Сохранность данных бухгалтерского учета в течении

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» установлено, что документы об определении амортизации основных сре дств хр анятся постоянно.

В соответствии с п. 2 ст. 259.1 НК РФ сумма начисленной за один месяц амортизации при применении линейного метода в отношении объекта амортизируемого имущества определяется как произведение его первоначальной стоимости и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования.

С учетом требований ст. 252 НК РФ срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества).

Одновременно сообщаем, что в соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Согласно пп . 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Срок хранения бухгалтерских документов

Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи, с чем не исключено их выцветание. Окна первого или цокольного этажа целесообразно оборудовать металлическими решетками, кроме того, лучше установить в архиве металлическую дверь. Такие меры позволят избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

Обработанные первичные документы текущего месяца комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются описью для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

  • на отгрузку – четыре года со дня окончания квартала, в котором он зарегистрировал в книге покупок этот счет-фактуру и отразил в декларации по НДС вычет налога;
  • на аванс – четыре года со дня окончания квартала, в котором он зарегистрировал этот счет-фактуру в книге продаж и отразил в декларации по НДС восстановление налога, принятого к вычету при перечислении аванса. Если покупатель не принимал НДС с аванса к вычету, то авансовый счет-фактуру можно не хранить.
  • на отгрузку – четыре года со дня окончания квартала, в котором он зарегистрировал в книге продаж этот счет-фактуру и отразил в декларации по НДС начисление налога;
  • на аванс – четыре года со дня окончания квартала, в котором он зарегистрировал этот счет-фактуру в книге покупок и отразил в декларации по НДС вычет налога, исчисленного при получении аванса.
  • 10 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов, относящихся к одному налоговому периоду;
  • 30 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов за несколько налоговых периодов;
  • 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы.

Хранение документов бухгалтерского учета

В соответствии со ст. 21 указанного Закона документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов.
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ст. 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц — от 300 до 500 рублей.
Следует учитывать, что обязанность хранения документов бухгалтерского учета организации предусмотрена также и налоговым законодательством РФ.
Согласно ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Кроме того, ст. 24 НК РФ определяет налоговых агентов и их обязанность по хранению документов бухгалтерского учета и отчетности. Налоговыми агентами признаются лица, на которых в соответствии с НК РФ возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему Российской Федерации. Налоговые агенты обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.
В отношении отдельных организационно-правовых форм законами и подзаконными актами установлен особый порядок хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.
Например, в Законе «Об акционерных обществах» определен порядок хранения документов бухгалтерского учета (ст. 89). Акционерное общество обязано хранить следующие документы:
документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
внутренние документы общества;
годовые отчеты;
документы бухгалтерского учета;
документы бухгалтерской отчетности;
заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
проспекты эмиссии, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с федеральными законами РФ.
Общество хранит документы по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.
Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» определяет порядок и сроки хранения данных документов. Общество обязано хранить документы, подтверждающие права общества на находящееся на его балансе имущество образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения управленческих документов — в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утв. Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г., документы бухгалтерского учета общества хранятся не менее 5 лет, отчеты независимых оценщиков — не менее 5 лет, документы бухгалтерской в отношении сводной и годовой отчетности — постоянно, квартальной — не менее 5 лет, месячной отчетности — не менее года.

Указанным Положением определен и порядок хранения документов акционерных обществ:
организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом;
организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества;
документы с грифом «Коммерческая тайна» должны находиться на хранении в сейфах;
передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале;
хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности — также главным бухгалтером общества;
все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества;
подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества;
документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света;
бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании. Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.
В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.
Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.
В правоприменительной практике возникают споры, связанные с хранением документов бухгалтерского учета и отчетности (Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 18.06.2009 по делу N А79-7427/2008).

