Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Срок хранения документов в организации в 2022 году таблица». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Постоянно хранится достаточно внушительный перечень документов, отличающийся по составу, в нем есть корпоративные бумаги, к примеру Устав, протоколы собрания, документы об имущественных правах и прочие. Также это книги доходов и расходов, внутренние акты и гражданско-правовые договора, но не все.
Таблица сроков хранения документов в организации в РФ в 2022 году
В законе 125-ФЗ устанавливается, что архивные бумаги, которые размещаются в частной собственности, могут либо храниться самими организациями, либо же передаваться в специальные учреждения, к примеру архивы и библиотеки.
Бухгалтерские бумаги
Если срок хранения документации истек, то их необходимо уничтожить в оговоренном законом порядке, и для этого следует составить соответствующий акт, в котором будут указаны названия и количество дел, подлежащими деструкции.
Сроки хранения бухгалтерских документов в организации закреплены в Федеральном законе «О бухучете» № 402-ФЗ, а также в специальном перечне, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2022 № 558. Но некоторые данные по срокам обеспечения сохранности документации разнятся. Разберемся, зачем вообще сохранять бланки, отчеты и регистры, а также что делать, если сроки хранения по закону и по перечню не соответствуют.
Сколько бюджетной организации хранить бухгалтерские документы
Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, а также вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете. При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении будет проблематично. При любой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями.
Зачем хранить
- Назначьте ответственного за сохранность документов и первичных бланков. Пропишите обязанности в должностных инструкциях, ознакомьте ответственного сотрудника под подпись. Подписанную копию обязательно сохраните в личном деле работника.
- Закрепите в учетной политике, сколько лет хранятся бухгалтерские документы, в разрезе бланков. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом.
- Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра. Такие указания содержатся в п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ.
- Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или иное ответственное лицо. Работа с электронной документацией без ЭП не допускается.
- Документация, подлежащая передаче в архив (на хранение), должна быть подписана, прошита и пронумерована в установленном порядке.
Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных Правил работы архивов организаций». Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения.
Номенклатура дел: сроки хранения документов
Номенклатура дел (НД) должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Ниже представлена номенклатура дел в ДОУ на 2022 год с новыми сроками хранения.
Законодательное регулирование
При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных документов, которые изданы в одном календарном году. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Срок хранения номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.
Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.
Срок хранения бухгалтерских документов в организации
Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).
Зачем хранить бухгалтерские документы
Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2022 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2023 года.
В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.
Таблица сроков хранения документов в организациях в 2022 году
Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.
Основные цели проводимой экспертизы ценности документов
- Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
- Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
- Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
- Оценка документации, имеющей:
- политическую;
- хозяйственную;
- научную;
- культурную и пр. ценность
В настоящее время в нашей стране действуют несколько основных нормативных документов, которые фиксируют сроки хранения документов в 2022 году в зависимости от рода деятельности компании, ее организационной формы и других значимых факторов. Так, действующие сроки, в течение которых учреждение обязано хранить выпущенные им бумаги, определяются следующими документами:
Сроки хранения документов
Чтобы уточнить установленные сроки нормативного хранения того или иного типа документа, работодателю может быть полезно проконсультироваться с содержанием справочной таблицы, введенной в действие на основании приказа Минкультуры № 558. Она содержит конкретные указания о количестве лет, в течение которых компания обязана обеспечивать сохранность соответствующих бумаг. Так, в отношении отдельных категорий документов эти сроки составляют:
Статьи по теме
Действующее законодательство предписывает коммерческим организациям оформлять практически любое значимое действие, будь то трудовые отношения с персоналом или совершенные сделки с контрагентами, специальной документацией. При этом если в отношении некоторых таких документов организация сама принимает решение о том, как поступить с ними после завершения соответствующих процессов, то другие она обязана хранить в течение срока, установленного законом.
По общему правилу документы, которые представляют в суд, компания должна хранить 5 лет с даты принятия судебного акта. Компания по своему усмотрению может определить более длительный срок хранения судебного архива.
Компания должна хранить налоговые документы 4 года. Срок хранения считают с 1 января после окончания года или другого налогового периода, когда документ последний раз понадобился для определения сумм налоговых отчислений. При этом ФНС издала распоряжение, в котором установила новые сроки хранения отчетов и других документов в самой налоговой.
Сколько хранить доверенности
Плательщики налога на прибыль обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы, для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок
- кодексы профессиональной этики;
- типовые номенклатуры дел;
- списки паролей к компьютерной технике, на которой хранится личная информация;
- формы первичных бумаг;
- нормативы по труду;
- перечни тех профессий, которые связаны с тяжелыми или вредными условиями занятости;
- планы эвакуации;
- списки детей, имеющихся у сотрудников.
Таблица сроков хранения документов в организации в РФ в 2022 году
До того, как организация будет ликвидирована, необходимо сохранять описи бумаг, которые выставлены организацией на аукционы или торги при приобретении земель или недвижимости, но в целом весь документальный набор должен передаваться в архивы при закрытии компании.
По налогам
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Изъятие или уничтожение документов допустимо только после налоговой проверки в периоде, когда у них истёк срок хранения. Решение о дальнейшей судьбе данных принимает не руководство компании, а специальная комиссия. Она и занимается размещением документов в архивах.
Срок хранения документов в организации в 2022 году: таблица
Ответственность за хранение несёт сотрудник, назначенный главным бухгалтером, даже если официально в компании нет такой должности. Он будет также следить за тем, чтобы изъятие и уничтожение документов происходило по всем правилам, описанным в законодательстве.
Особые правила
За разъяснениями сначала следует обратиться к закону «О бухгалтерском учёте» — с ним можно ознакомиться по этой ссылке, а после к перечню из этого приказа Министерства Культуры. Первый поясняет, что все документы бухучёта хранятся от 5 лет, но не сообщает о том, есть ли зависимость типа информации. Там же идёт указание на приказ Министерства культуры, где сроки хранения зависят от вида данных внутри документа.
4. Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения…»
Росархив предложил для общественного обсуждения проект приказа «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (ID проекта — 01/02/07-19/00092945).
Росархив разработал новый перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения
В разработанном перечне, в частности, учтено общее правило о сроке хранения документов по личному составу в 50 или 75 лет. Например, трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении предлагается хранить 50/75 л. ЭПК (п. 435).
- 1 год – для месячной отчетности;
- 3 года – для квартальных отчетов о поступлении валютных средств и платежах;
- 4 года – для счетов-фактур;
- 10 лет – договора, акты о продаже движимого имущества.
- 15 лет – иски, судебные решения и приказы.
- 25 лет или постоянно – уставные документы.
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов в 2022 году
Сроки для кадровой документации определяются Перечнем. Они варьируются от 12 месяцев до 50 (75) лет. Есть дела, которые следует сохранять постоянно, то есть пока юридическое лицо осуществляет свою деятельность.
Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету
Обратите внимание! Передавать на архивное хранение нужно бумаги, срок хранения которых составляет более 10 лет. Остальные документы можно хранить на рабочем месте. Это в равной степени касается и бумажных носителей.