Правила обработки персональных данных на сайте

Политика конфиденциальности на сайте: кому нужна и как оформить

Большинство сайтов содержит раздел «Политика конфиденциальности». Это незаметная ссылка, которую обычно располагают в подвале страницы. Владельцы сайтов размещают её неслучайно: они защищают себя от штрафа и блокировки Роскомнадзором. Позаботьтесь о ней тоже, если на вашем сайте есть корзина или форма обратной связи.

Брать согласие с посетителей сайта — недостаточно. Важно не передавать сведения третьим лицам и физически защитить их от утечки. Установите пароли к компьютерам и серверам, где храните информацию. Ограничьте к ним доступ своих сотрудников без необходимости. Бумажные документы храните в сейфе.

Роскомнадзор заблокировал сайт на время проверки. Политики конфиденциальности на сайте не обнаружилось. Владелец «Горящих туров» получил два штрафа: за отсутствие политики конфиденциальности и отказ удалить данные пользователя. Он заплатил 75 000 рублей.

Владелец сайта берёт у каждого посетителя согласие на сбор, обработку и хранение персональных данных. Подписывать документ на бумаге — затруднительно, из-за этого сайт растеряет всех посетителей. Поэтому есть способ проще — выложить на сайт специальный документ.

1. Пользователи сами выкладывают свои данные в открытый доступ. Например, пишут ФИО и телефон на площадке для объявлений.
2. Пользователи отправляют только ФИО.
3. Вы получаете персональные данные только для исполнения конкретного договора с клиентом. Например, на сайте киносалона открыта онлайн-запись на платную встречу с режиссером. Посетитель оставляет имя, телефон и электронную почту. После мероприятия эти данные удаляются.

Критически важно перейти на протокол SSL всем сайтам, где есть информация первой и второй категории (подробнее о категориях информации можно узнать здесь). Это, например, данные банковских карт, логины и пароли от аккаунтов, формы с указанием полного имени и адреса и прочее.

На любые данные найдётся тот, кто их обрабатывает — то есть делает все те вещи, которые описаны в соглашениях на обработку ПД (вы наверняка это знаете, если когда-нибудь читали подобные документы). А именно сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение. Человек, обрабатывающий ПД, называется оператором персональных данных. Он несёт ответственность за незаконную обработку ПД и может быть как юридическим, так и физическим лицом.

Обратите внимание, что не все данные являются персональными сами по себе, но их совокупность позволяет им приобрести такой статус. Например, если пользователь укажет только своё имя, то этого явно не хватит для идентификации его личности. А вот имя и e-mail уже дают более полноценное определение. В то же время такие сведения, как номер телефона или ИНН, сами по себе уже являются ПД, так как при наличии доступа к соответствующей базе данных они позволяют получить полную информацию о человеке.

Многие из нас постоянно регистрируются на разных ресурсах в Сети, подписываются на рассылки, заполняют формы и оставляют комментарии. Все эти действия так или иначе подразумевают сбор персональных данных. Мы расскажем, как обрабатывать персональные данные пользователей сайта и при этом избежать серьёзных нарушений и штрафов.

1. Наименование оператора обработки персональных данных. Если сайт принадлежит ИП или просто физическому лицу — указать ФИО, если юридическому лицу — название компании и ИНН.
2. Адрес оператора: юридический (для юридических лиц) или фактический (для физических лиц).
3. Список собираемых данных: ФИО, почта, телефон, файлы-cookies, паспортные данные и другое. Список должен быть максимально полным и подробным.
4. Цель сбора данных. Обязательно укажите, для чего будут использоваться ПД. Собирайте только необходимые данные.
5. Сроки обработки данных. Персональные данные после их использования по назначению подлежат удалению. Их обработка возможна только в течение ограниченного времени.
6. Факт привлечения третьих лиц к обработке данных. Сюда относятся также различные партнёрские программы, например партнёрская программа REG.RU. Если вы приводите новых клиентов в другую компанию, то она является третьим лицом, которое будет обрабатывать ПД.
7. Свои контактные данные. В реквизитах политики конфиденциальности укажите контакты, по которым с вами можно связаться. Такая информация будет полезна для ваших клиентов, если они захотят удалить или изменить свои персональные данные.
8. Меры обеспечения безопасности данных. Расскажите клиентам, что их персональные данные хранятся на защищённых серверах, располагающихся на территории России (да, по закону хранить данные российских граждан можно только на серверах, находящихся в РФ).

В соответствии со статьей 22 ФЗ «О персональных данных», оператор персональных данных до начала обработки таких данных должен направить соответствующее уведомление в Роскомнадзор. В той же статье перечислен ряд исключений, когда такое уведомление необязательно. Среди них есть и исключения, применимые к онлайн-коммерции.

