Использование личного автомобиля в служебных целях 2022 компенсация: последняя информация, советы

Содержание

Компенсация за использование личного автомобиля

Приведем пример. Предположим, что водитель не является собственником автомобиля. Транспортное средство принадлежит его брату. В этом случае работник заключает договор аренды со своим родственником. В такой ситуации на размер компенсации, получаемой служащим за использование автомобиля, будет начислен и подоходный налог.

Приказываю назначить Петренко Б.П. ежемесячную компенсацию за использование его легкового автомобиля марки Рено Логан с объемом двигателя 1598 см3, регистрационный номер С 243 НА 78. Номер технического паспорта 35 MT 987567, цвет «синий» в служебных целях в размере 1150 рублей. Компенсацию выплачивать с 15 августа по 29 декабря 2022 года.

При налогообложении прибыли расходы на бензин можно учитывать, если они направлены на производственную необходимость, на основании судебных решений. В качестве примера приведем решение судей Западно-Сибирского округа. Они проанализировали договоры об использовании личных автомобилей служащих в рабочих целях.

Во многих организациях востребованы выездные работники. Это могут быть агенты, менеджеры по продажам, торговые представители и другие выездные специалисты. Эффективность труда таких сотрудников напрямую определяется степенью их мобильности, и наличие автомобиля становится обязательным. Но далеко не всегда имеет смысл для работодателя обеспечивать работников служебным транспортом. Вместо этого очень часто на работу принимаются сотрудники, имеющие собственный автомобиль.

После того как срок действия договора истечет, нужно будет составить приказ. В документе следует указать причину разрыва договора, а также дату, с которой прекращается выплата компенсации. Приказ обязательно должен быть подписан главным бухгалтером предприятия.

В том случае, когда объемы двигателя личного автомобиля сотрудника менее двух тысяч кубических сантиметров, сумма выплаты будет составлять приблизительно 1 100 рублей.
Если же объем двигателя данного транспорта больше, то денежная компенсация будет несколько выше. Около полутора тысяч рублей.
Для мотоциклов существует отдельная оценочная «стоимость» компенсации. В данном случае денежная сумма будет составлять примерно 500 рублей.

Первым делом выявляется список всех работников, у которых имеется личный автомобиль с описанием конкретных моделей.
Ставится определенная задача. Например, перевезти огромное количество бумаг из одного офиса в другой.
Разумеется, в этом случае выбор падет на личные авто сотрудников, имеющие достаточно просторное багажное отделение. Происходит отсеивание «лишних» работников.
В том случае, если таких сотрудников несколько, выбор более вероятно падет на того, чей стаж вождения больше. Также неплохую роль сыграет отсутствие аварийных ситуаций за весь период вождения.
Если, опять же, на данную роль подходит несколько кандидатов, то выберут менее занятого. То есть чьи прочие поручения могут подождать.

Марка автомобиля (Шкода Фабия).
Объем его двигателя (1598 куб.см).
Номер, под которым зарегистрирована машина (К 406 КН 97).
Также указывается номер паспорта данного личного транспортного средства (50 МТ 798305).
Помимо этого, в перечне также прописан цвет автомобиля (серый).

Существуют ситуации, при которых денежная компенсация облагается налогом на доход физических лиц, но при этом начисляется страховой взнос. Самым ярким примером может послужить подобный случай. Автомобиль не является собственностью сотрудника, а, допустим, принадлежит его сестре. В этом случае может произойти удержание названного ранее налога, и впоследствии начисляются страховые взносы на сумму компенсации.

Выбор сотрудника на роль водителя происходит определенным образом. Таких людей зачастую отбирает сам работодатель, руководствуясь личными критериями. То есть изначально существует определенный список работников, которым впоследствии будет выплачиваться компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.

Есть разные варианты оформления автомобиля «в штат». Например, можно включить использование имущества в условия трудового договора и выплатить компенсацию в порядке и размерах, предусмотренных законодательством. Также можно подписать с сотрудником гражданско-правовой договор по аренде личного автомобиля с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации.

Компенсация, выплаченная сотруднику за использование его личного автомобиля, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но все это работает только при наличии целого пакета документов. Это подтверждается письмами Минфина России от 12.09.18 № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170.

