Какой шрифт используется в документах: последняя информация, советы

Содержание

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

На сегодняшний день не существует специальных нормативов касательно выбора шрифта для написания официальных или иных документов.
Главное, чтобы этот шрифт был читаемым и недекоративным. Но, как правило, принято использовать шрифт Times New Roman, с размером 12 или 14.

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Какой шрифт используется в документах по ГОСТу

Общим правилом является использования шрифтов без засечек (Arial) для чтения с экрана ПК. Фонты с засечками (к примеру, известный Times New Roman) рекомендуется использовать для распечатки текста на листе бумаге, так как таким образом они воспринимаются лучше.

Особенности делопроизводства регулируют несколько ГОСТами — 2.105-95, 7.32-2001 , а также 6.30 – 2003 , рекомендации которого заменены 7.0.97-2022 . Последний регулирует оформление организационно-распорядительных документов большинства ныне существующих предприятий. Цель «гостирования» шрифтов в документации – унификация сферы делопроизводства, приведение её к единым образцам, что не только упростит документооборот, но и сделает создаваемые таким образом документы максимально удобными для работы.

Особенности визуального оформления документации компании напрямую зависит от её руководителя. Он выбирает визуальный стиль документации в соответствии со сложившейся в компании практикой, или отталкивается от брендбука, разработанного профессиональными дизайнерами для данного предприятия.

Учтите, что использование шрифта по регламентированному ГОСТу носит рекомендательный характер. Госстандарт не обязует каждое предприятие создавать документацию с предложенными нормативами. Но при этом применение изложенных рекомендаций позволит создать действительно качественные документы, с которыми будет удобно работать.

Пользоваться свободно распространяемыми бесплатными шрифтами. Рекомендуется четыре иностранные гарнитуры — Arial, Calibri, Times New Roman или Verdana ;
Их рекомендуемый размер: Arial № 12, 13; Calibri № 14; Times New Roman № 13, 14; Verdana № 12, 13 ;
При составлении каких-либо таблиц допускается использование более мелких фонтов;
Абзацный отступ текста создаваемого документа должен составлять 1,25 сантиметра ;
Строки такого документа печатаются через 1 — 1,5 межстрочных интервала ;
Заголовки печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста;
Расстояние от верхнего края листа – не менее 1 сантиметра . Некоторые компании используют отступ по 2 сантиметра с каждой стороны;
Интервал между буквами в словах стандартный, между словами – один обычный пробел;
Текст документа должен быть выровнен по ширине листа;
При угловом расположении реквизитов длина самой длинной строки реквизита – не более чем 7,5 сантиметра , при продольном расположении реквизита – не более чем 12 сантиметров ;
Бланки документов разрешено оформлять на трёх языках;
Документы можно составлять по обеих сторонах листа – лицевой и обратной.

Использование шрифтов в официальных документах по ГОСТу

Безусловным лидером до недавнего времени являлся Times New Roman. Это и понятно, именно он был предустановлен в программе Word, самом распространенном редакторе текста. C 2007 года стандартным шрифтом для документов в Word русской версии стал Calibri. С развитием информационных технологий, особенно в банковской сфере, стала нарастать популярность рубленых (или гротескных) шрифтов, к которым относятся уже упомянутые Arial и Helvetica. Однако свобода в выборе стиля не отменяет принципов разумности. Набранный текст не должен выглядеть слишком вычурным, поэтому для документации не рекомендуются декоративные шрифты. Они больше подходят для рекламы, да и то дозировано.

Следующий стандарт регламентирует общие требования к построению и правилам оформления технических и научных отчетов, для которых важно единство выполнения для обмена и обработки в информационных системах. Это ГОСТ 7 .32−2001. Он хорошо знаком всем студентам и работникам проектно-конструкторских и научно-исследовательских организаций.

Тип бумаги: печатная белая.
Формат бумаги: A 4 (210×297 мм).
Ориентация: книжная.
Положение переплета: слева.
Поля: левое — не менее 30 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм.
Шрифт: черный, размером не менее 12 pt.

Итак, не столь важно, какой шрифт используется в документах. По ГОСТам определены лишь наиболее значимые параметры наборов символов. Один из них — это размер. При компьютерном наборе он должен составлять не менее 12 пунктов (он и является наиболее употребительным). Только в таблицах допускается более мелкий шрифт. Один пункт приравнивается к 0.3528 мм или примерно 1/72 дюйма. Часто применяется и 14-й шрифт.