На обработку персональных данных необходимо получать согласие субъекта персональных данных. Однако из этого правила есть исключение – если персональные данные обрабатываются только для целей исполнения договора, заключенного с этим субъектом. Руководствуясь этим исключением, многие пренебрегают получением согласия. Однако необходимо учитывать, что в большинстве случаев исполнением договора обработка персональных данных не ограничивается.

Мы крайне не рекомендуем использовать «типовую» политику, найденную на просторах интернета или даже специальные он-лайн конструкторы, поскольку почти наверняка такие документы не будут учитывать специфику и все нюансы ваших бизнес-процессов, а значит, будут содержать недостоверные сведения, касающиеся способов и целей обработки персональных данных вашей организацией.

В соответствии с требованиями 152-ФЗ, любые лица, осуществляющие обработку персональных данных при помощи сайта, должны разместить на этом сайте в общедоступном режиме политику обработки персональных данных. В политике, среди прочего, необходимо указать категории персональных данных, которые вы обрабатываете, способы и цели их обработки, способы защиты данных, а также каким образом субъект персональных данных может изменить или удалить эти данные.

Даже если на сайте есть только форма подписки на рассылку, где нужно оставить e-mail, или форма обратной связи, пользователь все равно передает вам персональные данные, не говоря уже о случаях, когда вы принимаете интернет-заказ или исполняете онлайн договор на оказание услуг.

Когда клиент подписался на новостную рассылку на сайте, оформил заказ на маркетплейсе или оставил заявку на тест-драйв авто, он сообщил как минимум своё имя, номер телефона или email. Это основание запросить и получить согласие на обработку персональных данных.

Получить согласие на обработку можно в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения. Например, чекбоксом — пунктом, в котором пользователь должен поставить галочку. Предустанавливать её нельзя: субъект персональных данных должен сам выразить согласие. Разместить чекбокс нужно во всех формах, в которых собирают персональные данные.

Понятие персональных данных и правила их обработки содержатся в федеральном законе №152-ФЗ «О персональных данных». Согласно ему, персональные данные — это «любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)».

Регулятор вносит сведения в реестр операторов персональных данных в течение 30 дней с даты поступления уведомления. Когда вы начнёте обрабатывать данные и потребуются какие-либо изменения, нужно будет сообщить о них Роскомнадзору. Также нужно будет уведомить, если вы прекратите собирать и обрабатывать данные.

Не забывайте получать согласие на обработку персональных данных, даже если это кажется избыточным. Самые частые нарушения, за которые штрафуют операторов: компании обрабатывали данные без согласия владельцев или объём запрошенных данных не соответствовал целям обработки. Эти нарушения приводят не только к штрафам, но и к утечкам.

За нарушение законодательства в области персональных данных статьей 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность в виде административного штрафа в размере до 75 000 рублей в зависимости от вида нарушения. Если нарушений несколько, то штрафы по ним будут суммироваться и максимально могут достигать 295 000 рублей.

В данном документе Роскомнадзор рекомендует указывать следующую информацию:

1. Общие положения, в которых указывается назначение Политики и основные понятия, используемые в ней, перечисляются основные права и обязанности оператора и субъекта (-ов) персональных данных.
2. Цели сбора персональных данных.
3. Правовые основания обработки персональных данных (например, уставные документы, договора и т.д.).
4. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных.
5. Порядок и условия обработки персональных данных.
6. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным.
7. Также необходимо указать информацию о возможности отзыва физическим лицом согласия на обработку персональных данных.

Таким образом, практически любая информация, указанная на сайте пользователем, будь то информация, указанная при регистрации или заполнении формы на сайте (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование/профессия, адрес, семейное, имущественное, социальное положение и другое), попадает под действие ФЗ № 152.

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных. — п. 1 ст. 3 ФЗ № 152.

С этой целью под каждой формой ввода данных на сайте необходимо разместить текст «Нажимая на кнопку, я даю согласие на обработку своих персональных данных». Также здесь необходимо предусмотреть ссылку на «Политику в отношении обработки персональных данных», разработанную и размещенную на вашем сайте.

Как; ужесточились требования к; работе с; персональными данными в; 2022; году

Одним словом, речь идет о любых данных, по которым можно идентифицировать человека. Следовательно, если вы каким-то образом получаете такие данные в любом сочетании, то являетесь оператором персональных данных. Фактически любой владелец сайта — оператор персональных данных, так как он размещает на своем ресурсе форму обратной связи, форму регистрации и др.

• Молчание или бездействие ни при каких обстоятельствах нельзя расценивать как согласие на обработку ПД.
• Согласие на обработку ПД, разрешенных для распространения, оформляется отдельно. Оператор обязан обеспечить субъекту ПД возможность определить перечень персональных данных по каждой категории, указанной в согласии на обработку.
• В согласии на обработку ПД, разрешенных для распространения, можно установить запреты на передачу этих персональных данных неограниченному кругу лиц, а также запреты на обработку или условия обработки данных неограниченным кругом лиц. Оператор не вправе отказать в этом случае.