Иногда сотрудник по ряду причин пользуется личным автомобилем в рабочих целях: отвезти документы, поехать на встречу или отправиться в командировку. А это подразумевает затраты на бензин и обслуживание. В этом случае, согласно трудовому законодательству, сотруднику положена компенсация.

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений. При этом в ст. не облагаются взносами все виды определенных законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Об этом говорят статьи 420 и 422 НК РФ. Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях, страховыми взносами не облагается. Список необходимых документов таков:

Компенсация использования личного автомобиля в служебных целях

В отношении личного грузового транспорта, привлекаемого для решения производственных задач, законодательством норм не установлено. Компенсируемые лицу суммы определяются по договоренности о привлечении транспортного средства. Начисление оговоренной суммы должно подкрепляться первичными документами о расходах, понесенных при эксплуатации техники. Читайте также статью: → «Амортизация автомобиля / машины в 2022».

На предприятии осуществляется учет дней эксплуатации транспорта. Если эксплуатация транспорта носит системный характер в течение длительного периода, компенсация выплачивается ежемесячно. В конце месяца составляется справка-расчет, на основании которой издается приказ о выплате компенсации.

Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов. Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально. Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.

Предприятие ООО «Новость» торгового профиля оформило соглашение с работником В. на использование личного транспорта в марте 2022 года. Сумма соответствует норме и составляет 3 000 рублей ежемесячно при условии использования транспорта в течение рабочих дней. Фактическая эксплуатация за март составила 12 дней. В учете предприятия:

Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления. В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды.

Использование личного автомобиля в служебных целях: оформление и компенсация

Достаточно часто в организациях используют личные автомобили работников для выполнения служебных задач. В таких ситуациях важно правильно оформить взаимоотношения работника и работодателя. Как оформить Использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию?

Аренда организацией личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа (ст. ст. 632 и 642 ГК РФ). В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором — иные уполномоченные организацией лица.
Законное основание взаимоотношений организации и работника по этому вопросу — договор аренды автомобиля. В отличие от выплаты компенсации договор аренды позволяет отразить все особенности правоотношений сторон. Например, дополнительное страхование автомобиля от различных рисков, условия содержания и ремонта, другие права и обязанности арендатора и арендодателя.
Для оформления аренды транспортного средства необходимо придерживаться следующего алгоритма.

Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами и т.п.). Транспортный налог уплачивает собственник автомобиля, однако в договоре может быть согласовано условие частичной или полной компенсации организацией таких расходов работника.

Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами (ст. 421 ГК РФ). Однако зачастую работодатель предлагает регламентированный Правительством РФ размер компенсации, который равен 1200 руб. в месяц для автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см и 1500 руб. в месяц для автомобилей с объемом двигателя более 2000 куб. см вне зависимости от степени износа автомобиля — пробега, расхода ГСМ, ремонта и т.п. (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92). Это объясняется тем, что компенсацию в таком размере работодатель может учитывать в расходах при исчислении налога на прибыль организации.
Для оформления выплаты компенсации необходимо придерживаться следующего алгоритма.

Обратите внимание! С доходов работника в виде арендной платы организация удержит НДФЛ в размере 13 процентов. Что касается суммы компенсационных выплат, то с учетом ст. 188 ТК РФ и п. 3 ст. 217 НК РФ эти суммы не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов (расчетов суммы компенсации, документов, подтверждающих использование автомобиля в служебных целях, фактические расходы на использование автомобиля, др.).

Предоставление компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях

Вопрос: Как отражается в учете выплата компенсации за использование в служебных целях личного легкового автомобиля работника?
В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях. Размер компенсации определяется исходя из сумм ежемесячного износа автомобиля (1 100 руб.) и эксплуатационных расходов (в том числе расходы на ГСМ). Возмещение фактически произведенных за месяц эксплуатационных расходов производится в сумме, документально подтвержденной работником и утвержденной руководителем организации.
В текущем месяце общая сумма компенсации, подлежащая выплате работнику, составляет 9 000 руб. Выплата компенсации производится в следующем месяце на банковский счет работника. Автомобиль объемом двигателя 2 000 куб. см используется для управленческих нужд организации.
В целях исчисления налога на прибыль доходы и расходы признаются методом начисления. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на конец каждого календарного месяца.
Посмотреть ответ

Это интересно: Актуальные проблемы уголовного судопроизводства 2022

Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.

Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.

Единый размер выплат целесообразно устанавливать для служащих, чья деятельность связана с регулярными служебными поездками. Если сотрудник пользуется автомобилем несколько дней в месяц, а его компенсация неизменна, то могут возникнуть недопонимания с контролирующими органами.

ООО «Ибис» перечислило 23.07.2022 г. на зарплатную карту работника компенсацию за пользование собственным авто в размере 4000 рублей за июль 2022 г. Для отражения налога на прибыль выплата предоставлена по нормативу — 1500 рублей, т.к. объем двигателя личного транспорта выше 2000 куб.см. В бухучете будут отражены проводки:

Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды. За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

Подводным камнем такого соглашения является тот факт, что нанятый на время работник может настоять на принятии его в штат, и работодателя по закону обяжут это сделать. Такое может произойти, если наниматель начнет предъявлять к нанимаемому те же требования, что и к оформленным сотрудникам. Лучше составить гибкий и лояльный график работы, существенно отличающийся от условий трудового договора.

Достаточно удобно, но на выплаты существуют лимиты, и если работник в них не уложится, то часть расходов на бензин станет его заботой (если вам интересен регламент, взгляните на 264-ую статью Налогового кодекса РФ), либо он получит деньги, но вынужден будет уплатить налог.

Таким путём вы не только получите необходимые суммы на бензин, но и сможете покрыть расходы на обслуживание автомобиля, амортизацию, ведь он изнашивается от частых поездок, и продление полиса ОСАГО. Но тут вам придётся оплачивать налоги, так как подобные выплаты считаются вашим официальным доходом.

В статье 689 Гражданского Кодекса РФ записан еще один способ оформления эксплуатации личного транспорта в рабочих целях – машину можно предоставить в виде ссуды. Такой способ не предполагает никакого денежного возмещения для работника, поэтому он подойдёт участнику акционерного общества, который использует свою машину для служебных нужд, но не является рядовым сотрудником. Что это даёт:

Когда человек, не являющийся постоянным сотрудником, выполняет какие-то поручения компании и ездит при этом на личном транспорте, можно составить гражданско-правовой договор. Например, вам нужно, чтобы кто-нибудь развозил по утрам вашу рекламу – вы можете заключить соглашение с человеком со стороны. Только необходимо, чтобы водитель имел права соответствующей категории.

Для подтверждения обоснованности расходов организации на выплату компенсации за отчетный период в определенном размере необходимы соответствующие документы, в частности путевые листы, содержащие информацию о служебных поездках работника (письма Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63, от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов. А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней. Она не начисляется за время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется.

Если работник использовал личный автомобиль для служебных поездок не полный месяц (например, работал несколько дней в месяце, а остальное время был в отпуске), то и фактические расходы по использованию им личного автомобиля для служебных поездок за эти несколько дней будут значительно меньше, чем если бы он использовал автомобиль в течение всего месяца, и, следовательно, эти компенсационные выплаты будут меньше нормы (письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63). При этом имеет смысл рассчитывать размер компенсации пропорционально количеству отработанных дней в месяце.

————————————————————————-
*(1) Обращаем Ваше внимание, что если ТС, управляемое работником по доверенности, не является его личным имуществом, положения п. 3 ст. 217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ (письмо ФНС России от 13.11.2022 N БС-3-11/8304@). Кроме того, возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности ТС, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. Однако, по мнению судов, управление автомобилем по доверенности не лишает работника права на необлагаемую НДФЛ компенсацию (смотрите, например, постановления АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 N Ф07-6326/14, ФАС Уральского округа от 22.04.2014 N Ф09-1388/14).
*(2) Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
*(3) По мнению контролирующих органов, в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей, в том числе и стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, и не может быть повторно включена в состав расходов, т.е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях (письма Минфина России от 23.03.2022 N 03-03-06/1/18366, от 14.12.2022 N 03-04-06/83831, от 14.08.2022 N 03-03-06/1/52036, определение ВАС РФ от 29.01.2009 N 495/09).

Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях (т.е. НК РФ не установил специальные нормы в целях применения НДФЛ для рассматриваемой компенсации) и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ (письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47). Так, согласно ст. 188 ТК РФ выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора.

Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275, письма УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/001797@, от 04.03.2011 N 16-15/020447@, от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Работник для служебных целей использует личный автомобиль HONDA Civic, стоимостью 800000 руб., с рабочими объемом двигателя 1238 куб. см. Компенсация за износ ежемесячно – 1200 руб. Документально подтверждены расходы на бензин за декабрь в размере 4000 руб. 29.12.2022 г. ему выплачена компенсация, которая была отражена:

Иногда работа сотрудников предприятия связана с постоянными разъездами. Однако, далеко не всегда транспорт для этого предоставляется руководством компании, поскольку содержать собственный автопарк затратно. В связи с этим существует такое понятие как компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта. Чаще всего на данную выплату претендуют курьеры, личные водители руководства, персонал службы доставки, торговые представители, агенты, директора. Право на возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта регламентировано статьей 188 ТК РФ и может возникнуть даже в случае разовой служебной поездки.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Если работник управляет автомобилем по доверенности, то вопрос: облагать НДФЛ и страховыми взносами сумму компенсации или нет – является спорным. Согласно официальным разъяснениям Минфина, ФНС и Минтруда, компенсация работнику за использование автомобиля, управляемого по доверенности, подлежит обложению НДФЛ и взносами: Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-92 (в отношении страховых взносов), Письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228, от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42 и ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/[email protected] (в отношении НДФЛ). Контролирующие органы мотивируют свою позицию тем, что Трудовым кодексом предусмотрена компенсация за использование личного имущества, а по их мнению, личным считается имущество, принадлежащее работнику на праве собственности. В связи с этим не облагается взносами и НДФЛ только компенсация за использование автомобиля, собственником которого является сам работник.

Это интересно: Реквизиты для уплаты взносов на травматизм в фсс в 2022 году москва

Как Вы понимаете, в случае, если работник не является собственником автомобиля, Вам самостоятельно необходимо принять решение: включать сумму компенсации в базу для расчета НДФЛ и страховых взносов, чтобы избежать претензий контролирующих органов, или не включать. Во втором случае нужно быть готовыми отстаивать свою позицию в суде, при необходимости.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце. Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Когда сотрудник устраивается на работу, зная, что ему предстоит использовать для выполнения должностных инструкций свой личный транспорт, он должен знать, что навязывать ему какие-либо условия или размеры выплат будущий работодатель не вправе. Трудовой кодекс напрямую говорит о том, что в этом отношении должно быть достигнуто обоюдное согласие, после чего конкретные условия оплаты и сроков перечисления средств прописываются в трудовом договоре.

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Для признания расхода в виде компенсации работнику за использование личного автомобиля необходимо документальное подтверждение использования транспортного средства в интересах организации. Для этих целей, по мнению Минфина России, могут использоваться путевые листы (Письмо от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406).

В текущем месяце общая сумма компенсации, подлежащая выплате работнику, составляет 9000 руб. Выплата компенсации производится в следующем месяце на банковский счет работника. Автомобиль объемом двигателя 2000 куб. см используется для управленческих нужд организации.

Заметим, что гл. 23 НК РФ не содержит норм (размеров) компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не содержит порядок их определения для целей налогообложения НДФЛ (освобождения от налогообложения). Следовательно, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ, т.е., учитывая положения ст. 188 ТК РФ, не облагаются НДФЛ суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора. Данную точку зрения поддерживает Минфин России (Письма от 30.04.2015 N 03-04-05/25434, от 20.04.2015 N 03-04-06/22274).

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) этого имущества, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях. Размер компенсации определяется исходя из сумм ежемесячного износа автомобиля (1100 руб.) и эксплуатационных расходов (в том числе расходы на ГСМ). Возмещение фактически произведенных за месяц эксплуатационных расходов производится в сумме, документально подтвержденной работником и утвержденной руководителем организации.

Выплаты физическому лицу, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не являются объектом обложения страховыми взносами (часть 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). То есть выплаты работникам, связанные с арендой транспортного средства, не облагаются страховыми взносами .

