти условия должны быть включены в положение об обработке и защите персональных данных. Работодатели обязаны уведомить работника и получить от него письменное согласие на обработку, хранение, использование и распространение его данных.

цели и задачи предприятия при работе с конфиденциальными данными;
перечни таких данных;
описание операций с данными, которые часто используются на предприятии;
способы доступа к данным;
перечни и обязанности персонала фирмы при использовании информации;
права сотрудников фирмы на доступ к информации;
ответственность работников предприятия за разглашение информации.

Положение о персональных данных сотрудников — это внутренний локальный акт организации, наличие которого — в фокусе проверок, проводимых Роскомнадзором. Поэтому многие компании озадачены вопросом о том, как разработать положение о защите персональных данных (2022), если такого документа у них ранее не было. В статье расскажем, на что нужно обратить особое внимание при его разработке, чтобы не допустить нарушения законодательства.

Чтобы сохранить конфиденциальность информации о людях, работающих в организации, составляется список должностных лиц, имеющих к ней доступ. Приказом назначается ответственный за сбор, хранение и обработку конфиденциальных данных. Работники, руководители, генеральный директор предприятия подписывают Соглашение о неразглашении.

Шаблон образец журнала выдачи передачи персональных данных

Номер вносимой записи, № п/п.
Наименование средства защиты информации, эксплуатационной и технической документации к нему.
Регистрационный номер средства защиты информации, эксплуатационной и технической документации к нему.
Отметка о получении (От кого получены, Дата и номер сопроводительного письма).
Отметка о выдаче (Ф.И.О. пользователя, Дата и расписка в получении).

В журнале учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам регистрируют: поступающие запросы (дату получения, номер и дату входящего документа, от какого органа получен запрос); дату передачи персональных данных; содержание переданной информации; дату уведомления об отказе в предоставлении информации (в случае такового).

2.6. Для размещения на официальном сайте и на информационных стендах Организации фотографий воспитанников, их родителей (законных представителей), родитель (законный представитель) предоставляет согласие на фотографирование своего ребёнка и себя и использование этих фотоматериалов работниками Организации.

при приеме на работу в Организацию предоставлять о себе достоверные сведения в порядке и объеме, предусмотренном законодательством Российской Федерации;
в случае изменения персональных данных работника (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства, паспортные данные, сведения об образовании, состоянии здоровья (вследствие выявления в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работником его должностных, трудовых обязанностей) и т.п.) сообщать об этом работодателю в разумные сроки.

Работодатель также обязан предоставить персональные данные работников государственным инспекторам труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности (ст. 357 ТК РФ). В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работодатель обязан представить указанные данные в Пенсионный фонд РФ в следующих случаях:

знать перечень сведений конфиденциального характера в муниципальном дошкольном образовательном учреждении «Детский сад комбинированного вида № 2»;
хранить в тайне известные ему конфиденциальные сведения (включая персональные данные), информировать заведующего о фактах нарушения порядка обращения в конфиденциальными сведениями, о ставших ему известными попытках несанкционированного доступа к информации;
соблюдать правила пользования документами, порядок их учета и хранения, обеспечивать в процессе работы сохранность информации, содержащейся в них, от посторонних лиц;
знакомиться только с теми служебными документами, к которым получен доступ в силу исполнения своих служебных обязанностей.

1.1. Положение о защите персональных данных работников муниципального дошкольного образовательного учреждения «Детский сад комбинированного вида № 2» (далее – Положение) разработано для муниципального дошкольного образовательного учреждения «Детский сад комбинированного вида №2» (далее – Организация) в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных», Федеральным законом от 25.07.11г №261-ФЗ «О внесении изменений в федеральный закон «О персональных данных», Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», Устава Организации и регламентирует порядок работы с персональными данными работников Организации.

требования законодательства, устанавливающие правила хранения конфиденциальных сведений;
сохранность имеющихся данных, ограничение доступа к ним в соответствии с законодательством РФ и настоящим Положением;
контроль за достоверностью и полнотой персональных данных, их регулярное обновление и внесение по мере необходимости соответствующих изменений.

Уведомление формируют в виде таблицы на бланке оператора. В отдельном поле указывают полное и сокращенное наименование, организационно-правовую форму, ИНН и адрес оператора. В отдельном — «цели обработки данных», соответствующие уставным задачам и осуществляемой деятельности.

Так как журнал учета персональных данных не является обязательным документом, работодатель на свое усмотрение определяет порядок манипуляций с ним. Целесообразно разработать соответствующий внутренний регламент, в котором прописано место хранения книги учета передачи данных, а также инструкцию по ее ведению.

Аналогичные рекомендации, а также форму реестра автор получил 13 декабря 2022 г. на обучающем семинаре по защите персональных данных в УО «Государственный институт повышения квалификации и переподготовки кадров в области газоснабжения «ГАЗ-ИНСТИТУТ»» (лекторы — разработчики Закона № 99-З из НЦЗПД).

В настоящее время трудно представить себе, что в организации для какого-либо процесса не требуется информация о физических лицах. Наличие работников в организации, поиск кандидатов на вакантные места, информация о пользователях сайта — все это, предполагает обработку персональных данных.

В целях обеспечения максимальной доступности для восприятия в политике следует избегать излишнего цитирования актов законодательства, использования большого числа специальных терминов, подробного описания технических аспектов обработки персональных данных (ч.4 Рекомендаций).

Оператор (уполномоченное лицо) обязан принимать правовые, организационные и технические меры по обеспечению защиты персональных данных от несанкционированного или случайного доступа к ним, изменения, блокирования, копирования, распространения, предоставления, удаления персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных (п.1 ст.17 Закона № 99-З).

• Алгоритм принятия решения о способе организации контроля за обработкой персональных данных и введения в штат должности DPO ((data protection officer), менеджера (специалиста, инженера) по защите персональных данных), ответственного за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных.

Далее заполняем данные человека, которого на предприятии назначили ответственным за организацию обработки персональных данных. ВАЖНО! ФИО ответственного, его контактный телефон и e-mail будут доступны всем желающим в реестре операторов ПДн. Имейте это ввиду и, конечно же, лучше предупредить об этом назначаемого человека.

В разделе «Категории персональных данных» сначала отмечаем чекбоксами обрабатываемые категории, а потом в поле «Другие категории персональных данных, не указанные в данном перечне» указываем те ПДн, которых в списке нет, причем лучше это сделать раздельно для различных категорий субъектов, например: «Другие категории ПДн работников: [перечень ПДн работников]. Другие категории ПДн клиентов: [перечень ПДн клиентов]».

С первыми позициями никаких проблем быть не должно. Выбираем территориальное управление Роскомнадзора, в которое должно быть отправлено уведомление. Затем выбираем тип оператора. Вводим полное и сокращенное наименование оператора в соответствии с учредительными документами. Указываем фактический и юридический адреса организации. Выбираем регион (или регионы), в которых организация осуществляет свою деятельность. Заполняем реквизиты организации (обязательными являются только ИНН и ОГРН, остальные можно не заполнять). Если у организации есть филиалы, добавляем информацию о них.