• осуществляется на основании федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения ПД и круг субъектов, данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия оператора;
• осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект ПД;
• осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания ПД;
• необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта ПД, если получение согласия невозможно;
• необходима для доставки почтовых отправлений, для осуществления операторами электросвязи расчетов с пользователями услуг связи за оказанные услуги, а также для рассмотрения претензий пользователей услугами связи;
• осуществляется в целях профессиональной деятельности журналиста либо в целях научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта ПД;
• осуществляется в отношении данных, подлежащих опубликованию в соответствии с федеральными законами, в том числе ПД лиц, замещающих государственные должности, должности государственной гражданской службы, ПД кандидатов на выборные государственные или муниципальные должности.

Минцифры предложило еще больше усовершенствовать законодательство в сфере персональных данных и регламентировать политику обработки обезличенных данных. Необходимость таких мер связана с тем, что уже сейчас стали доступны технологии, позволяющие деобезличивать данные и определять по ним конкретного человека.

Например, на сайте Microsoft этот документ называется заявление о конфиденциальности. Обратите внимание на то, что в нем есть пункт «Файлы cookie и аналогичные технологии»: если вы их используете, то об этом тоже нужно предупреждать. А вот на сайте Adidas текст согласия на обработку ПД располагается прямо с формой регистрации, при этом ссылка ведет на политику конфиденциальности компании.

Как начинающему бизнесу работать с персональными данными

Законодательство в сфере персональных данных действительно строгое, за его нарушение могут оштрафовать на несколько десятков и даже сотен тысяч рублей. Если компании и предприниматели собирают информацию о клиентах, они считаются операторами персональных данных и должны работать с этими данными по определенным правилам.

1. Список персональных данных, которые вы обрабатываете.
2. Перечень субъектов, с чьими данными вы работаете.
3. Перечень третьих лиц. Третьи лица для оператора — это компании, которым вы поручаете обработку персданных, или компании, с которыми вместе обрабатываете данные для общих целей. Например, фирмы, которые предоставляют вам какие-либо услуги на аутсорсинге. Подавать список третьих лиц в Роскомнадзор не нужно, но при проверке ведомство может про него спросить.

Проблема в том, что в законе нет точного списка, что считать персональными данными. Некоторые суды полагают, что ими могут быть ФИО человека, его паспортные данные, адрес, номера телефонов. При этом сами по себе ФИО, адрес и номер телефона могут не быть персональными данными: ФИО могут повторяться, по адресу могут регистрироваться разные люди, номер телефона может перейти к другому абоненту, если расторгнут договор на оказание абонентских услуг.

Просто так собирать, хранить или передавать данные третьим лицам нельзя. Сначала нужно подготовить условия, чтобы информация накапливалась в безопасном месте и никуда не утекала. А еще получить у субъекта персональных данных разрешение на сбор и обработку информации о нем. Без его согласия никакую персональную информацию хранить нельзя, иначе оператора привлекут к ответственности.

Вы хотите ежедневно обрабатывать персональные данные пользователей интернет-магазина: ФИО, номера телефонов, адреса доставки посылки и технические данные вроде IP-адресов , сведений об используемом браузере и cookies. Вся эта информация относится к конкретному человеку, прямо и косвенно, и позволяет его идентифицировать. Об этом нужно уведомить Роскомнадзор.

Как взять согласие на обработку персональных данных

GDPR требует, чтобы все европейские компании прозрачно показывали пользователю, как они обрабатывают информацию о его поведении на сайте. В целом мало отличается от российского закона о персональных данных и похожих законов в других странах: Украине, Беларуси, Казахстане.

Составьте соглашение о работе с персональными данными клиентов . Соглашение разрешает вам собирать, хранить и использовать персональные данные. В этом документе пользователь может прочитать ваши правила работы с контактной информацией и узнать, как отозвать свое согласие на обработку.

• Контакты оператора: наименование компании или ФИО для физического лица, адрес местонахождения.
• Цели обработки. Обычно это информирование пользователя посредством отправки электронных писем и SMS-уведомлений или предоставление доступа пользователю к информации, сервисам и материалам, содержащимся на веб-ресурсе.
• Перечень персональных данных, которые поддаются сбору. Учтите, что данные и цели сбора должны совпадать. Например, если в цели обозначено только информирование по электронной почте, то берём у пользователя только email и имя.
• Перечень действий по работе с персональными данными: что планируется делать с полученной информацией. По закону, данные можно собирать, записывать, систематизировать, накапливать, хранить, уточнять (обновлять, изменять), извлекать, использовать, передавать (распространять, предоставлять доступ), обезличивать, блокировать, удалять, уничтожать.
• Срок действия согласия пользователя, а также условия отзыва. Как пользователь может изменить или отозвать согласие на обработку.
• Если в процессе работы с персональными данными принимает участие другое юридическое лицо, в соглашении указывается его наименование и адрес.

Персональные данные помогают персонализировать общение с клиентами и настроить рекламу в разных каналах. В большинстве случаев предоставлять персональную информацию выгодно пользователям — так они могут автоматически авторизовываться на сайте и получать уникальные предложения.

1. Составьте соглашение о работе с персональными данными клиентов.
2. Разместите соглашение на сайте в общем доступе.
3. Разместите уведомление о сборе cookies и данных незарегистрированных пользователей.
4. Добавьте в каждую форму на сайте пустой чек-бокс для согласия на передачу данных.
5. Настройте работу с персональными данными внутри компании.
6. Локализуйте хостинг и хранение данных на российских ресурсах.

Статья 10

1. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. Оператор обязан обеспечить субъекту персональных данных возможность определить перечень персональных данных по каждой категории персональных данных, указанной в согласии на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.

14. Субъект персональных данных вправе обратиться с требованием прекратить передачу (распространение, предоставление, доступ) своих персональных данных, ранее разрешенных субъектом персональных данных для распространения, к любому лицу, обрабатывающему его персональные данные, в случае несоблюдения положений настоящей статьи или обратиться с таким требованием в суд. Данное лицо обязано прекратить передачу (распространение, предоставление, доступ) персональных данных в течение трех рабочих дней с момента получения требования субъекта персональных данных или в срок, указанный во вступившем в законную силу решении суда, а если такой срок в решении суда не указан, то в течение трех рабочих дней с момента вступления решения суда в законную силу.

4. В случае, если из предоставленного субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, не следует, что субъект персональных данных согласился с распространением персональных данных, такие персональные данные обрабатываются оператором, которому они предоставлены субъектом персональных данных, без права распространения.

12. Передача (распространение, предоставление, доступ) персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, должна быть прекращена в любое время по требованию субъекта персональных данных. Данное требование должно включать в себя фамилию, имя, отчество (при наличии), контактную информацию (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес) субъекта персональных данных, а также перечень персональных данных, обработка которых подлежит прекращению. Указанные в данном требовании персональные данные могут обрабатываться только оператором, которому оно направлено.

10. Оператор обязан в срок не позднее трех рабочих дней с момента получения соответствующего согласия субъекта персональных данных опубликовать информацию об условиях обработки и о наличии запретов и условий на обработку неограниченным кругом лиц персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.

Сбор персональных данных и подготовка документации для их обработки: как избежать типовых нарушений Закона № 152-ФЗ

Как правило, основанием для обработки персональных данных служит либо требование законодательства РФ, либо согласие на обработку персональных данных. Как показывают результаты последних проверок Роскомнадзора – основного регулятора в области защиты персональных данных в России, одной из распространенных ошибок компаний является неправильная организация сбора данных. Обычно проверяющие в этой области чаще всего фиксируют следующие типовые нарушения:

Еще один широко распространенный и не менее важный вид нарушений связан с документацией в области обработки персональных данных. Дело в том, что для полного соответствия требованиям Закона № 152-ФЗ и подзаконных актов организациям нужно иметь огромное количество документов, в иерархии которых не просто разобраться. Как показывают результаты проверок Роскомнадзора, компании допускают три основных нарушения в этой области:

Как же сформировать полный комплект документов, чтобы пройти проверку без нареканий со стороны представителей регулятора? Работа с персональными данными в любой организации начинается с верхнеуровневого документа, определяющего общие требования, то есть политики. При ее разработке полезно изучить рекомендации Рекомендации Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 31 июля 2022 г.

• отсутствует большая часть необходимой документации;
• документация не актуализируется на постоянной основе (например, при изменениях процессов обработки персональных данных);
• не заполняются типовые формы документов (перечни, журналы и др.) в соответствии с внутренней документацией организации.

Список внушительный, не говоря о том, что в этой колонке я не рассматриваю документы по защите персональных данных по требованиям ФСТЭК и ФСБ России. Но и это еще не все: организациям, в которых планируется проверка Роскомнадзора, также следует обратить внимание на подготовку справок по различным вопросам. Например, это может быть информация по обработке данных уволенных работников, справка об обработке биометрических данных и не только. Например, в моей практике был случай, когда компании пришлось подготовить суммарно порядка 200 справок по разным вопросам обработки персональных данных. Так что этот вопрос лучше продумать заранее.

Оператор персональных данных обязан прекратить распространение (передачу, предоставление, доступ) персональных данных по требованию субъекта персданных. Для этого гражданин должен написать заявление об отзыве согласия на их распространение. В таком заявлении должны быть указаны (п. 12 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ):

Все перечисленные выше новые правила обработки персональных данных полностью распространяются на процесс обработки персональных данных работников работодателями. Это означает, что для распространения персональных данных работников (например, для размещения их на сайте работодателя) при приеме на работу или после заключения трудового договора придется брать с работника дополнительное согласие на распространение его персональных данных. В противном случае персональные данные работника можно будет передать только при наличии условий, когда согласие работника на их передачу не требуется. Подробнее об этом читайте здесь.

Субъект персональных данных наделен правом самостоятельно выбирать, какие именно персональные данные и на каких условиях может распространять оператор, получивший к ним доступ. Это правило закреплено в п. 9 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ. Например, он может разрешить опубликовать только его фото и Ф. И. О., а дату рождения запретить публиковать. Либо он может разрешить передачу персональных данных третьим лицам, но только при условии, что они являются сотрудниками той же компании, в которой работает он сам.

Требования к содержанию нового согласия на распространение персональных данных устанавливаются Роскомнадзором (п. 9 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). На данный момент документ еще не утвержден, он находится на этапе общественного обсуждения, а текст проекта доступен на портале проектов нормативных актов.

Если субъект персональных данных самостоятельно разместил в общедоступном месте (например, в соцсетях) свои персональные данные, взять их оттуда для дальнейшей обработки и распространения не получится. Дело в том, что теперь это прямо запрещено законом. Каждое лицо, обрабатывающее или распространяющее размещенные самим субъектом персональные данные, должно доказать законность их обработки. Таким образом, даже в этом случае понадобится письменное согласие субъекта персданных на обработку и/или распространение его персональных данных (п. 2 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ). Раньше такие персональные данные считались общедоступными, не нужно было получать дополнительное согласие на их распространение.

Новые правила обработки и распространения персональных данных с 1 марта 2022 года

В согласии гражданин вправе установить запрет на передачу (кроме предоставления доступа) своих общедоступных данных неограниченному кругу лиц. Это значит, что если в согласии будет установлен подобный запрет, то третьи лица будут иметь доступ к личным данным физлица, но не смогут их передавать другим лицам для дальнейшего использования, обработки и распространения.

7. Неправомерная (без соответствующего согласия) обработка и распространение общедоступных персональных данных, равно как и отказ от их удаления из общего доступа по требованию граждан, влечет штраф для ИП и должностных лиц организаций от 10 000 до 20 000 рублей, а для организаций – от 60 000 до 100 000 рублей.

Получение такого согласия автоматом и по умолчанию также не допускается. В этих целях закон прямо установил правило, согласно которому молчание или бездействие физлица ни при каких обстоятельствах не может считаться согласием на обработку его персональных данных, разрешенных для распространения (ч. 8 ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Одновременно будут увеличены штрафы и за саму обработку персональных данных без получения соответствующего согласия в письменной форме (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ). Сейчас обработка персональных данных без согласия гражданина грозит физлицам штрафом в размере от 3 000 до 5 000 рублей, должностным лицам – от 10 000 до 20 000 рублей, а организациям – от 15 000 до 75 000 рублей. Такие же штрафы назначаются и за обработку персональных данных с нарушением требований к составу сведений, включаемых в согласие.

Информацию об условиях обработки и о наличии запретов в отношении общедоступных сведений оператор персональных данных обязан публиковать не позднее 3 рабочих дней с момента получения согласия на обработку и передачу таких данных неограниченным кругом лиц (п. 10 ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

• перечень информации, которую собирает и обрабатывает сайт: персональные данные, иные сведения (например, информация, собираемая в автоматическом режиме: IP, cookie и др.);
• цель сбора персональных данных и для чего они будут использоваться (например, для маркетингового исследования и др.);
• требования к защите ПДн, включая случаи, когда персональные данные могут быть переданы третьим лицам;
• изменения персональных данных (пользователь должен иметь возможность редактировать свои данные);
• изменение Политики (как правило, владелец вносит изменения без предварительного уведомления и одновременно для всех пользователей, поэтому последним следует периодически просматривать Политику).

С 1 июля 2022 г. увеличиваются административные штрафы за нарушение порядка работы с персональными данными (регулирует этот порядок Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», а Кодекс об административных правонарушениях содержит санкции за нарушение работы с данными). До 1 июля 2022г. статья 13.11 КоАП РФ состоит из одного общего состава и предусматривает ответственность для лица, которое с нарушением закона:

2) Если вы обрабатываете персональные данные без письменного согласия лица, когда такое согласие требует закон (к примеру, собирает и хранит специальные персональные данные – информацию о здоровье, политических взглядах, вероисповедании)или обрабатываете персональные данные с нарушением требований к составу сведений, включаемых в согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных (как вариант — не указал третьих лиц, которым будут переданы персональные данные). Ответственность – штраф:

Под каждой формой ввода данных на сайтах и в мобильных приложениях (форма регистрации, заявки, обратной связи и т.д.) разместить текст «Нажимая на кнопку «УКАЗАТЬ НАЗВАНИЕ КНОПКИ», я даю свое согласие на обработку персональных данных», где текст «согласие на обработку персональных данных» является ссылкой на сам документ. Смысл в том, чтобы пользователь не мог отправить свои персональные данные без согласия на их обработку. В согласие нужно включить условия, которые установила часть 4 статьи 9 Закона о персональных данных. Например, наименование и адрес оператора, который получает согласие; цель обработки персональных данных; их перечень.

