Новый ГОСТ по делопроизводству в 2022 году: последняя информация, советы

Содержание

Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
Между буквами — обычный.
Между словами — один пробел.
Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

С 1 июля 2022 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2022. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
Печать не должна заходить на подпись.
Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
На копии надо написать, где находится подлинник.
Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то , заголовки выглядят так-то , а лучший шрифт для работы такой-то , то всем будет немного легче работать.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Новое в делопроизводстве: на что обратить внимание

Обратите внимание!
Требования, установленные Инструкцией по делопроизводству, обязательны для всех организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы . Они распространяются на оформление всех документов организации .

5. Наименование вышестоящей организации надо указывать на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних справочно-информационных документов, таких как справки, докладные записки и др. Ранее данная норма не содержала исключений .

1. Место составления или издания документа теперь необходимо указывать на всех документах, кроме писем и заявлений. Ранее норма подобных исключений не содержала . При этом место расположения данного реквизита осталось прежним. Он указывается ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» .

2. На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка — на уровне реквизита «Наименование организации» . Ранее конкретное место расположения данного реквизита не уточнялось .

В случае оформления отметки в виде штрихкода реквизит можно также расположить на левом поле первого листа документа внизу . Если это невозможно — на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста и других реквизитов.

Новый ГОСТ по делопроизводству в 2022 году

3.22. Заголовок к приказу печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка слева от границы левого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к приказу формулируется с предлогом «о» («об»), кратко и точно отражая содержание текста приказа. Например:

9.10. Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.

Номенклатура дел, согласованная ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1-го января предстоящего календарного года.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства 1 (далее — Служба делопроизводства).

5.37. Перед регистрацией исходящих документов Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2022. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Это интересно: Что Получает Мать За 3 Ребенка В 2022 В Саратовский Край

При исправлении бумажного бухгалтерского документа запись нужно сделать таким образом, чтобы были видны и неверные, и исправленные данные. Для этого ошибочную информацию нужно аккуратно зачеркнуть и написать сверху правильные данные. Рядом следует написать «Исправлено», поставить дату и заверить исправление подписями ответственных за составление документа лиц с указанием их ФИО и должностей.

В отдельных случаях можно оформлять один документ на несколько ФХЖ или на определённый период.

При отражении в учёте нескольких связанных или повторяющихся ФХЖ, например, периодических отгрузок по одному договору.

При оформлении нескольких биржевых сделок, заключённых одним участником торгов.

При отражении длящихся ФХЖ, например, начислении амортизации или процентов.

Полнота. Все пользователи должны иметь возможность получить из данных бухучёта необходимую им информацию. Это, в первую очередь, собственники бизнеса и руководители, а также внешние пользователи: инвесторы, банки, контрагенты, государственные органы.
Хронологическая и систематическая запись. Объекты бухучёта нужно отражать в документах последовательно и группировать в соответствии с их экономическим смыслом.
Аналитический и синтетический учёт. Все бухгалтерские данные нужно отражать как в разрезе отдельных объектов, так и обобщённо, исходя из экономического смысла операции. Например, при начислении зарплаты аналитический учет нужно вести по кредиту счета 70 в разрезе работников. А итоговую сумму начисленной зарплаты затем следует распределить между счетами по учёту затрат в зависимости от категории работников.
Системность. Все данные бухучёта должны быть связаны между собой. Данные аналитического учёта должны соответствовать итоговым записям по синтетическим счетам, а данные учётных регистров — строкам бухгалтерской отчётности.
Обоснованность и достоверность. Все бухгалтерские записи должны в точности соответствовать первичным документам и отражать объекты бухучёта без пропусков.
Своевременность. Данные нужно своевременно отражать в бухучёте, чтобы оперативно предоставлять текущую информацию пользователям и формировать отчётность в установленные сроки.
Юридическая значимость. Бухгалтерские документы должны выступать в качестве подтверждения хозяйственных операций. Для этого они должны содержать необходимые реквизиты, предусмотренные ст. 9 и 10 закона № 402-ФЗ: сведения о компании, дату, суть операции, денежное измерение и подписи ответственных лиц. А отдельные виды документов, например, кассовые и банковские, должны строго соответствовать установленным формам.