Это интересно:  Дети чернобыльца после 18 лет льготы

1, 2. Комментируемая статья устанавливает требования к хранению первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
Порядок хранения документов определен Положением о документах и документообороте, согласно которому первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
Особенность хранения бланков документов денежных расчетов предусмотрена Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Бланки документов хранятся в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня место хранения бланков документов опечатывается или опломбировывается.
В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязанность обеспечить сохранность архивных документов возложена на организации всех форм собственности. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В соответствии со ст. 50 ФЗ «Об ООО» общество с ограниченной ответственностью обязано хранить следующие документы:
документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.
Общество хранит документы, предусмотренные ФЗ «Об ООО», по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества.
Общество по требованию участника общества обязано обеспечить ему доступ к документам, в течение трех дней со дня предъявления соответствующего требования участником общества указанные документы должны быть предоставлены обществом для ознакомления в помещении исполнительного органа общества. Общество по требованию участника общества обязано предоставить ему копии указанных документов. Плата, взимаемая обществом за предоставление таких копий, не может превышать затраты на их изготовление.
В соответствии со ст. 28 Федерального закона от 14 ноября 2002 г. N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» унитарное предприятие обязано хранить документы, включающие:
документы, подтверждающие права унитарного предприятия на имущество, находящееся на его балансе;
внутренние документы унитарного предприятия;
аудиторские заключения, заключения органов государственного или муниципального финансового контроля.
При ликвидации унитарного предприятия документы передаются на хранение в государственный архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
3. В соответствии с комментируемым положением ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности возлагается на руководителя организации (см. комментарий к ст. 18 ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Следует учитывать, что нормативное регулирование ответственности за хранение документов, предусмотренное ФЗ «О бухгалтерском учете», вступает в противоречие с Порядком хранения документов, определенным Положением о документах и документообороте, в соответствии с которым сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.
При сопоставлении данных документов по юридической силе следует сделать вывод, что применяется норма федерального закона и ответственным за организацию хранения документов, бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель. При рассмотрении данного вопроса следует учесть, что ответственность несет не только руководитель, но и сама организация.
Так, нарушение обязанности по хранению указанных документов влечет риск привлечения к налоговой ответственности по ст. 126 НК РФ.
Непредставление в установленный срок налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет взыскание штрафа в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ.
Непредставление налоговому органу сведений о налогоплательщике, выразившееся в отказе организации представить имеющиеся у нее документы, предусмотренные НК РФ, со сведениями о налогоплательщике по запросу налогового органа, а равно иное уклонение от представления таких документов либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями, если такое деяние не содержит признаков нарушения законодательства о налогах и сборах, предусмотренного ст. 135.1 НК РФ, влечет взыскание штрафа в размере 5 тыс. рублей.
Судебная практика неоднозначно рассматривает вопрос привлечения налогоплательщика к ответственности за отсутствие документов бухгалтерского учета.
Так, в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 31 августа 2009 г. N А17-6799/2008 определено следующее.
Как установлено судом, на момент истребования у общества отсутствовали первичные бухгалтерские документы и иные документы, запрошенные налоговым органом в ходе проведения выездной налоговой проверки. Отсутствие документов связано с уничтожением их в результате произошедшей аварии системы отопления в помещении архива.
Доказательства, свидетельствующие о ненадлежащем хранении обществом документов, утрате документов по его вине и о наличии реальной возможности представить документы по требованию налогового органа, в материалах дела отсутствуют.
Учитывая изложенное, суд пришел к выводу о том, что вина общества в совершении правонарушений, предусмотренных пунктом 2 статьи 120 и пунктом 1 статьи 126 Кодекса, отсутствует, а следовательно, не имеется оснований для привлечения предприятия к налоговой ответственности по указанным статьям.
Как видно из материалов дела, предприятие было освобождено от ответственности вследствие аварии, уничтожившей документы.
Другая позиция сформулирована в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 15 октября 2008 г. N Ф04-6370/2008(13802-А03-41).
Как следует из материалов дела, инспекцией была проведена выездная налоговая проверка общества по вопросам правильности исчисления, полноты и своевременности внесения в бюджет налогов, в том числе налога на добавленную стоимость (далее — НДС) за период с 01.01.2004 по 31.12.2005, НДФЛ — за период с 01.01.2004 по 04.02.2007.
В ходе проверки обществу направлено требование от 06.02.2007 N 4471 о представлении регистров бухгалтерского и налогового учета, а также первичных документов в срок до 19.02.2007, которое не было исполнено в связи со сменой местонахождения общества и ошибочной перевозкой документации в другое место.
На основании акта с учетом возражений Инспекцией принято решение от 29.12.2007 N РА-27-12 о привлечении общества к налоговой ответственности за совершение налогового правонарушения, предусмотренного пунктом 1 статьи 122 Налогового кодекса Российской Федерации за неуплату (неполную уплату) НДС, в виде штрафа в сумме 91891 рубля; статьей 120 Налогового кодекса Российской Федерации за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения — в виде штрафа в сумме 15000 рублей (применительно к заявленным требованиям).
Указанным решением обществу предложено уплатить недоимку по НДС на сумму 3870848 рублей, пени по НДС в сумме 298512 рублей 93 копеек; уменьшен предъявленный к возмещению НДС в сумме 115706 рублей.
Материалами дела подтверждается, что обществом в материалы дела не представлено доказательств, свидетельствующих о выполнении им обязанности по хранению регистров бухгалтерского учета в течение установленных сроков, не было представлено доказательств принятия мер к восстановлению утраченных документов, чем были грубо нарушены правила учета доходов, расходов и объектов налогообложения.
В данной ситуации налогоплательщик не предпринял никаких мер по восстановлению документов учета, вследствие чего судом привлечение к ответственности признано правомерным, в рассмотренном деле судом была определена обязанность налогоплательщика по восстановлению документов бухгалтерского учета.
Исходя из неоднозначности судебной практики, оптимальным вариантом было бы хранение копий документов бухгалтерского учета и отчетности в виде электронных или копий, позволяющих восстановить документацию в короткие сроки.