2. Компенсировать использование личного транспорта сотрудникам целесообразно в том случае, когда суммы компенсации ненамного превышают нормы расходов, учитываемые при расчете налога на прибыль и при УСН, то есть 1 200 – 1 500 рублей в месяц. Если же выплаты более значительные, то работодателю стоит задуматься над альтернативными вариантами решения «транспортного вопроса», например, либо . Их мы обязательно рассмотрим в следующих статьях.

Вместе с тем, судя по тому, что разрешается еженедельное (даже ежемесячное) составление путевого листа , организация может самостоятельно решить, исходя из характера разъездов, каким образом заполнить путевой лист, чтобы соблюсти требование об указании маршрута (в рассматриваемом случае — по факту, поскольку конкретный маршрут не известен).

На необходимость включения в состав реквизитов путевого листа маршрута поездки указывается и Минфином России . По мнению главного финансового ведомства, подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Yandex_partner_id = 143121; yandex_site_bg_color = «FFFFFF»; yandex_stat_id = 2; yandex_ad_format = «direct»; yandex_font_size = 1; yandex_direct_type = «vertical»; yandex_direct_border_type = «block»; yandex_direct_limit = 2; yandex_direct_title_font_size = 3; yandex_direct_links_underline = false; yandex_direct_border_color = «CCCCCC»; yandex_direct_title_color = «000080»; yandex_direct_url_color = «000000»; yandex_direct_text_color = «000000»; yandex_direct_hover_color = «000000»; yandex_direct_favicon = true; yandex_no_sitelinks = true; document.write(» «);

Сотрудник официально не трудоустроен
Работник отказывается предоставлять подтверждающие документы по расходам, связанным с рабочими моментами, возникшими во время эксплуатации автомобиля
Есть подтверждение тому, что машина использовалась не по служебным делам, а в интересах сотрудника, в таком случае директору нет причин что-либо возмещать
Какой-либо из документов утерян, соответственно приложить как подтверждение к расходам нечего

Налоговая говорит о том, что на основании Трудового кодекса ,автомобиль должен быть личным и принадлежать на правах собственности, тогда не нужно снимать НДФЛ и страховые взносы, соответственно случай с доверенностью не попадает, но судебная практика показывает обратное, оказывается все же четкого понятия в Законе как личное имущество не прописано, поэтому личным может считаться любое имущество на законном праве, в том числе и по доверенности.

Во-первых, необходимо заключить трудовой договор с сотрудником, в котором предусмотреть, что его личный автомобиль будет использоваться в служебных целях.
Во –вторых можно составить договор аренды, согласно которого организация арендует у работника его авто.
В-третьих, подпишите договор на разовое оказание услуг по перевозке, если эта услуга не будет носить постоянный характер.

необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
времени использования личного транспорта в служебных целях;
объема средств, выделенных учреждению на ведении деятельности.

Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и н буду отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами.

Федеральным государственным гражданским служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем (п. 4 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563):

Необходимость заключения дополнительного договора;
Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС;
Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник;
Вознаграждение сотруднику облагается .

На нашем форуме очень часто встречаются вопросы о том, как оформить отношения с сотрудником, который использует личный автомобиль в служебных целях и какие налоговые последствия имеет тот или иной вариант оформления. Три года назад мы опубликовали статью, подробно отвечающую на такие вопросы (см. « »). Однако с тех пор статья несколько устарела. Во-первых, ЕСН был заменен страховыми взносами. Во-вторых, появились новые разъяснения и судебная практика, связанные с данным вопросом. Статья, которую мы сегодня предлагаем вашему вниманию, учитывает все эти изменения.

Для этого необходимо письменное соглашение с работником, что предусматривает статья 188 Трудового кодекса РФ. Можно прописать соответствующее условие в отдельном пункте трудового договора. Или заключить к нему дополнительное соглашение. В любом случае нужен приказ о выплате компенсации за амортизацию с подписью сотрудника.

