Сводная таблица сроки хранения некоторых кадровых документов 2022 год в таблице

Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Сводная таблица сроки хранения некоторых кадровых документов 2022 год в таблице». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

  1. 1 год:
    • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
    • данные лиц, не принятых на работу;
    • графики предоставленных отпусков.
  2. 3 года:
    • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
    • записи о трудовой дисциплине;
  3. 5 лет:
    • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
    • выписки по улучшению условий и охраны труда;
    • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
    • данные о командировках;
  4. 75 лет:
    • характеристики и личные карточки сотрудников;
    • трудовые договоры работников;
  5. 50 лет (до востребования владельцем):
    • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
  6. Постоянно:
    • коллективные договоры;
    • личные дела руководителей.

Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

Учет кадровых документов (I)

  1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
  2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
  3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
  4. Оценка документации, имеющей:
    • политическую;
    • хозяйственную;
    • научную;
    • культурную и пр. ценность

Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит. Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве

На первый взгляд трудно уловить общее в этих 2 документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.

  1. Положением о создании организации либо Уставом.
  2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
  3. Штатным расписанием на текущий год.
  4. Номенклатурой дел прошлых лет.
  5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
  6. Регистрационными формами учреждения.
  7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
  8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.
Это интересно:  Увеличиться ли пособие по уходу за инвалидом с детства в 2022

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Сфера предназначения

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2022 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2022 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Правила хранения

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

  • какие нормативно-правовые акты фиксируют сроки хранения документов в 2022 году;
  • какие сроки хранения документов должны быть установлены в организации;
  • с какой регулярностью необходимо осуществлять экспертизу ценности документов.

Сроки хранения документов

Чтобы уточнить установленные сроки нормативного хранения того или иного типа документа, работодателю может быть полезно проконсультироваться с содержанием справочной таблицы, введенной в действие на основании приказа Минкультуры № 558. Она содержит конкретные указания о количестве лет, в течение которых компания обязана обеспечивать сохранность соответствующих бумаг. Так, в отношении отдельных категорий документов эти сроки составляют:

Это интересно:  Военная ипотека в 2022 году сумма

Ключевые сроки хранения документов – 2022

В целом все документы, издаваемые компанией, могут быть разделены на две крупные группы, включающие бумаги постоянного и временного периода хранения. Так, документы, связанные с оформлением взаимоотношений работодателя с сотрудниками, то есть те, которые относятся к личному составу, стоит держать обособленно от других типов бумаг до момента, когда их нужно будет передать в соответствующий архив муниципального либо федерального подчинения. Документы, предназначенные для краткосрочного хранения, продолжительность которого не превышает 10 лет, следует держать в архиве самой компании, а после истечения этого периода их следует уничтожить согласно принятой процедуре. Что касается документов долгосрочного и постоянного периода хранения, которые нельзя уничтожать в течение 10 лет и более, их можно хранить как в самой компании, так и в сторонних архивах, которые могут быть государственными или частными. Как правило, услуги такого типа хранения являются платными.

По общему правилу документы, которые представляют в суд, компания должна хранить 5 лет с даты принятия судебного акта. Компания по своему усмотрению может определить более длительный срок хранения судебного архива.

Документацию отдела кадров хранят по-разному. Общее правило – срок хранения определяют с даты подписания документа. Если документ составили до 1 января 2022 года, хранить нужно 75 лет. Если документ издали после этой даты, срок хранения равен 50 годам.

Какие сроки хранения действуют для документов в судебном архиве компании

Доверенности на представление интересов компании хранят постоянно. Если доверенность выдали в связи с конкретным договором, ее нужно хранить столько же, сколько сам договор. Доверенность на представление интересов компании в суде хранят до завершения судебного разбирательства. Общий срок хранения доверенностей – не меньше срока исковой давности.

  • Все бланки и первичные документы – от 3 лет.
  • Данные о финансовых операциях, особенно кассовая документация – 5 лет. Счета-фактуры хранятся минимум в течение 4 лет.
  • При отсутствии лицевого счета все платежные ведомости хранятся 75 лет.

Последним пунктом будут книги учета. В них могут содержаться сведения о ценных бумагах, счетах и платёжных поручениях, реестр хозяйственного имущества, продажи товаров и услуг с НДС и без, доверенностях, основных средствах компании и т. д. Все подобные документы находятся на хранении минимум 5 лет с последней ревизии.

Раздел 4

  • 1 год
  1. Все графики, табеля, списки и журналы с учетом рабочего времени.
  2. Информация о предоставлении отпусков и их даты.
  3. Столько же длится хранение материалов о лицах, не принятых на работу.
  • 3 года
  1. Сведения о правилах поведения на рабочем месте и распорядке дня.
  2. Все данные о деятельности каждого отдельного сотрудника, особенно о занимаемых ими должностях и стаже. Документы, созданные до 2022 для личного состава, хранятся больше — 50 лет, созданные после 2022 — 75 лет.
  • 5 лет
  1. Отчеты и журналы о технике безопасности.
  2. Данные об оценках и улучшениях условий труда, медицинских осмотрах, обеспечении безопасности работников, системе управления охраной труда.
  3. Графики командировок.
  • 50 и 75 лет
  1. До востребования хранятся все трудовые книжки и прочие документы сотрудников.
  • Всё время
  1. Личные дела руководства компании.
  2. Коллективные договоры.
Это интересно:  До скольки можно шуметь в квартире в свердловской области

Годовой план и план-график приема дел в архив. Кроме Положения руководитель должен утвердить годовой план работы архива, план-график приема дел и должностную инструкцию архивиста. В годовом плане руководитель отразит, что именно архив сделает в течение 12 месяцев.

Сроки хранения документов

Если дело имеет временный срок хранения до 10 лет включительно, то сдавайте его в архив только по решению руководителя. По общему правилу, временные дела в архив не сдают. Такие бумаги храните в структурных подразделениях организации. Когда срок хранения истечет, уничтожайте документы (п. 4.2 приказа Минкультуры России от 31 марта 2022 г. № 526).

Сроки хранения документов в организации в 2022 году: таблица (скачать)

Когда сдавать личные дела уволившихся. Передавайте в архив личные дела уволившихся по общему правилу не позднее чем через три года после завершения их делопроизводства. Личное дело относится к переходящим делам, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника. Поэтому не закрывайте личное дело в конце года. Делайте это, когда поместите в дело документы об увольнении. Если компания прекратила с работником трудовые отношения в 2022 году, дело передавайте в архив в 2022 году.

  • Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
  • Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
  • Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.

    После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

    Таблица номенклатура кадровых дел 2022 – Территория закона

    На этот раз у нас было целых два повода для того, чтобы написать статью о номенклатуре дел. Во-первых, это последние месяцы года – время, официально установленное для того, чтобы составлять, уточнять и утверждать номенклатуру дел на следующий год.

  • Оцените статью
    Доступное Правовое обеспечение