Своевременную передачу первичных документов в бухгалтерию. За это отвечают должностные лица, которые составили и подписали тот или иной документ.
Своевременную регистрацию ФХД и других объектов учёта, составление учётных регистров и формирование на их основе бухгалтерской отчётности.
Защиту информации, содержащейся в бухгалтерских документах, от несанкционированного доступа.

Бумажные документы нужно хранить в виде подлинников, а электронные — в виде записей в информационной базе. Документы следует хранить в том формате, в котором они были составлены изначально. В частности, нельзя перевести бумажный документ для хранения в электронный вид. Точнее, можно сделать цифровую копию, но при этом подлинником все равно будет считаться бумажный документ и его нельзя уничтожать до окончания установленного срока хранения.

Стандартом определены состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Стандарт вводится взамен ГОСТ Р 6.30-2003 и распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др., в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

— текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком РФ могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений РФ используются государственный язык РФ, государственные языки республик и иные языки народов РФ.

Обратите внимание, что текстовые документы электронных (ТДЭ), согласно правилам, допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные будут либо сгенерированы автоматически с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов, либо набираются вручную.

Указывать индексы стандартов без обозначения присвоенного им регистрационного номера.
Писать математические знаки без числового сопровождения.
Ставить знак минус для обозначения отрицательных чисел.
Перечеркивать круг в качестве обозначения диаметра.

С 1 июля 2022 года действуют новые требования к оформлению текстовой документации. Цель нового свода правил — стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Структура и состав текстов в сфере строительства, машино- и приборостроения должны подчиняться единым нормам.

Напомним, требования единой системы конструкторской документации (ЕСКД) в РФ считаются добровольными. И если вы выполняете заказ, можно руководствоваться стандартами, выставленными заказчиком. Если документация оформляется для российского рынка, стоит пользоваться правилами оформления из национального свода.

ГОСТ Р 2.106-2022 «Единая система конструкторской документации. Текстовые документы», утверждён приказом Росстандарта от 29.04.2022
ГОСТ Р 2.601-2022 «Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы», утверждён приказом Росстандарта от 29.04.2022
ГОСТ Р 2.711-2022 «Единая система конструкторской документации. Схема деления изделия на составные части», утверждён приказом Росстандарта от 29.04.2022
ГОСТ Р 2.610-2022 «Единая система конструкторской документации. Правила выполнения эксплуатационных документов», утверждён приказом Росстандарта от 29.04.2022

карточки учета страховых взносов — 6 лет (при ведении лицевых счетов, при их отсутствии — 50/75 лет);
заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий — 1 год;
уведомления, предупреждения работников(ам) работодателем — 3 года;
журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) — 45 лет.

счета-фактуры будут храниться 5 лет вместо 4;
реестр сведений о доходах физлиц — 5 лет вместо 75;
КУДИР при УСН — 5 лет, а не постоянно;
графики отпусков — 3 года вместо 1 года;
книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков — 5 лет вместо 3;
документы о дисциплинарных взысканиях — 3 года вместо 5 лет;
документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — 5 лет, а не постоянно;
книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет, а не постоянно.

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.
Соблюдать эти сроки должны все организации независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения (от 1 года до 75 лет) документы подлежат уничтожению. До истечения сроков уничтожение запрещается и влечет за собой ответственность. Также в Инструкции разъясняется применение сроков, установленных как «постоянно», «до ликвидации», «до минования надобности», «до замены новыми».
Организации могут продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов, но сокращать их запрещается.

ВАЖНО! Ни сам перечень, ни инструкция по его применению не содержат переходных положений об обратной силе данного документа. Каких-то официальных разъяснений по вопросу о том, применяются ли измененные сроки к документам, созданным до вступления нового перечня в силу, пока нет. Поэтому в отношении ранее изданных документов, по которым такие изменения произошли, рекомендуем выбирать (между перечнем Росархива № 236 и перечнем Минкультуры № 558) тот срок хранения, который больше.

Новый ГОСТ по делопроизводству в 2022 году

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2022. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2022 отсрочил внедрение на полтора года. С 01.07.2022 вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту: в 2022 году стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

Порядок оформления деловой документации утвержден отдельным Госстандартом России : статус ГОСТа р 7.0.97-2022 на 2022 год не изменился, он продолжает действовать и в этом отчетном периоде. К базовому нормативу Федеральное архивное агентство разработало Методические рекомендации по его применению. Обратите внимание, что 24.12.2022 Росархив утвердил новые методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в госорганах и органах местного самоуправления.