Чтобы доказать, что организация компенсирует работнику «служебный» износ личного автомобиля и возмещает фактические расходы по эксплуатации, а не выплачивает ему дополнительный доход, необходимы подтверждающие документы (письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 13.04.2007 № 14-05-07/6, Постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2014 № Ф09-2371/14). Так,

Денежная компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

наименование объекта, модель, идентификационный номер;
для каких целей предполагается его эксплуатировать;
документы, подтверждающие право собственности на описываемый предмет;
оценочная стоимость объекта на дату оформления договора;
планируемый срок (период) эксплуатации;
при каких условиях соглашение прекращает свое действие;
величину компенсационной выплаты владельцу используемого объекта;
условия и порядок оплаты возмещения.

Но передача автомобиля по доверенности не означает перехода прав собственности. И в ситуации, когда сотрудник управляет автомобилем по доверенности, он не является его личным имуществом. По крайней мере, по мнению Минтруда. А значит, оснований для освобождения от обложения взносами компенсационных выплат за передоверенный автомобиль нет.

В силу Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ расходы, связанные с выплатой компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, отражаются по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ. Таким образом, учет расчетов по данной выплате следует вести с использованием счета 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции N 157н ).

Это интересно: Выплаты многодетным семьям в московской области в 2022 году

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Если брать во внимание положения налогового законодательства Российской Федерации, то можно сказать, что в соответствии с нормами статьи 217 Налогового кодекса России все виды компенсаций с использованием работником его автомобиля не подлежат обложению налоговым бременем. В целях освобождения от налогов в компании обязаны быть документы и иные сведения, которые будут подтверждать то, что машина принадлежит работнику.

Можно заключить в целях получения денежной компенсации договор аренды автотранспортного средства. В этом случае организация либо компания платит работнику арендную плату, а не компенсацию за использование машины. Заключается в соответствии с установленными законодательными гражданско-правовыми нормами договор аренды между работником и работодателем в простом письменном виде.

В данном документе прописываются сведения о том, для каких своих трудовых либо должностных обязанностей он использует автотранспортное средство. К заявлению прикладываются такие сведения, как копия ПТС, копия свидетельства о государственной регистрации машины. Важно! Возмещение расходов обязано быть подтверждено определенными документами, такими как чеки, квитанции, счета. Особенности оформления условия о компенсации за использование ТС и возмещение расходов, понесенных в ходе его эксплуатации обязательно должны быть задокументированы. Это крайне важно, так как в случае правовых проблем с работодателем можно обратиться в судебный орган с исковым заявлением.

Это пример денежных компенсаций, но в отдельных случаях по соглашению сторон он может быть выше. Если говорить о гражданских служащих, то решение о выплате им денежных компенсаций принимается руководителем организации в течение десяти дней с того момента, когда было получено соответствующее разрешение от работника.

Можно использовать не только трудовой договор, но и по закону дополнительное соглашение к нему. Регламентируется это статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации. В данном нормативно-правовом акте описывает принцип использования машины, компенсация за износ, амортизацию ТС.

Компенсации за использование личного авто в служебных целях

Напомним, что компенсации – это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 Трудового кодекса). Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются (письмо Минфина России от 21 ноября 2022 г. № 03-03-06/1/68362).

Затраты на эксплуатацию личного транспорта в служебных целях компенсируются работнику. Для покрытия расходов необходимо документальное оформление необходимости использования личного транспорта и подтверждение произведенных затрат. Возмещение расходов производится только работнику предприятия.

Следует заметить также, что в качестве транспортного средства, которое может использоваться на работе, рассматриваются: легковой автомобиль, мотоцикл, грузовое авто. Применяя установки Трудового кодекса, организация может возместить работнику траты на ГСМ, эксплуатацию его транспорта.

подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;

свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;

обосновывающие расчет суммы компенсации;

подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Если для сотрудника утверждено фиксированное возмещение затрат — 3000 рублей в месяц, а из 21 рабочего дня маршрутные листы составлены лишь на 17, то сумма выплаты, не облагаемая НДФЛ, рассчитывается:
3000 руб. / 20 х 17 = 2550 рублей. Так считают одни представители контролирующих органов. Однако другая сторона утверждает, что сумму компенсации необходимо выплачивать независимо от фактического количества дней пользования автомобилем.