Существует также ГОСТ Р 6.30−2003. Он устанавливает опять же рекомендуемые (необязательные) требования для состава реквизитов документов и их оформления, а также для унифицированных бланков. Поля в Ворде по ГОСТу Р 6.30−2033 должны быть: верхнее, нижнее и левое — не менее 20 см, правое — не менее 10 мм. Это не противоречит предыдущим рассматриваемым ГОСТам. Для некоторых бланков возможен формат бумаги A 3.

Приложения локализуются в конце документа. В них собрана дополнительная, разъяснительная информация. Приложение имеет название. Очередность определяется не числовыми, а буквенными символами, например, «приложение д», «приложение е». Разрешено для определения последовательности использовать латинские символы. Если есть необходимость, информация делится на главы, выделяются абзацы, вписываются заголовки, и т.д.

Техническая и исследовательская документация содержит информацию или приложение в виде таблиц. Таблицы, которые находятся внутри документа, а не в приложении, нумеруются числовыми символами, например, таблица 1, таблица 3. Разрешается счет таблиц в зависимости от глав. Наименование таблички располагается слева без отступных промежутков. Снизу под названием размещена таблица. Если она не влезает в рамки страницу, требуется разбить на две, или три части.

Длительное время негласно принято было оформлять официальные бумаги шрифтом times new roman. Это связано с тем, что текстовым редактором ворд пользовались в абсолютном большинстве случаев. В 2008 году после выхода новой версии ворда основным видом набора текста стал шрифт calibri. С развитием компьютеризации бухгалтерские бумаги печатаются в основном рубленым шрифтом. Какой вид и величину шрифта выбрать, решает сотрудник, который занимается созданием и оформлением текстовых документов. Если в организации не сформированы четкие требования к оформлению текстовых документов, используется любой приемлемый вариант. Непременное условие – легкое восприятие и сохранение читабельности.

В отношении формул, помещаемых в текстовый документ, предусмотрены правила. После размещения формулы внизу размещается разъяснительная информация. Нужно расписать, какой символ что обозначает. Формулы возможно переносить, если величина превышает строку, необходима нумерация. Разрешается перечислять по ходу следования в рамках главы.

Существуют правила и критерии создания исследовательской и технической отчетной документации, прописанные в госте 7.32/2001. При составлении проектов, чертежей, приложений и планов требуется соблюдать идентичный тип оформления для упрощения и достоверности обработки данных операционными системами.

Шрифт по ГОСТу

Действующие ГОСТ которые так или иначе определяют требования к оформлению тех или иных видов документов не устанавливают тип гарнитуры шрифта.
Пожалуй единственный ГОСТ который как то коснулся этого вопроса
— ГОСТ Р 1.5 если вы загляните в редакцию ГОСТ Р 1.5-2002 года
то найдете абзац в котором написано «Проект стандарта оформляют машинным способом. При этом используют гарнитуру шрифта Arial и Symbol.»
Если вы найдете международный стандарт S1000D который определяет требования к оформлению эксплуатационной документации (на сегодня это пожалуй один из передовых нормативных документов в этой области) то там рекомендуется (если не ошибаюсь использовать гарнитуру шрифта Arial или Arial Narrow. Arial Narrow мне лично нравится больше, хотя довольно долго разрабатывал документы используя Times
В конечном счете шрифты которые используются при разработке документов должны быть заложены в соответствующие шаблоны.
Например см. шаблоны на http://www.verzak.ru/progs.htm
Оформление конструкторских текстовых документов по ЕСКД с помощью программы MS Word.
Шаблоны Tword_ESKD_A4.dot и Tword_ESKD_A4_Tit.dot для MS Word с основной надписью и настраиваемой рамкой, а так же программа для заполнения основной надписи.
Также настоятельно рекомендую сайт на http://wordexpert.ru/
поищите там шаблоны ЕСКД.

Какой шрифт используется в документах

при распечатке применяют белую бумагу в формате А4;
книжная ориентация с положением переплета с левой стороны;
отступают для полей — слева 30 мм, сверху и снизу 20 мм, справа 10 мм;
используют черный шрифт в размере не менее 12 пунктов.

При замене документа (всех листов документа) все его листы считаются “выпущенными вместо замененных”, независимо от количества листов в прежней и новой версиях (ревизиях), именно поэтому в таблице регистрации изменений по форме 11 в графе “Номера листов (страниц) – замененных” пишется “Все”. В стандарте нет ни слова о том, что количество листов при полной замене документа должно совпадать.

«5.1.5 При выполнении графических документов применяют шрифты по ГОСТ 2.304, а также другие шрифты, используемые средствами вычислительной техники, при обеспечении доступности этих шрифтов пользователям документов. При выполнении текстовых документов рекомендуется использовать гарнитуру шрифта Arial или Times New Roman».

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Что нам предписывают нормативные документы? Прежний ГОСТ на оформление ГОСТ 21.101-97 «СПДС. Основные требования к проектной и рабочей документации» только указывал на необходимость использовать ГОСТ 2.304-81«Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные». Фантазия проектировщиков при оформлении надписей не имела границ. В простейшем и самом распространенном случае на шрифты вообще не обращали внимания: что стоит по умолчанию в текущем документе WORD или Автокад, тем и писали. Другая крайность состоит в создании специальных шрифтов типа «GOST 2.304». Недостатком такого подхода является:
– отсутствие аналога для офисных программ и, как следствие, разное оформление листов тома в разных программах;
– неадекватное отображение чертежей на компьютерах смежников, партнеров, заказчиков и т.п., не имеющих узкоспециализированных шрифтов. Как известно, AutoCAD или WORD при открытии файла пытаются использовать указанные в них шрифты, а если не находят их и не обнаруживают указанных пользователем замен, то применяют шрифт по умолчанию, как правило не соответствующий тому, что использовал автор чертежа. В итоге тексты налазят на линии, чертёж выглядит кошмарно. Живой пример: открываю чертёж; его авторы думали, что он будет выглядеть так, как вверху, но у меня на экране он выглядит так, как внизу (на примере штампа):

Если вы – пользователь начального уровня и оформляете документы исключительно «вручную» (т. е. ограничивайтесь командами, которые сосредоточены в группах Шрифт и Абзац вкладки Главная ), на этом можно перейти к следующему совету. Но если вы используйте при оформлении документов стили Word, то после описанных изменений придется также провести проверку используемых стилей на корректность шрифтов и межстрочных расстояний.

Работу с внутренними документами постройте по той же схеме, что и работу с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение процедуры документ не отправляйте из организации, а передайте на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пунктах и ГСДОУ, утвержденной .

Примечание . Дотошные знатоки программы, возможно, скажут, что в Word 2010 есть команда, которая позволяет быстро привести стили к тому виду, который по умолчанию использовался в Word 2003. Автор этих строк знает о такой команде, но не советует на нее полагаться. Стили Word 2003 были ближе к типичным нормам российского делопроизводства, но тоже в полной мере им не соответствовали. Поэтому их все равно придется проверять и редактировать.

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в ГСДОУ, утвержденной .

В конце заголовка (подзаголовка), вынесенного в отдельную строку, точку не ставят. Если заголовок состоит из двух самостоятельных предложений, между ними ставят точку, а в конце точку опускают. Если такой заголовок не умещается в одну строку, его разбивают так, чтобы точка попадала внутрь строки, а не заканчивала ее. Заголовки и подзаголовки не следует подчеркивать, а также выделять другим цветом. Не разрешается оставлять заголовок (подзаголовок) в нижней части страницы, помещая текст на следующей.

Впрочем, автор этих строк предпочитает не мучиться с исключениями, а вообще выключает настройку Делать первые буквы предложений прописными . Кончено, тогда надо нажимать в начале каждого предложения, но, на мой взгляд, это проще, чем отслеживать излишнее «творчество» программы.

Любым удобным для вас способом вновь создайте новый пустой документ со стандартными настройками.
На вкладке Главная в галерее стилей найдите кнопку того стиля, который нужно поправить. Щелкните по ней правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите пункт Изменить . Откроется диалог Изменение стиля (рис. 3).
В диалоге Изменение стиля (рис. 3) поправьте размер шрифта. При корректировке встроенных заголовков здесь заодно стоит поменять цвет (сделать цветной текст черным) и выравнивание (в России заголовки чаще центруют, а не выравнивают влево, как это изначально делает Word).
Щелкните мышью по кнопке Формат в левом нижнем углу диалога и в открывшемся меню выберите команду Абзац . Откроется диалог, в котором переключитесь на вкладку Отступы и интервалы .
На вкладке Отступы и интервалы приведите элементы управления группы Интервал в соответствие с требованиями вашего работодателя и закройте диалог кнопкой OK .
Вернувшись в диалог Изменение стиля (рис. 3), обязательно установите в нем переключатель В новых документах, использующих этот шаблон и нажмите кнопку OK .

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф — со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в OKне Word горячую клавишу или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ .
Перейдите на вкладку ленты Разметка страницы и в группе Параметры страницы выберите команду Поля – Настраиваемые поля . Откроется вкладка Поля диалога Параметры страницы (рис. 4).
В открывшемся диалоге установите необходимый размер полей.
Когда поля заданы, обязательно нажмите кнопку По умолчанию в нижней части диалога. Если этого не сделать, поля изменятся только в текущем документе, а не в шаблоне, на основе которого будут создаваться последующие новые документы.
Закройте диалог нажатием кнопки OK .

Какой шрифт используется в документах по госту

Необходимо написать деловое письмо ? В первую очередь, подумайте о конечной цели, чего требуется добиться: повысить продажи, подтолкнуть клиента к оплате, предложить свою кандидатуру в роли дилера, составить письмо с претензией, поздравлением, соболезнованиями, приглашением и т.д. Опираясь на нужный результат, прорабатывается структура письма.

Если этот флажок включен, Word отслеживает появление в тексте знаков препинания. Вы вводите точку, программа проверяет, внесено ли слово, предшествующее этой точке, в список исключений, и если нет, то автоматически переводит первую букву следующего слова в верхний регистр. С одной стороны, такой автоматизм удобен, особенно для пользователей, слабо владеющих клавиатурой. С другой стороны, неуместные заглавные буквы после сокращений – одна из самых распространенных ошибок, с которой сталкивается каждый читатель электронных документов.

или выбрав команду .
Выберите команду ленты Главная – Изменить стили – Шрифты – Создать новые шрифты темы .
В появившемся диалоге установите Times New Roman в качестве шрифта заголовков и шрифта обычного текста, задайте имя схемы (на рис. 1 мы, например, назвали ее Российская ) и нажатием кнопки Сохранить зафиксируйте изменения.
Вновь войдите в меню Главная – Изменить стили – Шрифты , убедитесь, что новая шрифтовая схема появилась в списке, и выберите ее. Этим вы зафиксируйте данную схему в текущем документе.
Еще раз вызовите меню Главная – Изменить стили и выберите команду По умолчанию . Этим шагом вы обяжете Word использовать для всех последующих документов схему, которую вы на предыдущих шагах создали и зафиксировали для текущего документа.

Система государственных стандартов содержит рекомендации относительно того, каким шрифтом должны печататься официальные документы. Рекомендации для исполнения не обязательны, но выполнение нормативов позволит создавать качественно оформленные документы, с которыми удобно работать.

На начальном листе приказа, постановления, распоряжения или решения делают отметку о приложении и ставят гриф утверждения. При выдаче копии для предъявления в другое учреждение важно соблюдать новые требования. Здесь потребуется отметка о заверении. Дополнительно указываются данные об организации, где хранился оригинал документа, затем он заверяется печатью. В «Отметку об исполнителе», согласно новым правилам, помимо ФИО и номера телефона, вносят электронный адрес, наименование должности и подразделения.

Лицу, исполняющему обязанности отсутствующего руководителя, нужно подписывать документы, указывая статус, присвоенный распоряжением. Расшифровку фамилии и исправления в названии должности вносят вручную или при помощи штампа. При подписании деловых бумаг другим лицом косая черта и «за» перед названием должности не ставится.

0 — для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов «ПРИКАЗЫВАЮ», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат» , «Гриф утверждения документа» , «Отметка о наличии приложения» , «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5 — 2 межстрочными интервалами, например:

Чертежи курсового и дипломного проектов брошюруются вместе с пояснительной запиской. В дипломном проекте, до его защиты, чертежи содержатся скрученными в трубку, а после защиты хранятся в архиве (в папках). Таким образом, в курсовом и в дипломном проектах есть необходимость складывать чертежи.

Какой шрифт используется в документах по госту

Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4. Допускается оформлять приложения на листах формата A3, А43, А44, А2 и А1 по ГОСТ 2.301.

При ссылках на стандарты и технические условия указывают только их обозначение, при этом допускается не указывать год их утверждения при условии записи обозначения с годом утверждения в конце текстового документа под рубрикой «ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ» …..

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают, начиная от левой границы текстового поля, второй — отступив 40 печатных знаков от левой границы текстового поля документа.

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета и корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).

Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак «».

Какой шрифт используется в документах

При работе с документами следует придерживаться некоторых, сразу неочевидных правил – не открывать документы с дискеты, а открывать только с жёсткого (или виртуального) диска. Во-первых, при работе с документом текстовый редактор создаёт временные файлы в папке документа. Нехватка мета на дискете может привести к сбою. Дискета может быть защищена от записи. Дискета является менее надёжным носителем, чем жесткий диск и интенсивное её использование приводит к выходу её из строя (сбойные сектора). Ярлыки открываемых документов помещаются в папку Документы (Recent) главного меню, при последующем просмотре этой папки (с присутствующими ярлыками) будет происходить обращение к дисководу. Нужно выработать чёткое правило – принёс документ, проверил антивирусом, скопировал в папку на жёстком диске – открыл (копию на жёстком диске). Поработал (при необходимости перенести) – скопировал на дискету. Для ускорения записи и уменьшения объёма файла рекомендуется использовать архиваторы. Обычно документы очень хорошо сжимаются (но практически не сжимаются зашифрованные документы). Для стабильной работы системы необходимо изредка удалять файлы из папки временных файлов. Его месторасположение можно узнать, дав команду SET в консоли (DOS, NC, FAR. ). Значения переменных окружения TMP и/или TEMP указывают на расположение папки временных файлов. Удаление временных файлов не только увеличивает объём свободного пространства диска, но и уменьшает возможность утечки конфиденциальной информации, т.к. временные файлы – не что иное, как части набираемых документов, рисунков, формул, объектов OLE и т.д. Само удаление конфиденциальных документов нужно производить специальными способами. Существует ряд утилит, которые позволяют выполнять подобные операции. Для невосстановимого удаления (обычными доступными средствами) достаточно перезаписать документ другими данными – случайными числами, или обычно нулями, усечь длину документа до нуля, переименовать документ – присвоить имя, состоящее обычно из одной буквы, удалить документ. В файловом менеджере FAR подобный способ удаления реализован и вызывается сочетанием клавиш Alt+Del. Для полного уничтожения секретных документов носители уничтожаются физически (сжигаются), т.к. даже после описанного выше способа удаления, на специальном оборудовании есть вероятность восстановления информации.

Для одинакового отображения документов на разных платформах и соответствия их стандартам, рекомендуется придерживаться некоторых правил оформления. Документы набираются (распечатываются) на листах формата А4 (редко – на листах формата А5). Шрифт – Times New Roman (входит в состав поставки любой версии Windows, на других платформах имеет «близнецов» – Serif, Times, является шрифтом с засечками (серифами), пропорциональный). Размер шрифта – 14 пунктов (для рефератов может использоваться шрифт размера 12, для документов с форматом листа А5 используется размер шрифта – 10). Межстрочный интервал – полуторный (для рефератов – одинарный, для диссертаций – двойной). Отступ первой строки («красную строку») установите в 1 см ( для формата A5 – 0,75 см). Выравнивание – по ширине. Для презентабельного вида документов желательно установить отступы от края листа – со всех сторон – 2 см, слева можно устанавливать отступ до 2,5 см (для возможности подшивки). Довольно большой отступ иногда делают, если документы сшиваются в брошюру, при сгибе внутренние листы выступают дальше наружных, и их необходимо обрезать типографским ножом («гильотиной»). Довольно большой размер шрифта и межстрочного интервала (как и высокие требования к качеству печати) для научных документов обусловлены тем, что многие из них подлежат микрофильмированию. Кроме того, большой отступ обусловлен тем, что многие печатающие устройства имеют зону с краю листа, на которой они печатать не могут, особенно это характерно для матричных и струйных принтеров.

