Справочные данные об организации включают в себя: последняя информация, советы

Содержание

Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2022 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2022 г. N 50545).

3.22 В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N » с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

Справочные данные об организации ( реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ё ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).

Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При этом целесообразно использование продольного бланка . 2

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2006 г. Следует оформлять 05.06.2006. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 июня 2006 года, а также оформление даты в последовательности6 год, месяц, день месяца, например: 2006.06.05.

Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация, место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией. Оформляется этот реквизит в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов. Если место составления документа входит в название организации — автора документа, то его можно на бланке не указывать.

Регистрационный номер — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Рядом с датой в бланке документа отведено место для индекса исходящего номера отправляемого документа или порядкового номера для внутренних документов, таких, как приказ, протокол. Нумерация приказов, протоколов ведется с января по декабрь. Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов начинается с начала учебного года — сентября и ведется по учебным годам.

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Адресные данные предприятия необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи с предприятием, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа (Приказ, Акт, Справка, Должностная инструкция и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида пишется после наименования организации прописными буквами.

5 Оформление реквизитов документов

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Справочные данные об организации включают в себя

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Глава 1. Состав реквизитов документов В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их:• юридическую

В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.

4.1. Оформление отпуска Главой 19 ТК РФ предусмотрены следующие виды отпусков: ежегодный основной отпуск, дополнительный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы. Кроме того, в ТК РФ предусмотрены также отпуска, предоставляемые женщинам, лицам с семейными

Документ — визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

Рис. 3.
Расположениереквизита»Справочные данные об организации» наформатеА4углового бланка
01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации;
03— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 — место составления или издания документа;
15 — адресат; 16 — гриф утверждения документа; 17 — резолюция; 18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле; 20 — текст документа

Рис. 4.
Расположениереквизита»Справочные данные об организации» наформатеА4продольного бланка
01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации;
03— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 — место составления или издания документа;
15 — адресат; 16 — гриф утверждения документа; 17 — резолюция; 18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле; 20 — текст документа

Это интересно: Перечень вак рф 2022

Справочные данные об организации(реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа.

Наименование организации , являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование ( в скобках ) помещают ниже полного или за ним.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования на бланках документов изображения герба городов, автономных областей, автономных округов определяется нормативными актами соотвествующих органов власти.

Наименование вида документа , составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают .

Справочные данные об организации включают в себя

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото – и кинопленка и т. д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

2) по происхождению документы делятся на официальные и личные. Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). К официальным документам относятся и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т. д.).

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Именно от четкости движения документов зависит своевременность и правильность принятых управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенной и отшлифованной системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Такие документы называются Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

В систему документооборот входит понятие «маршрут документа», который можно представить в виде следующей технологической цепочки: – прием входящих документов – предварительное рассмотрение (разметка) секретарем – регистрация документов – доклад руководителю о полученных документах – принятие решения руководителем – направление документов на исполнение – контроль исполнения документов – исполнение документов – формирование документов в дела – использование документов в справочно-информационной работе – определение сроков хранения документов: передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов.

Правила оформления реквизитов

Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т.п. – оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака ), год (2 знака). Например, дату 6 апреля 1999 года следует оформлять 06.04.99.

Реквизит «эмблема организации» – условное (символическое) буквенно-графическое изображение, зарегистрированное в установленном законом порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п.

Заголовок должен грамматически согласовываться с называнием вида документа, отвечая на вопрос “о чем?” или “чего?”, например: “Приказ… о реорганизации ОАО”, “Журнал регистрации входящих документов”. Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например, “Акт инвентаризации”, “Протокол заседания Совета директоров”, “Договор аренды”.

В наименовании используются сокращения типа ЗАО (закрытое акционерное общество), ОАО (открытое акционерное общество) и т.п. Наименование может быть размещено на бланке или печататься при составлении документа. Кроме наименования предприятия может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой оно входит.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документах и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТов, которые устанавливают максимальный набор реквизитов, используемых в документах. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше. Для автоматизированной обработки документов каждому реквизиту присвоен цифровой код.

ПИСЬМО-ПРОСЬБА — – служебное письмо, целью которого является получение информации, услуг, товаров, необходимых организации автору. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО — согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, – служебное письмо,… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Справочные конторы о кредитоспособности — I (конторы по кредиту) конторы, занимающиеся, в виде профессии, собиранием сведений о кредитоспособности лиц торгового класса и доставлением их за установленную, по соглашению, плату Существование таких контор связано с современным развитием… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

Факт-лист — или фактическая справка (от английского fact sheet) короткий информационный материал для прессы, который содержит справочные данные об организации, её товарах и услугах. В отличие от бэкграундера в факт листе содержатся краткое перечисление… … Википедия

Реквизиты — Реквизиты совокупность постоянных элементов содержания документа. Один из наиболее полных перечней реквизитов (30 реквизитов) приведен в ГОСТ Р 6.30 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно… … Википедия

Краткие сведения об исполнении;
Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);
Слова “В дело” и номер дела, в котором будет храниться документ;
Подпись исполнителя и дату проставления отметки.

Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

наименование учреждения в именительном падеже;
наименование структурного подразделения в именительном падеже;
должность и фамилия в дательном падеже;
почтовый адрес (в письмах).

Тексты большинства документов состоят из вводной части и основной, в которой излагаются выводы, предложения, решения. Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому следует смысловые части текста разделять абзацами.

01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации — автора документа;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет
(ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации — автора документа;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии.

Какие реквизиты придают документу юридическую силу?
Какие реквизиты обязательны в документах любого вида?
В каких документах оформляется реквизит “адресат”?
Для чего нужен реквизит “гриф утверждения”?
Кто подписывает исходящие документы?
На каких документах ставится печать?

Главное о бланках организаций

Сегодня в различных организациях можно увидеть множество вариантов бланков, среди которых нетрудно потеряться: это русскоязычные бланки и двуязычные (оформленные на русском и иностранном языках), бланки с немыслимыми логотипами и иными подобными обозначениями и без таковых, бланки с большим количеством справочной информации об организации или с полным ее отсутствием, цветные и черно-белые…

1) на товарах, в том числе на этикетках, упаковках товаров, которые производятся, предлагаются к продаже, продаются, демонстрируются на выставках и ярмарках или иным образом вводятся в гражданский оборот на территории Российской Федерации, либо хранятся или перевозятся с этой целью, либо ввозятся на территорию Российской Федерации;

Обратите внимание! В соответствии с п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание машинных шаблонов или унифицированных бланков (электронных форм), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Из вышеизложенного следует, что набор реквизитов для бланков документов может быть разным – главное, чтобы они идентифицировали организацию, издающую тот или иной документ. Таким образом, каждая организация самостоятельно определяет, какими должны быть бланки составляемых в ней документов.

В свою очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и что на практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Реквизит 09 — справочные данные об организации

Пример оформления реквизита «Справочные данные об организации» на бланке можно также посмотреть в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рисунки Б.2, Б.3, Б.4).

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2022. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением).

В ГОСТе перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги стандартного формата. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора печатных знаков при его написании.

К сожалению, в стандарте допущена ошибка при перечислении реквизитов, используемых при изготовлении бланков определенного вида: при перечислении реквизитов бланка письма назван реквизит (14) – «Место составления или издания документа», в то время как в бланках писем этот реквизит не используется. В бланках писем присутствует реквизит «Справочные данные об организации».

За непредставление или несвоевременное представление необходимых для включения в государственные реестры сведений, а также за представление недостоверных сведений заявители, юридические лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать:

Акты (приёма выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.).
Архивные справки.
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей и т.д.)
Договоры (о поставках, подрядах, аренде и т.д.)
Командировочные удостоверения.
Положение об организации.
Письма гарантийные.
Сметы расходов.
Удостоверения.
Устав организации.
Штатные расписания
.

дата его подписания для приказов, справок,писем, докладных записок);
дата принятия документа коллегиальным органом (для решений, постановлений);
дата утверждения (положения, устава, инструкции);
дата составления,события (для актов, протоколов).

Каждая составная часть реквизита “Адресат” должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк (составных частей) реквизита знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Переносы слов не допускаются. Инициалы ставятся перед фамилией.

Краткие сведения об исполнении;
Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);
Слова “В дело” и номер дела, в котором будет храниться документ;
Подпись исполнителя и дату проставления отметки.

Основы делопроизводства в учреждении

Формы первичных учетных документов, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями, утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов левое поле на лицевой стороне листа и правое поле на оборотной стороне листа должны быть равны по ширине.
Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

Times New Roman № 13, 14;
Arial № 12, 13;
Verdana № 12, 13;
Calibri № 14; и приближенные к ним.

Справочные данные об организации (реквизит 08) указываются в бланках писем. Данный реквизит включает в себя почтовый адрес, адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом, номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес. В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются также код организации по ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП.

Наименование организации – автора документа (реквизит 05) на бланке должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах. Под наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено уставом (положением). Над наименованием организации – автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

в настоящее время – ГОСТ Р 6.30‑2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
с 1 июля 2022 года – ГОСТ Р 7.0.97‑2022 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97‑2022).

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.