Использование личного автомобиля в служебных целях 2022 компенсация

Все должно быть правильно оформлено в соответствии с бухгалтерским и налоговым учетом. Есть три основных способа закрепить в виде договора использование автотранспорта сотрудника: Эксплуатация личного автомобиля работника в служебных целях подразумевается его трудовым договором с организацией.

Работодатели в современной России не привыкли компенсировать использование личного автомобиля своих подчиненных. Если пишут в размещении вакансии на будущую работу «амортизация и ГСМ оплачивается отдельно», то зачастую по истечении несколько месяцев работы отказывают в оплате амортизации и ГСМ за пользованием личным транспортным средством.

Служащему полагается компенсация за использование имущества, если только между ним и нанимателем не было заключено соглашение о безвозмездном пользовании. Чтобы эксплуатация имущества сотрудника в интересах работодателя признавалась законной, нужно оформить такие отношения. Законом разрешается:

Рассмотрим, какая предусмотрена компенсация затрат за использование авто работником. В связи с необходимостью использования личных автомобилей в производственной деятельности законодательно урегулированы вопросы возмещения затрат, защищающих как работников, так и работодателей.

договориться о компенсации затрат, имеющих отношение к эксплуатируемому имуществу.
подписать договор ссуды (безвозмездной эксплуатации – компенсация и арендная плата не положены);
заключить договор аренды имущества (выплачивается арендная плата);

Компенсация за использование личного авто в служебных целях освобождается от налогообложения в пределах установленных правительством норм

В рассмотренном примере в трудовом договоре с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере 50 тыс. руб. в месяц. Компенсация выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. В связи с этим возникли вопросы: облагается ли данная выплата НДФЛ и страховыми взносами? Как она учитывается при исчислении налога на прибыль?

В то же время при использовании личного имущества работнику выплачивается компенсация за износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16 ноября 2006 г. № 03-03-02/275).

Необходимо также учитывать, что выплаты, осуществленные организацией за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется либо эксплуатируется не в служебных целях, в целях налогообложения прибыли не учитываются и подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

При определении налоговой базы по НДФЛ следует учитывать, что глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, соответственно, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ необходимо руководствоваться положениями ТК РФ (письмо Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-04-06/6-47). Так, выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).

В Письме Минфина России № 57 от 21.07.92 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» регламентированы месячные нормированные показатели компенсации, величина которых зависит от мощности транспортного средства. При объеме двигателя до 2 л, она составляет 1200 рублей, а для мощных авто, сумма увеличивается до 1500 рублей.

Сумма компенсации за эксплуатацию личного авто для реализации предпринимательских задач работодателя может быть постоянной или расчетной величиной. Порядок расчетов должен быть отражен в трудовом договоре и в распорядительной документации по предприятию. При установлении конкретной величины компенсации, информацию об ее размере следует указать в соглашении, в приказе и в расчетном листе.

По условиям трудового договора компания должна ежемесячно выплачивать сотруднику 4000 рублей в качестве компенсации за использование его личного авто в служебных целях. В ноябре 2022 года работник 14 дней находился на больничном. Для проведения расчета компенсационной выплаты необходимо определить величину денежной суммы, начисляемой за день работы. Она составляет 4000 / 21 = 190,48 рублей, где 21 — количество рабочих дней в ноябре. Сотрудник работал в ноябре 21 — 14 = 7 дней. За этот период ему полагается компенсация 190,48 х 7 = 1333,36 рублей.

Отдельной статьей расходов рассчитываются и выплачиваются амортизационные затраты владельца транспортного средства. Оплата услуг страховой компании, возмещение ущерба третьим лицам при ДТП, мойка машины и чистка ее салона компенсируются работодателем при условии ее эксплуатации по договору аренды. В такой ситуации все расходы будут выплачиваться от имени нанимателя.

Работодатель не вправе навязывать наемному работнику условия использования его личного транспорта и порядок проведения взаиморасчетов. Он должен заранее уведомить соискателя о необходимости эксплуатации его автомобиля для выполнения обязанностей, возлагаемых должностной инструкцией. Трудовой Кодекс регламентирует обязательства руководителя компании включить условия предоставления транспорта и порядок проведения расчетов и выплат компенсационного характера в трудовое соглашение. Наниматель обязан выплачивать компенсационные выплаты сотруднику за понесенные им затраты в сфере: