Образец инструкции по кадровому делопроизводству 2022 год

Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Образец инструкции по кадровому делопроизводству 2022 год». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

1. Список реквизитов обновился. В ГОСТе теперь отсутствует реквизит «идентификатор электронной копии документа». Появились:
   • реквизит наименования подразделения, разработавшего документ, вынесено отдельной строкой;
   • реквизит грифа ограничения доступа;
   • реквизит отметки об электронной подписи.
2. Уточнены требования к оформлению. Разъяснены положения по:
   • нумерации страниц;
   • использованию шрифта;
   • отступам и межстрочным интервалам;
   • возможности оформления документов на обеих сторонах листа;
   • простановке печати, которая не должна затрагивать подпись.
3. ГОСТ уточняет требования к заверению копий. Если ее нужно направить во внешнюю организацию, в ряду реквизитов указывается слово «Верно», сведения о заверившем копию (должность, подпись и расшифровка), строчкой ниже — дата заверения и информация о месте хранения подлинника с печатью компании.
4. Раздел «Бланки» дополнен форматом А6, определены правила применения двуязычных бланков.
5. В раздел с приложениями включены образцы титульного листа, бланка подразделения, письма на двух языках, приведены реквизиты для их оформления..

• общий — в части деятельности предприятия в целом;
• кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
• секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
• электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.

ГОСТы по делопроизводству

• делопроизводство — деятельность по документированию, документообороту, оперативному хранению и использованию документов учреждения;
• официальный документ — созданный учреждением, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансово-хозяйственной деятельности — не позднее двух лет со дня его совершения.
За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в течении трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт.
Первый экземпляр приказа остается на хранение в Управлении в деле приказов.
4.12.1. До применения взыскания должно быть затребовано от работника Общества объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего — нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная записка пишется собственноручно, в одном экземпляре.
4.12.2. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения Общества на основании объяснительной записки работника Общества. Руководитель структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки генеральному директору Общества или директору СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, для рассмотрения и резолюции. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.

3.1. Приказом (распоряжением) оформляется решения нормативного характера по кадровым вопросам внутренней работы Общества.
Приказ (распоряжение) оформляется на бланке Общества или на бланке унифицированной формы.
Приказ подписывается генеральным директором Общества или уполномоченным им лицом. В структурных подразделениях Общества приказ, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, подписывается руководителем структурного подразделения Общества или лицом, исполняющим его обязанности.
3.2. Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений в Обществе.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.
3.3. Акт — документ, составленный несколькими должностными лицами и подтверждающий факты, события (акт приема — передачи трудовой книжки), происходящие в обществе.
Акт оформляется на общем бланке Общества.
Акт подписывается членами комиссии по актированию и утверждается директором по персоналу Общества.
3.4. Деловая переписка — неотъемлемое средство связи с внешними организациями.
По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, письма — запросы, письма — ответы и другие.
3.5. Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника Общества.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником Общества.
Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:
общие положения;
функции;
должностные обязанности;
права;
ответственность.
3.6. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников Общества, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:
трудовые договоры;
приказы по личному составу;
трудовые книжки;
личные карточки формы Т-2;
личные дела;
лицевые счета по заработной плате.
3.7 Приказы по личному составу Общества оформляются, в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2022г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», на бланках унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.
3.8. Приказы по личному составу — это распорядительные документы, издаваемые руководителем Общества или руководителем СП, в соответствии с Уставом, по вопросам регулирования трудовых правоотношений сотрудников с администрацией.
Приказами по личному составу документируют такие процедуры кадров:
прием на работу (форма Т-1) (приложение 4);
перевод на другую работу (форма Т-5) (приложение 5);
увольнение (форма Т-8)(приложение 6);
предоставление отпусков (форма Т-6)(Приложение 7);
график отпусков(форма Т-10а) (Приложение 8);
поощрение (форма Т-11) (Приложение 9).

4. ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

5.1. Трудовая книжка работника — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2022 г. N 225 (с изменениями от 6 февраля 2022 г.)
5.2. Личное дело — совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе (досье).
5.2.1. Личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц.
5.2.2. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всего срока работы работника и дополняется документами, характеризующими трудовую деятельность.
5.2.3. В состав документов личного дела работника входят следующие документы:
внутренняя опись документов дела;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копия документов об образовании;
копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности(в случаях, предусмотренных законодательством);
характеристика или рекомендательное письмо;
заявление о приеме на работу;
трудовой договор (контракт);
копия приказа о приеме на работу.
В дальнейшем в личное дело подшиваются следующие документы в хронологической последовательности:
подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельства о рождении детей и др.);
характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и др.).
5.2.4. Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей организации — постоянно.
5.2.5. Личные дела хранятся в Управлении как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на ответственного за ведение кадрового делопроизводства работника Управления.
5.3. Журналы (книги) учета — документирование основных операций по движению личного состава. К учетным документам относятся:
личные карточки ф.Т-2;
журнал регистрации приказов по личному составу;
журнал регистрации трудовых договоров;
журнал регистрации листков нетрудоспособности;
журнал регистрации приказов на отпуск;
журнал регистрации входящей документации;
журнал регистрации исходящей документации;
трудовые книжки работников;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
5.3.1.Личная карточка работника Общества оформляется унифицированной формой Т-2 (приложение 10). Личная карточка заполняется работником Управления Общества в одном экземпляре, от руки (разборчиво), формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.)
Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника Общества должны своевременно отражаться в личной карточке.
5.3.2. работник Управления Общества в учетные журналы вносит сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, приеме на хранение трудовых книжек и их копий.
Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе Общества. Они хранятся в течении 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет.
5.4.1. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой (ст.62 ТК РФ). Заявление составляется работником в письменной произвольной форме, с точным обозначением конкретных видов документов, копии которых желает получить работник, и обоснованием соответствующего требования ссылкой на ст.62 ТК РФ, и подается не позднее, чем за три дня до даты увольнения.
5.4.2.Трудовой кодекс РФ дополнительно предусматривает обязанность работодателя выдать работнику: надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу (ч.2 ст.68 ТК РФ); трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, при расторжении трудового договора по инициативе работника (ч.5 ст.80 ТК РФ); копии любых записей, содержащих персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами (ст.89 ТК РФ).
Работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов в течение трех дней со дня подачи соответствующего заявления без требования с работника платы.
5.4.3. Удостоверение копий, связанных с работой может производится, в зависимости от вида того или иного документа, кадровой службой или бухгалтерией Общества или ОСП.

Микропредприятия, в штате которых числится до 15 человек, а годовой оборот организации не превышает 120 млн рублей, избавляются от необходимости оформлять некоторые кадровые документы. Так, согласно Статье 309.2 ТК РФ, для микропредприятия необязательны:

Обязательные кадровые документы в организации 2022 года: список и нюансы хранения

В том случае, если в штат предприятия зачисляется резидент иностранного государства, список обязательных кадровых бумаг дополняется уведомлением о подписании трудового договора с иностранным гражданином.

Список обязательных кадровых бумаг на микропредприятиях

Так, согласно Статье 5.27 КоАП РФ, юридическое лицо будет вынуждено заплатить штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей за выявленное нарушение в оформлении документа, либо же его отсутствие. Если прецедент будет зафиксирован повторно, штраф существенно увеличится, и его диапазон будет составлять от 50 до 70 тыс. рублей.

Кадровый учет и делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2022 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2022 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики.

Кадровое делопроизводство с нуля

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

Изначально его планировалось ввести в действие 08.12.2022. Однако Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2022 отсрочил это на полтора года. Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме. Хотя и является добровольным к исполнению.

Образец инструкции по кадровому делопроизводству 2022 год

1. Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Об обновленном стандарте делопроизводства

Почти вся работа с документацией ведется на компьютере. Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Однако следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной.

Такие наставники содействуют освоению трудовых обязанностей, вносят предложения по вопросам, связанным с созданием инвалиду условий для доступа к рабочему месту и с использованием дополнительного оборудованияна его рабочем месте.

Новое для кадровика в 2022 году

В новой редакции статью 11 ТК РФ предлагается читать так: «Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, не распространяются на самозанятых лиц, а также на физических лиц, вступающих в трудовые отношения с работниками в целях личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства».

Гарантии для лиц с ограниченными возможностями

Так как из-под действия трудового законодательства будут выведены лица, работающие у физических лиц, глава 48 ТК РФ будет регулировать особенности осуществления трудовой деятельности у индивидуальных предпринимателей.

1. учет и контроль рабочего времени, а также времени, отведенного сотрудникам на отпуск;
2. учет сформированных трудовых договоров, административных распоряжений и приказов;
3. персонифицированный учет штатных единиц;
4. найм работников с учетом их личных качеств, анализ их трудовой деятельности в соответствии с законодательными нормами;
5. ведение воинского учета.
6. грамотное ведение личных дел, личных карточек (ф. Т-2), трудовых книжек, больничных листов, дополнительной документации (справок о трудоустройстве; заверенных дубликатов трудовых книжек) в разрезе соответствующих законодательных норм;
7. сбор и хранение документации, актуальной при выходе подчиненных на пенсию;

Самоучитель по кадровому делопроизводству 2022 год

Помимо этого, большое значение имеет аналитическая часть работы, направленная на сбор и анализ сведений о штате, составление разнообразных отчетов в государственные органы и фонды, а также планирование. Сейчас делопроизводство находится в переходном этапе от бумажного вида к цифровому.

Кадровое делопроизводство

1. приказы и распоряжения, касающиеся работы с кадрами — о приеме на работу и увольнении, переводе, дисциплинарных взысканиях и награждениях и пр.;
2. документы по кадровому учету — личные дела и карточки работников.

Разработкой документа и контролем его выполнения заведует отдел кадров. Для того, чтобы внутренний нормативный акт компании вступил в силу, необходимо, чтобы его подписал управляющий, владелец или директор организации.

На практике работодатели часто задаются вопросом о необходимости регистрации документов и заведении специальных журналов регистрации. С юридической точки зрения, регистрации подлежит любая документация, поскольку без регистрационного номера он недействительна.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2022

При этом таковые могут несколько отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия. Но при этом опять же возможно выделить ряд стандартных, которые имеют место почти во всех случаях без исключения.

• работает по трудовому договору, то есть является наемным сотрудником;
• представляет собой единоличный орган по принятию решений от имени фирмы в соответствии с его уставом.

Если руководитель является наемным работником, его кадровая документация не отличается от документации любого другого сотрудника. На него распространяются те же правила:

• наличие трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления;
• запись в трудовой книжке.

Что такое кадровое делопроизводство и как его организовать

Главная задача — оформление всех необходимых документов в соответствии с требованиями законодательства. Наличие документов и правильность их оформления контролирует ГИТ. Полномочия этого надзорного органа перечислены в статье 356 ТК РФ.

Задачи кадрового делопроизводства

Этап 7. Приобрести сейф для хранения трудовых книжек и назначить ответственного за их хранение. В соответствии с п. 42 постановления Правительства о трудовых книжках от 16.04.2022 № 225 их бланки квалифицируются как бланки строгой отчетности, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства от 06.05.2022 № 359. БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи (п. 16 пост. Правительства от 06.05.2022 № 359).

1. Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
2. Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).

Упускать из виду кадровые вопросы нельзя ни в коем случае, ведь от них зависит не только деятельность организации, но чаще всего и судьбы работников. Стоит только представить себе, как возмущены те люди, которые не могут получить свою заслуженную пенсию или какую-либо другую выплату из-за некачественного исполнения своих обязанностей кадровиком.

Необходимые кадровые документы для ООО

Следующий обязательный документ — это правила внутреннего трудового распорядка. В них отображаются основные моменты, регламентирующие трудовую деятельность всех сотрудников предприятия. Согласно этому документу, если работник нарушает правила, описанные в документе, он может быть наказан путем привлечением его к дисциплинарной ответственности.