ВниманиеСегодня существуют архивные компании, которые предлагают услуги по внеофисному хранению документов и сопутствующее обслуживание архива в специально оснащенных и круглосуточно охраняемых архивных хранилищах. Поэтому можно передать бухгалтерскую и налоговую документацию на внеофисное хранение специализированной компании.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Согласно ему, должны храниться:

  • годовая бухгалтерская отчетность — постоянно, квартальная — в течение пяти лет, а месячная — в течение одного года;
  • документы учетной политики — пять лет;
  • первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета — пять лет при условии проведения проверки (ревизии).

Высший Арбитражный Суд РФ Решением от 21 февраля 2012 г. № 14589/11 оставил без удовлетворения заявления о признании недействующим названного приказа в той его части, которой на акционерные общества и другие коммерческие организации, неподведомственные федеральным органам госвласти, возлагаются обязанность по хранению документов, перечисленных в упомянутом перечне, с указанием сроков хранения.

Первичные учетные документы, составленные в электронном виде, следует сохранять вместе с сертификатами ключей подписи, с документами, подтверждающими статус этих сертификатов, и со средствами, которые дают возможность работы с электронными документами и электронной подписью.

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, которое утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1983 г. № 105 (далее – Положение № 105), первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До этого они должны находиться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью уполномоченных лиц.

Итак, сроки хранения первичных документов у их владельцев до передачи документов в архив — одна из существенных их характеристик. Названные процедуры регламентируются различными нормативными актами. Например, согласно пункту 8 статьи 23 НК РФ необходимо в течение трех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и прочих документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. Другие общие положения содержит ФЗБУ согласно пунктам 1 и 2 статьи 17 организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее -пяти лет рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Правила организации государственного архивного дела, хотя и несколько устаревшие, детализируют указанные положения. Ниже приводятся отрывки из Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения , утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88 г. [c.347]

Это интересно:  Измениния в статье 322 3 в 2022 году

Сроки хранения документов бухгалтерского учета должны быть установлены в правилах документооборота, утверждаемых в соответствующей организации при принятии учетной политики. Документооборот (правила создания или получения документов от других организаций, принятие документов к учету, их обработка и передача в архив) может регулироваться соответствующим локальным актом. [c.366]

После накопления на жестком диске документов за определенный период производится их копирование на внешний носитель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители могут переноситься и неиспользуемые документы временного срока хранения. Это особенно актуально для бухгалтерских документов, которые занимают заметное место в общем объеме документации учреждения. Минимальный срок их хранения установлен Федеральным законом О бухгалтерском учете — пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии, При этом для документов постоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимо уделять сохранности носителя информации. (Например, если документы копируются на дискеты, магнитную ленту, сменный жесткий диск — эти носители следует защитить от возможного магнитного воздействия — плотно упаковать, положить в сейф и т.п.). Обязательное условие — проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации. [c.327]

В соответствии с этим Перечнем к документам со сроком хранения 1 год относят подтверждения сальдо по взаимным расчетам к документам со сроком хранения 3 года — квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению квартальных бухгалтерских балансов и отчетов, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, контрольные книги, журналы и ведомости, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы и ряд других документов к документам со сроком хранения 5 лет — Главные книги и журналы, а также акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним к документам со сроком хранения 10 лет т- годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационной комиссии по рассмотрению сличительных ведомостей и другие материалы по инвентаризации зданий и сооружений, книги и картотеки по учету зданий и сооружений. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться (75 — В) лет, где В — возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы. [c.15]

Факты хозяйственной жизни, которые не представляется возможным зафиксировать документально в момент их свершения (различные потери товарно-материальных ценностей из-за усушки, утруски, рас-пыла, улетучивания и т. п., результатом которых является изменение физических объемов, их хищения и пр.), в целях подтверждения достоверности данных текущего бухгалтерского учета устанавливаются в процессе проведения инвентаризации. При этом показатели, зафиксированные в первичных учетных документах, сверяются с фактическим наличием отдельных объектов в местах их хранения. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации. [c.18]

В соответствии с п. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

  • Бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам – пост.
  • Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним — пост.
  • Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) — 5 лет.
  • Регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) — 5 лет при условии проведения проверки (ревизии).
  • Счета-фактуры — 4 года.
  • Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах — пост.
  • Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним. Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов — 5 лет.
  • Реестры сведений о доходах физических лиц, ведомости на выдачу дивидендов — 75 лет.
  • Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения — пост.

Перечень содержит сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность». Именно этот документ определяет обязательные для всех организаций сроки хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

При переносе убытков на будущее в целях налогообложения прибыли согласно п. 4 ст. 283 НК РФ налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи с чем не исключено их выцветание. Окна первого или цокольного этажа целесообразно оборудовать металлическими решетками, кроме того, лучше установить в архиве металлическую дверь. Такие меры позволят избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

Срок сохранности данных бухгалтерского учета

«Первичка» по приобретенному имуществу . Документы на приобретение основных средств и нематериальных активов нужно сохранять вне зависимости от срока полезного использования этих объектов. Ведь бумаги нужны для подтверждения первоначальной стоимости для целей исчисления амортизации, а также налога на имущество. Кроме того, без «первички» фирма не сможет подтвердить стоимость имущества при его продаже. Причем это касается как основных средств, так и прочего имущества. Поэтому бумаги нужно хранить четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали (периода, в котором имущество списали с баланса или продали (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Специальное требование для убыточных компаний . Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 Налогового кодекса. Убытки можно учитывать 10 последующих лет.

Так как входной НДС по товарам принят к вычету в 3 квартале 2022 г., а налоговый период по НДС — квартал, четырехлетний срок хранения счета-фактуры отсчитывается с 01.10.2022, то есть с квартала, следующего за кварталом, в котором входной НДС был принят к вычету. Соответственно, счет-фактуру нужно хранить по 30.09.2023 включительно.

Таким образом, первичные учетные документы, обосновывающие сумму дебиторской задолженности, характеризуют стоимость выбывающих имущественных прав, то есть сумму расхода. Поэтому и отсчет срока хранения таких документов нужно заново начинать с момента списания безнадежного долга. Если же уничтожить документы раньше срока, компания потеряет право признать в расходах безнадежные долги, поскольку не сможет подтвердить налоговикам их сумму.

Списание безнадежной дебиторской задолженности. Нужно хранить четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.

Прием документации должен быть тоже задокументирован. Для этого делается соответствующая запись в специальном регистрационном журнале. Графы регистра раскрывают информацию о фактическом поступлении бумаг (количество, наименование и индексы дел, ответственные и дата передачи).

Какие сроки применять в работе? Представители ведомств определили, что никакой путаницы в вопросе нет и быть не может. В налоговом законодательстве речь идет только о той документации, которая участвует при исчислении налогообложения. А бухгалтерская — при составлении проводок и финансовой отчетности. В теории все просто. Но как на практике разделять документы на налоговые и бухгалтерские, непонятно.

Правила работы с первичкой следует определить в зависимости от вида документов. Например, первичные бланки могут быть оформлены не только на бумажных носителях. Электронная форма становится все популярнее. Для каждой категории бумаг разработайте индивидуальный алгоритм на хранение первичной бухгалтерской документации и ее обработку.

По общим рекомендациям, в компании следует определить ответственного работника, в обязанности которого будет входить ведение архивного дела. Для обеспечения сохранности обычно отводится отдельное помещение, соответствующее требованиям безопасности. Архивная комната или склад оборудуется стеллажами, шкафами или даже сейфом. Например, если в архиве хранятся бланки строгой отчетности.

Электронные формуляры хранятся в ином порядке. Но все же индивидуальные правила хранения первичной бухгалтерской документации компания определяет самостоятельно. Общие рекомендации содержатся в новом ФСБУ (Приказ Минфина № 256н). Нормативы закреплены в Приказе Минкультуры № 558.

Обратите внимание: сроки, установленные в Перечне, нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Это записано в пункте 2.9 Указаний по применению Перечня, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Указания). Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 году, начинается с 1 января 2009 года.

Это интересно:  Сколько раз могут звонить коллекторы по новому закону 2022

В этом случае налоговый вычет по НДС произведен ранее. И отсчет срока хранения счета-фактуры ведется с марта 2014 г. То, что материал передан в производство в более поздние сроки, отражается только на ­производственном процессе, а не на подтверждении права вычета по НДС.

При этом целесообразнее составлять отдельные акты на группы документов, уничтожаемых разными способами: с помощью шредера, огня, сдачи в качестве вторсырья. Наиболее «ценные» документы, содержащие конфиденциальную информацию (их обычно меньшинство) лучше уничтожать самостоятельно и безвозвратно (например, сжигать или ­шредировать), а основную массу можно и на вторсырье отдать.

Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании. При значительных объемах документации целесообразно выделить специальное место под архив или даже арендовать отдельное помещение, куда перевезти обработанные документы, которые уже не используются в текущей работе.

Имейте в виду, что истребовать документы фир­мы налоговики могут только за три последних года, а хранить их вы обязаны четыре года. А это значит, что оштрафовать вашу фирму по статье 120 НК РФ за отсутствие бухгалтерских или налоговых документов за последний (четвертый) год налоговики не вправе.

Сроки хранения и порядка уничтожения бухгалтерских документов

Статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.

Данная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности – это изучение документов на основании критериев их практической ценности, с целью определения сроков хранения, для отбора их на постоянное хранение и выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; проводится ежегодно.

Административный штраф в данном случае может назначаться как за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП – 300-500 руб.), так и за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП – 2000-3000 тыс. руб.).

В конце акта на уничтожение может быть сделана запись об утверждении описи дел по личному составу организации за все указанные в акте годы. Акт о выделении документов к уничтожению составляется в организации только после проведения полной научно-технической обработки документов.

Такими документами могут быть «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный 25.08.2010 г. Федеральной архивной службой России (или более ранний – утвержденный 06.10.2000 – для дел, сформированных за период действия данного перечня), отраслевые перечни и перечни научно-технических документов или федеральный закон. В акте обязательно указываются годы, за которые отобраны документы.

Деньги являются разновидностью имущества, которая отличается от других видов тем, что деньги можно быстро и без издержек превратить в любое другое благо (высокая ликвидность) и при постоянном уровне цен деньги либо не приносят дохода вообще, либо их доходность существенно ниже доходности других видов имущества.

Обязанность юридического лица по уплате налога прекращается уплатой им налога либо отменой налога. Если предприятие оказывается не в состоянии уплатить налоги, то налоговая служба вправе предъявить в арбитражный суд иск о признании данного предприятия банкротом.

Кроме налоговой ответственности, определяемой НК, субъектом которой является только непосредственно сам налогоплательщик, за нарушения законодательства о налогах и сборах предусмотрены также и другие виды ответственности, возлагаемые на должностных лиц, а именно административная и уголовная ответственность. Административная ответственность за нарушение законодательства о налогах и сборах регулируется Законом РФ «О государственной налоговой службе РФ», Кодексом РФ об административных правонарушениях, а также Указом Президента РФ «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и других обязательных платежей» от 23 мая 1994 г. № 1006 . Ответственность за нарушения, содержащие признаки преступления, предусмотрена Уголовным кодексом РФ, а именно ст. 173, 198, 199. Налоговый кодекс РФ (ст. 10) предусматривает также финансовую ответственность за правонарушения в связи с перемещением товаров через таможенную границу РФ, регулируемую кроме Налогового кодекса Таможенным кодексом РФ.

С развитием товарного производства, когда деньги начинают выполнять функцию средств платежа и обмен Товар-Деньги-Товар принимает форму Товар-Обязательство-Деньги, т.е. с временным разрывом между продажей товара и получением за него оплаты, появляются кредитные деньги. Они выступают обязательством.

в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. [15]

Определив сроки хранения первичных бухгалтерских и налоговых документов, содержать их необходимо в отведенном помещении или закрытой мебели кабинета бухгалтера до сдачи в архив. В сейфах или шкафах с закрытым доступом содержатся бланки строгой отчетности.
При отсутствии подтверждающих документов для расчета налогов ФНС вправе выписать налогоплательщику штраф и пени за несоответствие условий сохранности. Кроме этого, юридические лица могут хранить документацию в электронном варианте, но обязательной деталью считается наличие электронной подписи.

Ответственность за хранение налоговых регистров и прочей документации несет главбух или руководитель фирмы. Сроки хранения бухгалтерской документации, отчетности, первичных документов составляют не меньше 5 лет после отчетного года.
Хранятся 4 года налоговые сведения для расчета и оплаты налогов, а также документация подтверждающая доходы и затраты. Кроме того, 4 года подлежит сохранению электронная документация между банком и компанией. Но для отдельных случаев законом прописаны сроки хранения бухгалтерских документов и иной отчетности. Так, к примеру, срок хранения РСВ-1 ПФР – 6 лет.

Срок хранения налоговой отчетности утвержден приказом ФНС и составляет 5 лет. Отсчет для содержания устанавливается с 1 января нового года по прошествии отчетного срока. А срок хранения налоговых регистров, доказывающих обоснованность начисления вычетов по НДС, наступает с даты внесения последних сведений.
Срок хранения квартальной бюджетной отчетности установлен в течение 5 лет, а годовой – бессрочно, на протяжении существования организации. До 2022 года юридические лица и ИП сдавали отчет в ПФ и ФСС, на сегодня единую форму РСВ принимает и хранит ФНС в течение 5 лет, как налоговую отчетность. Но сроки хранения РСВ-1 по перечню страховых взносов (на пенсионное, социальное, медицинское страхование) равны 6 лет.
Сроки хранения бухгалтерских документов, регистров и отчетности регламентируется №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ».
При утере документации фирмы руководитель собирает комиссию, которая определяет факты пропажи или уничтожения (например, кража, чрезвычайный случай и т.д.). Во избежание разногласий с налоговой службой при расчете документацию лучше восстановить.

Сроки хранения документов

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) — постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников — 75 лет.

«Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием осно- вания и даты изъятия».

В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству — 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации — 15 лет, кино- и фотодокументов — 5 лет и др.).

Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат — «уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период».

Выдача документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что бумаги, необходимые для целей расчета налогов. (в том числе бухгалтерские), организация должна хранить в течение пяти лет . (подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем бумагам бухгалтерского и налогового учета . Необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к бумагам электронных систем документооборота между банком и клиентами. (В частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 № 03-11-11/104.

  1. Регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 13 раздела II приложения 3, пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.
  2. Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считается с момента, когда перестали начислять амортизацию. (Письмо Минфина России от 26 апреля 2011 № 03-03-06/1/270).

Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах. Или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. (пункт 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним ордерами собирают в хронологическом порядке и переплетают.

В котором ссылаются на положения пункта 5 статьи 93 Налогового кодекса РФ. В котором сказано, что в ходе налоговой проверки инспекторы не вправе требовать у компании ведомости, которые ранее уже были представлены в инспекцию (в ходе камеральной или выездной проверки). Исключение составляют те бумаги, которые ранее были представлены в виде подлинников. Но были возвращены налоговиками, а затем компания их утратила вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. (пункт 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Оцените статью
Доступное Правовое обеспечение