1. Пользовательское соглашение, где прописаны: общие условия использования сайта, ответственность владельца сервиса, как защищаются права на сайт и его контент, разрешение рассылок пользователям различных уведомлений, порядок разрешения споров. Пользовательское соглашение – это договор присоединения, который принимается пользователем без оговорок в полном объеме. Пользовательское соглашение позволяет заранее урегулировать возможные конфликтные ситуации, связанные с тем, какой объем услуг и в каком порядке будет получать пользователь. Кроме того, этот вариант подойдет, если физические лица размещают на сайте организации или предпринимателя какую-либо информацию от своего имени. Пользовательское соглашение позволит владельцу сайта модерировать такую информацию.
2. Публичная оферта на дистанционную продажу товаров, в которой изложены условия и порядок заключения договора купли-продажи товара через интернет-магазин – мы уверены, что этот документ у вас давно есть на сайте и с ним нет никаких проблем;
3. Политика конфиденциальности, которая описывает порядок обработки ПДн в связи с заключением а) договора на использование сайта по пользовательскому соглашению и б) договора купли-продажи по оферте. Утверждается приказом владельца сайта и размещается в офисе на видном месте, на сайте и в мобильном приложении в общем доступе. Проще всего это реализовать, вставив ссылку на документ в футер.

Согласие на обработку персональных данных

При приёме на работу работодатель должен заручиться согласием соискателя на обработку его ПД. Если целью сбора и обработки ПД является исполнение установленных законом требований, оператор вправе свободно собирать и обрабатывать индивидуальные сведения. В частности, принимая на работу сотрудника в рамках трудового договора, организация должна знать его имя и фамилию, возраст, место регистрации, контактный телефон, уровень образования.

Как правило, такой документ работодатель подписывает практически с каждым работником – субъектом ПД, чьи данные он собирается обрабатывать. В данном случае лучше перестраховаться, чем иметь дело с Роскомнадзором. При этом принцип добровольности никто не отменял: субъект ПД вправе передать лишь те сведения, которые сочтёт необходимыми. Об исключениях из этого правила сказано ниже.

• копии документов сотрудника (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом(ы) об образовании);
• фотография;
• кадровые документы (трудовая книжка, трудовое соглашение, приказы);
• бухгалтерские документы (расчётные листки по зарплате);
• прочее (резюме, результаты психологического тестирования и т.п.).

Оператор имеет право обрабатывать (т.е. собирать, предавать, записывать, хранить) только те персональные данные, на которые получено письменное согласие субъекта ПД. Если раньше ПД, размещённые человеком в открытом доступе, разрешалось использовать без предварительного согласия на то их обладателя, то с принятием закона № 152-ФЗ подобные «вольности» стали недопустимы: теперь оператор должен доказать правомерность их обработки. Иначе можно «налететь» на солидный штраф.

• пользоваться информацией, дающей возможность установить принадлежность ПД конкретному лицу;
• кроме обезличенных данных, предоставлять третьей стороне сведения, позволяющие идентифицировать гражданина;
• деобезличивать сведения, кроме случаев, когда речь идёт о защите жизни и здоровья граждан.

Согласие на; обработку персональных данных в; интернет-магазине: правила настройки; готовый шаблон

Причём некоторые данные считаются персональными не сами по себе, а в сочетании друг с другом. Например, по имени, фамилии и отчеству нельзя точно идентифицировать человека, а в сочетании с адресом — можно. Но, чтобы не разбираться в комбинациях, проще считать все эти данные персональными и работать с ними правильно.

По закону просто так собирать персональные данные нельзя. Надо получить осознанное согласие пользователя (то есть потребовать от него действия, а не просто уведомить) и дать ему знать, как именно его данные будут использоваться. И, конечно, правильно хранить эти данные. Рассказываем, как это делать.

1. Пропишите на сайте «Политику конфиденциальности» — это документ, где вы говорите, какие данные собираете, как храните и используете. Его стоит разместить на отдельной странице.
2. Во все формы сбора данных на сайте добавьте чекбокс со ссылкой на «Политику». Пользователь должен сам поставить галочку в чекбоксе, чтобы продолжить. Иначе оформить заказ или подписаться на рассылку (или совершить другое действие с предоставлением персональных данных) он не сможет.

Оферта
Это разновидность договора, где прописываются важные условия работы магазина: доставки, оплаты, возврата. Когда пользователь делает покупку в вашем магазине, он автоматически принимает условия оферты. Это в тексте тоже должно быть прописано. Оферту нужно разместить на отдельной странице сайта.

Мало просто добавить на сайт правильный документ и чекбоксы. Данные, которые вам доверил клиент, надо правильно хранить. И не просто потому, что того требует закон. Вряд ли из ваших клиентов захочется, чтобы их адрес, телефон или другие личные данные оказались в открытом доступе. И они вполне могут пожаловаться, если заподозрят, что утечка данных произошла у вас.

На ответственного за обеспечение безопасности персональных данных возлагаются функции администратора безопасности при обработке персональных данных оператором. Ответственный за обеспечение безопасности персональных данных действует в соответствии с утверждённой инструкцией.

Положение об обработке и защите персональных данных является одним из основных локальных актов оператора и определяет для каждой цели обработки таких данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения таких данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.

Данным приказом утверждается список должностей работников, доступ которых к персональным данным необходим для выполнения их служебных обязанностей. Ответственный за организацию обработки персональных данных проводит обучение назначенных данным приказом работников.

Правила осуществления внутреннего контроля устанавливают регламент проверки соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных, установленных законодательством о персональных данных и принятыми в соответствии с ним локальными актами оператора.

Информированное согласие пользователя обычно включает в себя: сведения об операторе, цели обработки персональных данных, виды обрабатываемых данных, кому персональные данные могут передаваться. Текст информированного согласия размещается под формами сбора персональных данных на сайте вместе со ссылкой на Политику конфиденциальности.

Если вы не назначите ответственного за обработку ПД или не составите список тех, кому разрешен доступ — это тоже нарушение. Получится, что вы просто так передали данные третьим лицам — а это незаконное распространение, за которое положена уголовная ответственность: штраф до 200 000 рублей, принудительные работы до двух лет, арест до четырех месяцев.

Когда вы обеспечили защиту данных, собрали пакет документов и уведомили Роскомнадзор, можно, наконец, начать работать с персональными данными. Чтобы все было по закону, нужно получать согласие от каждого человека, чьи персональные данные вы собираете. По закону о защите персональных данных 152-ФЗ каждый ваш клиент или сотрудник будет субъектом персональных данных и должен быть в курсе, что вы собираете и храните информацию о нем.

Положение об обработке и защите персональных данных. Этот документ нужно показывать тем, кто лично подписывает с вами согласие на обработку персональных данных. В положении о персональных данных прописывают цель и сроки обработки и хранения данных, порядок их уничтожения.

1. Обеспечить аутентификацию, чтобы к данным имели доступ только те, у кого есть на это право.
2. Поставить серверы с данными в защищенном месте, чтобы посторонний не мог войти в помещение и подключиться к серверу напрямую.
3. Установить антивирусные программы, межсетевые экраны и другое ПО, которое должно защитить от угроз.
4. Использовать для защиты информации ПО, сертифицированное ФСТЭК — оно считается безопасным. Например, такой сертификат есть у антивируса от «Лаборатории Касперского». Если используете ПО собственной разработки,
   можно получить на него сертификат самостоятельно.

Модель угроз безопасности. Этот документ показывает, какие опасности угрожают вашей системе хранения и обработки персональных данных. Его нужно составлять обязательно — без него нельзя понять, как именно вы обязаны защитить свою систему. При составлении нужно ориентироваться на базовую модель от ФСТЭК.

Сбор персональных данных и подготовка документации для их обработки: как избежать типовых нарушений Закона № 152-ФЗ

Неудивительно, что вопросы выполнения требований в части обработки и защиты персональных данных неизменно остаются одними из самых важных для компаний. В колонке я выделю ключевые нарушения, которые допускаются при обработке персональных данных в России, и поделюсь рекомендациями, как их избежать.

Самое важное мероприятие в организации сбора данных – это основание их обработки. Если объем персональных данных соответствует требованиям законодательства, в большинстве случаев получать дополнительное согласие не придется. Исключение составляют передача данных сторонним организациям, сбор дополнительных контактных данных для проведения маркетинговых мероприятий и другие случаи, оговоренные в нормативных актах. Если же объем персональных данных не соответствует требованиям законодательства РФ, необходимо получить согласие на обработку данных.

Требуется сохранять подтверждение получения (например, лог-файл на сайте или запись телефонного звонка в случае обработки персональных данных) и доказывать факт наличия согласия при возникновении инцидента. Данные подтверждения могут храниться в течение длительного периода

До начала сбора персональных данных в организации важно определиться с целью их обработки: именно от этого будет зависеть весь процесс обработки персональных данных. Далее для выбранной цели определяется объем собираемых данных и срок их обработки. С решением последнего вопроса поможет Приказ Росархива от 20 декабря 2022 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Если же в нем не удастся найти необходимые документы, организация может определить срок обработки самостоятельно.