С 2022 года действуют новые сроки хранения организационной документации. Они утверждены приказом Росархива № 236 от 20.12.2022 . В нормативе приводится перечень типовых документов по направлениям деятельности в организации и период их хранения. Данная информация будет крайне актуальна при формировании новой номенклатуры.

Это интересно: В гомеле норма расхода воды в сутки на человека в феврале 2022 года

Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2022 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Новый ГОСТ для оформления документов

Текст документа должен быть правильно отформатирован, с учетом рекомендованных отступов и интервалов;
Установлен конкретный перечень стандартных шрифтов;
Предлагая на ознакомление копию документа, требуется указать место нахождения его оригинала;
Подпись и печать на документе не должны сливаться;
В заголовке документа рекомендуется указать как его название, так и содержание обращения;
По общему правилу, инициалы адресата ставятся после фамилии, но если это пункт для постановки подписи, то перед ней;
Статус адресата определяет падеж при обращении к нему в документе:

Юридические лица – именительный (кто);
Физические лица – дательный (кому);

Для постановки отметки «коммерческая тайна» используется правый верхний угол каждого листа документа;
Заверить бумагу резолюцией допускается в любом месте документа;
Чтобы избежать повторного заполнения бланка целесообразней утвердить единую форму, содержащую все необходимые реквизиты.

Единство документооборота;
Корректность и ясность изложения информации;
Быстрое и правильное понимание информации контрагентом;
Отделение главного от второстепенного;
Возможность быстрого поиска ключа в документе.

На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:

К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

ГОСТ на оформление текстовых документов – свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица.

Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.

Новые правила заверения трудовой книжки в 2022 году: образцы

Вопросы заверения трудовой регулируются Национальным стандартом в области документооборота и делопроизводства ГОСТ Р 7.0.97-2022 . Изложенные в нем требования, на первый взгляд, носят рекомендательный характер, но надежнее их придерживаться, чтобы избежать судебного разбирательства или выиграть его в том случае, если на вас все же подали в суд. Следует отметить, что при любом формате ведения трудовой книжки работодатели представляют сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД на работников, с которыми оформляются или прекращаются трудовые отношения.

Копия заверенной работодателем трудовой книжки образца 2022 года должна отражать местонахождение источника, если заверенный лист передается стороннему физическому или юридическому лицу. Если в номенклатуре дел указан оригинал документа, заверенная копия трудовой 2022 должна отражать информацию о деле, в котором находится такой документ:

действующим работодателем, в том числе руководителем организации, предпринимателем или лицом, имеющим и поддерживающим собственную частную практику;
владельцем компании;
бывшим сотрудником;
контрагентом;
банком и страховыми компаниями;
государством в лице налоговой инспекции, внебюджетного фонда или иной аналогичной структуры.

Такая заверенная копия образца трудовой книжки 2022 года не уступает приведенным выше примерам. С точки зрения предоставления юридически обязательной копии штампованный лист приравнивается к листам с теми же данными, напечатанными на бумаге от руки. Кроме того, штамповка позволяет работать быстрее и продуктивнее.

Кроме того, подать заявку на заверение трудовой книжки 2022 года может даже сам работник. Такая запись должна быть скреплена печатью так, чтобы оттиск не закрывал личную подпись работника организации, заверившего копию. Далее по тексту будет приведен образец для трех возможных и разрешенных вариантов заполнения:

ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2022

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» , законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, уставами и нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных образований.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

В настоящее время нет специальных правил, которые бы регулировали внеплановые отпуска. Оформляться они должны по общему правилу. Поэтому, если работник, который может уйти отдыхать в любой момент, принесет заявление не в установленный срок, то работодатель нарушит требования законодательства. Хотя и не по своей вине.

Новая инструкция по делопроизводству 2022 должна содержать примеры использования этикетных фраз, употребляемых в обращении и в заключении. Включите в инструкцию примеры, которые приведены в новом ГОСТе как варианты возможных обращений к физическим и должностным лицам.

Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Новый ГОСТ для оформления документов

Следует использовать общедоступный шрифт, который может быть легально получен бесплатно. К таким шрифтовым начертаниям относятся, в частности, Times New Roman, Arial или Verdana .
Рекомендуемые размеры шрифтов находятся в интервале от 12 до 14 .
В случае использования таблиц для их заполнения можно использовать шрифтовые начертания меньших размеров.
Для того, чтобы выделить такие реквизиты, как адресат, заголовок к тексту или подпись, рекомендуется использовать полужирный шрифт. Также допускается его применение для отображения отдельных текстовых фрагментов.

Чтобы составить документ по ГОСТу, необходимо соблюдать отступы для полей . Правое поле должно располагаться от края листа на расстоянии 10 мм , а все остальные поля – 20 мм . Для бумаг, подлежащих хранению более 10 лет, отступ для левого поля должен составлять не менее 30 мм.

Для выделения абзаца задается отступ – 1,25 см .
Реквизиты документа, занимающие несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Если реквизит является составным, для разделения компонентов задается дополнительный интервал.
Межстрочный интервал текста зависит от предназначения документа:

в общем случае интервал для деловых бумаг устанавливается в пределах 1-1,5 ;
если требуется издать документ и нужно уменьшить его масштаб, интервал между строками текста устанавливается равным двум.

Межбуквенный интервал внутри слова специально задавать не надо, используется значение, установленное по умолчанию.

руководство учреждения или предприятия уполномочено самостоятельно принимать решение о применении правил стандартизации;
в случае применения в организации стандарта он рассматривается ее администрацией как нормативный документ;
административная ответственность за отказ руководствоваться положениями ГОСТа при ведении делопроизводства не может наступать ни при каких обстоятельствах.

в организации не разработан нормативный акт, определяющий правила ведения делопроизводства;
эти стандарты внедрены в конкурирующих корпорациях и фирмах-партнерах;
деловые бумаги должны быть в наибольшей степени структурированы и понятны;
организация планирует увеличить свое влияние и подняться на более высокий уровень;
периодически приходится сталкиваться с трудностями, связанные с правильностью составления документов.

Это интересно: Косгу и квр в 2022 году для бюджетных учреждений

При составлении документа по ГОСТу необходимо использовать выравнивание по ширине. Чтобы исключить искажение интервалов и появление больших пробелов, при выравнивании следует включить функцию переноса.

Текст документа должен быть правильно отформатирован, с учетом рекомендованных отступов и интервалов;
Установлен конкретный перечень стандартных шрифтов;
Предлагая на ознакомление копию документа, требуется указать место нахождения его оригинала;
Подпись и печать на документе не должны сливаться;
В заголовке документа рекомендуется указать как его название, так и содержание обращения;
По общему правилу, инициалы адресата ставятся после фамилии, но если это пункт для постановки подписи, то перед ней;
Статус адресата определяет падеж при обращении к нему в документе:

Юридические лица – именительный (кто);
Физические лица – дательный (кому);

Для постановки отметки «коммерческая тайна» используется правый верхний угол каждого листа документа;
Заверить бумагу резолюцией допускается в любом месте документа;
Чтобы избежать повторного заполнения бланка целесообразней утвердить единую форму, содержащую все необходимые реквизиты.

С 1 июля 2022 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее. Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов.

Применение государственного регламента при оформлении бланков документов осуществляется по желанию участников оборота, однако соблюдение унифицированной формы облегчает процесс взаимодействия и говорит о проявлении корпоративной этики, солидарности, лояльности.

Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.

ГОСТ 34: изменения в наступающем 2022 году

Всем привет! Так получилось, что последние годы занимаюсь разработкой всяких разных информационных систем для государственных и окологосударственных органов. Как всем хорошо известно, основными документами, регламентирующими порядок разработки таких систем, являются ГОСТы 34-й серии. В октябре-ноябре текущего года Росстандарт серией приказов анонсировал целый ряд изменений в ГОСТы этой серии. Кратенький обзор изменений см. под катом:

Текст ГОСТа есть на http://protect.gost.ru/. По сравнению с предыдущем ГОСТом есть ряд важных на мой взгляд изменений. В частности, есть указание проводить проверку «основных временных характеристик функционирования программных средств». Формулировка довольно кривая, но она, на мой взгляд, легализует тестирование производительности сдаваемых госзаказчику систем. О чем в текущей реальности часто забывают, сосредоточившись исключительно на функциональности. А потом рвут волосы на разных участках тела, когда внедренная система начинает падать при сколько-нибудь серьезной нагрузке. Сами виды испытаний остались без изменений.

С приказом Росстандарта все то же самое: есть на разных порталах нормативно-правовых актов, но не найден на портале Росстандарта. Текст ГОСТа опубликован на http://protect.gost.ru/ (ей-богу, стыдно должно быть Росстандарту и ФГУП «Стандартинформ» за это убожество). Изменения по сравнению со старым ГОСТом носят косметический характер:

Этого приказа Росстандарта на момент написания данной статьи вообще найти не удалось, так что даже неизвестно с какой даты этот ГОСТ вводится в действие. Все мы помним, как замечательную РД 50-34.698-90, определяющую требования к содержанию документов, отменил в начале 2022 г. тот же самый Росстандарт (приказ № 216 от 12.02.2022). Теперь почти трехлетний вакуум заполнен, выпускается аналогичный документ. Краткое пролистывание нового ГОСТа нас убеждает, что новое — это хорошо забытое старое, новый ГОСТ по моей оценке процентов на 90 повторяет отмененный РД 50. Зачем, спрашивается, отменяли?

В качестве заверенной копии трудовой книжки образца 2022 года также иногда используется скан или распечатка, на которой стоит штамп со всеми необходимыми реквизитами:

По старому стандарту делопроизводства, заверение трудовой книжки в 2022 году необходимо для того, чтобы удостовериться в том, что имеет место быть полное соответствие копии документа оригиналу. Доказать это невозможно без правильно оформленного заверения. Если заверительная надпись введена правильно, копию можно использовать так же, как и исходную форму, для отправки заинтересованным пользователям.

действующим работодателем, в том числе руководителем организации, предпринимателем или лицом, имеющим и поддерживающим собственную частную практику;
владельцем компании;
бывшим сотрудником;
контрагентом;
банком и страховыми компаниями;
государством в лице налоговой инспекции, внебюджетного фонда или иной аналогичной структуры.

ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2022

Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева;
Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
Название документа – вверху по середине листа;
Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:

Наименование компании;
Адрес регистрации;
ИНН;
ОГРН;
Электронная почта, факс;
Иные контактные данные;

Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.

Что меняется в организации делопроизводства? Какие новшества несут принятые документы и для каких предприятий являются обязательными к исполнению? Как организовать работу службы ДОУ и построить правильный документооборот? Что нужно учесть в обязательном порядке и как расставить приоритеты в своей работе ?

Сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе.
Обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы.
Для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке.
Произвольные словообразования.

Текст подлежит выравниванию по ширине (с учетом границ правого и левого полей страницы).
Если реквизиты имеют угловое расположение, самая длинная строка не должна превышать 7,5 см.
Наибольшая допустимая длина строки в случае расположения реквизитов в продольном порядке составляет 12 см.

Гербы (геральдические знаки) муниципальных образований утверждаются уставами соответствующих муниципальных образований или правовыми актами (решениями, постановлениями) представительных органов муниципальных образований. В уставах или постановлениях (решениях) представительных органов муниципальных образований (советов, собраний) оговаривается состав видов документов с воспроизведением герба (геральдического знака) и вариант воспроизведения (одноцветный или многоцветный).

Вторая часть по статусу является не стандартом, а техническим отчетом ИСО, поэтому в нашей стране в качестве национального стандарта в 2007 и 2022 году принимались только первые части ISO 15489. Вторую часть в обозримом будущем в качестве российского стандарта ждать не стоит.

Действует новый национальный стандарт на оформление документов ГОСТ Р 7.0.97-2022. О публикованы Методические рекомендации по применению ГОСТа органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности.

в организации не разработан нормативный акт, определяющий правила ведения делопроизводства;
эти стандарты внедрены в конкурирующих корпорациях и фирмах-партнерах;
деловые бумаги должны быть в наибольшей степени структурированы и понятны;
организация планирует увеличить свое влияние и подняться на более высокий уровень;
периодически приходится сталкиваться с трудностями, связанные с правильностью составления документов.

Российский стандарт, идентичный ISO 15489:2001, был принят в 2007 году – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» 4 и содержал положения об управлении документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями.

Статья 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).