Существует несколько форм согласий: конклюдентное, письменное и иные (в форме галочки, по телефону и т. д.). Самый строгий тип согласия – в письменной форме, в законодательстве даже прописаны все случаи, когда их нужно получать. Среди них, например, обработка биометрических данных (подп. 1 п. 2 ст. 10 Закона № 152-ФЗ), специальных категорий персональных данных (п. 1 ст. 11 Закона № 152-ФЗ) и т. п. Если же задача организации не попадает в список особых случаев, можно использовать согласие в другой форме.

Как; работать с; персональными данными клиентов и; собирать согласия на; их; обработку

Подтверждение согласия через СМС-код или звонок. Продавец со слов клиента вносит его данные в электронную систему у кассе для участия в программе лояльности и просит клиента подтвердить свое согласие на передачу данных через СМС-код или звонок. Система автоматически отправляет клиенту код подтверждения.

Раньше при выявлении нарушений Роскомнадзор часто ограничивался предупреждением. Компания могла исправить нарушения и спокойно работать дальше. Но с учетом изменений в законе и тенденций в правоприменительной практике мы ожидаем, что Роскомнадзор будет штрафовать бизнес сразу, без предупреждения.

«Чтобы понять, нужно ли брать согласие у клиента на получение и обработку данных, достаточно ответить на один вопрос: оставил ли вам покупатель информацию, по которой вы можете его идентифицировать, даже косвенно? Если ответ „да“, вам надо запрашивать согласие на обработку этих данных. Например, клиент оставил вам свой email или телефон в заявке на обратный звонок, значит, он передал вам свои персональные данные. С согласия клиента можно эти данные использовать: перезвонить и предложить оформить заказ, отправить пуш-уведомление о скидках на старую коллекцию, отправить email-рассылку с подборкой книг в интернет-магазине и так далее. Если вы собираете данные в таком формате, что клиента невозможно идентифицировать, вам не нужно брать согласие на обработку его данных. Допустим, компания проводит анонимный опрос или публикует отзывы под вымышленными именами или без указания конкретных данных: „отзыв Алисы К.“, „отзыв нашего покупателя из Химок“, „отзыв многодетной мамы“. Еще сбор согласий не нужен в особых случаях, которые прописаны в законе. Например, закон не требует получать согласие от клиента, если его данные нужны для исполнения договора, который он уже заключил. Не нужно брать согласие на обработку адреса, если клиент заказал у вас товар и оформил доставку на дом, потому что заключен договор купли-продажи и для его исполнения вам необходим адрес доставки».

Сбор клиентской информации компании организуют в разных формах: оформление заказа, регистрация в личном кабинете, поле для ввода номера телефона, на который перезванивает менеджер, подписка на рассылку компании, попапы со специальными предложениями или просьбой оставить отзыв об услуге или товаре.

Галочка в чекбоксе на согласие поставлена заранее. Если у вас в форме есть чекбокс, заполнение которого подтверждает согласие на обработку данных, нельзя автоматически делать его отмеченным. Клиент должен вручную поставить галочку, иначе это нарушение закона: согласия в явной форме не было.

Наказания за неправильную работу с персональными данными постоянно ужесточаются. Раньше бизнесу грозил один штраф — до 10 тыс. рублей, но с 2022 года их стало больше. Например, за работу без политики обработки данных компании получают штраф до 30 тыс. рублей, ИП — до 10 тыс. рублей. Кроме того, Роскомнадзор накладывает денежные санкции и за другие нарушения:

Вот простой пример. Алина продаёт мыло ручной работы. Она запустила одностраничный сайт и разместила фото всех товаров. Чтобы клиентам было удобнее, на сайте есть форма для обратного звонка. Покупатели оставляют номер телефона, Алина перезванивает, уточняет заказ и договаривается о доставке. В этом случае Алина — оператор персональных данных, хоть и запрашивает только телефон.

Политика обработки персональных данных — ещё один документ, который проверяет Роскомнадзор. Он содержит общие правила сбора, обработки и хранения информации о пользователях. Фактически документ более подробно раскрывает согласие. Строгих требований для политики нет, но вы можете использовать рекомендации Роскомнадзора .

Будьте осторожны с конструкторами сайтов. Обычно они используют собственные зарубежные хостинги, даже если работают с полной поддержкой русского языка. В таких случаях лучше заранее уточнять, где находятся серверы. Если Роскомнадзор обнаружит, что сервер с вашим сайтом расположен за рубежом, сайт заблокируют, а вам могут выписать штраф (о размерах мы рассказали в последнем разделе).

Максим недавно открыл барбершоп. До сентября 2022 года он просто давал рекламу и привлекал новых клиентов. Персональные данные Максим не обрабатывал. Когда появилась постоянная аудитория, барбершоп ввёл программу лояльности — скидочные карты. Чтобы их оформить, клиенты оставляют фамилию, имя и номер телефона. Так Максим стал оператором персональных данных.