Можно рассмотреть несколько аспектов безопасности. Первый – антивирусная безопасность. Документы, полученные извне, могут содержать макро-вирусы, которые представляют собой программу на языке Visual Basic для приложений. Так как программа VBA (в отличие от Java и JavaScript) имеет доступ ко всем ресурсам компьютера (исключая ресурсы, недоступные текущему пользователю в Windows NT/2000), она имеет возможность модифицировать, удалять и создавать файлы, менять параметры реестра. При работе с документами следует придерживаться нескольких простых правил: при получении новых документов необходимо проверить их антивирусом. Антивирусные базы должны регулярно обновляться. В основных популярных антивирусных пакетах существует возможность запуска резидентного (постоянно находящегося в памяти) модуля, ведущего постоянный контроль открываемых файлов на вирусы. Основанием использования такого модуля может служить постоянный поток новых внешних документов, требующий проверки. Если документы поступают изредка, есть смысл в отключении резидентного модуля и проверка только сканером, запускаемым пользователем, т.к. обычно резидентные модули потребляют значительное количество ресурсов (производительности), особенно у маломощных бюджетных машин. Кроме того, некоторые программы (отладчики, игры, программы управления сетью) могут конфликтовать с антивирусными модулями, что приведёт к нестабильной работе системы. Аспект второй – конфиденциальность. Если Вы не хотите, чтобы документ не был прочитан посторонними людьми, используйте методы защиты информации – криптографию, ограничение доступа. Штатные средства шифрования MS Office не представляют сложности для расшифровки (в интернете можно найти несколько программ подборки пароля). Осложнить подборку пароля открытия документа можно, используя стойкие пароли – состоящие из букв разного регистра, цифр и специальных символов длинною не менее восьми символов, но и в этом случае, если подходить к вопросу философски, можно сказать, что нельзя вскрыть (расшифровать) только тот документ, который еще не написан.

Также можно классифицировать шрифты как моноширинные и пропорциональные. Моноширинные шрифты характеризуются равной шириной всех символов и обычно используются для написания программ в среде языков программирования, а также для вывода информации в консольных программных (MS-DOS). В качестве моноширинного шрифта для вывода текста программ обычно используют Courier New. Кстати, в ПЗУ принтеров обычно встроен родственный ему шрифт. Если программой редактирования шрифта сжать символы шрифта Courier New по горизонтали до 80% первоначальной ширины, то получается шрифт, при печати которым размером в 16пт. практически полностью эмулируется печать на советских (русских) печатных машинках. Для себя я сохранил такой шрифт под именем Courier New TW (Typewriter). Обычно для набора документов, книг, статей используют пропорциональные шрифты. Пропорциональные шрифты характеризуются индивидуальным размером каждой буквы – сравните ширину символов (i,t,x,m,w,э,м,щ).

Многие, дорвавшись до возможностей текстовых процессоров и нескончаемых палитр шрифтов, цвета, картинок, хотят применить все возможности здесь и сразу. И ещё использовать на ЭТОМ все наборы библиотек эффектов и искажений. Получается при этом такое ой-ля-ля, что увидишь – вздрогнешь. Проще надо быть. Всегда ценится чувство меры и чувство вкуса.

Определите вид деятельности!
Прежде чем правильно составить приказ, следует определить, к какому виду деятельности он будет относиться. Это связано с тем, что приказы, регулирующие деятельность сотрудников предприятия, административные или хозяйственные вопросы несколько различаются. Внутри каждого из этих видов приказов трудовым законодательством устанавливаются свои сроки регистрации и хранения, а также используемые выражения и термины. При этом смешивать несколько разных тематик в одном приказе не рекомендуется.

Такие фразы относятся к внутренней переписке и деловым письмам. К ним принадлежат вступительные обращения. А также заключительные фразы. Если необходимо обратиться по должности, то ее название указывается с заглавной буквы. Фразу начинают словом «Уважаемый». ФИО не вставляется. Пример такого обращения выглядит следующим образом: «Уважаемый господин Губернатор!».
Во фразе без указания должности используют фамилию либо имя и отчество. Например, «Уважаемый господин Захаров!» или «Уважаемый Алексей Николаевич!».
Обращение к нескольким людям имеет другую форму. В таком случае пишут: «Уважаемые господа!». Завершают служебное письмо, записку или докладную заключительной фразой. Здесь применяется «С уважением, …».
к оглавлению ^

Правильное составление подписи включает название должности того лица, которое подписывает документ, подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию). При этом учитывается наличие бланка. При оформлении на нем документа должность пишется в сокращенной форме. В обратном случае наименование должно быть полным. Если используется бланк должностного лица, то служебное звание не пишется.
Подписи нескольких лиц размещают одну под другой. Их перечисление соответствует служебному положению или присутствует на одинаковом уровне при равных должностях. Работа с документацией, составленной комиссией, имеет некоторые особенности. Здесь вместо должности указываются обязанности лиц, находящихся в ее составе. Например, «Председатель комиссии» и «Члены комиссии».
Лицу, исполняющему обязанности отсутствующего руководителя, нужно подписывать документы, указывая статус, присвоенный распоряжением. Расшифровку фамилии и исправления в названии должности вносят вручную или при помощи штампа. При подписании деловых бумаг другим лицом косая черта и «за» перед названием должности не ставится.
к оглавлению ^

Появление наименования должности лица, составившего документ и подразделения связано с применением этих данных в бланках. «Отметка об электронной подписи» позволяет визуализировать подпись при работе с электронными носителями.

«Гриф ограничения доступа к документу» предусмотрен при работе с данными, к которым законодательство ограничивает доступ.
Новый ГОСТ позволяет органам местного самоуправления иметь собственный герб. Из реквизита «Эмблема организации или товарный знак» создан «Товарный знак» и «Эмблема».

В соответствии с требованиями Трудового кодекса, все работники, упоминаемые в приказе, должны быть указаны с точным названием их должности и структурного подразделения. Чтобы составить приказ правильно, необходимо полностью указать имя, фамилию и отчество сотрудников. Напоследок стоит отметить, что если при составлении приказа секретарь или руководитель предприятия опираетесь на НПА, то из него вполне можно использовать готовые фразы и предложения.

улучшение качества работы с документацией;
предотвращение проблем, возникающих между организациями в ходе взаимодействия с применением документов;
экономическую выгоду;
юридическую гарантию документации при задействовании в судебном разбирательстве.

В основу введенного ГОСТ вошли наиболее приемлемые для настоящего времени нормы и требования. Чтобы использовать новый стандарт, учреждениям нужно его внести в ЛНА (локальный нормативный акт), который устанавливает правила работы с документацией. Положения в обязательном порядке вносятся в Инструкцию по делопроизводству. ЛНА нужно привести в соответствие с нововведенными нормами.

Составляя каталог деталей машины или инструкцию по пользованию огнетушителем, вы не слишком заботитесь об изящно изогнутых засечках или классицистическом контрасте. Главное, чтобы буквы были хорошо различинмы, компактны, чтобы их побольше уместилось в ограниченном пространстве (если вообще места когда-нибудь бывает достаточно), чтобы они выдерживали суровые условия печати и копирования.

Обозначение единиц физических величин пишется после их наименований. Если в таблице повторяются значения, использовать вместо них кавычки нельзя. Отсутствие сведений обозначается прочерком. Интервал, охватывающий числа в ряду, указывают в такой форме: «От … до … включ.». Между крайними знаками нормы допускается тире. Правильность написания при этом не будет нарушена. Числовые значения располагаются на уровне размещения последней строки, в которой указаны показатели.

В целом несложно различать области бизнеса по принятым у них шрифтом: чем ближе профессия к технике, тем более холодным и строго спроектированным шрифтам отдают предпочтение (Univers для архитекторов), чем более традиционно ремесло, тем более классицистические шрифты применяются (Bodoni у банкиров).

Коротко напомним, в чем суть рассматриваемых функций автозамены и автоформата. Редактор непрерывно отслеживает ваши действия. И не просто отслеживает: введенный вами текст может корректироваться «сам собой», без явных команд с вашей стороны. В одних случаях такой автоматизм облегчает жизнь, например, программа умеет исправлять широкий круг опечаток. Наберите в документе «оданко» и убедитесь, что Word сам превратит неверно написанное слово в «однако». Увы, не всегда «самоуправство» программы так полезно. Изрядный процент пользователей Word изо дня в день тратит свои силы на исправление одних и тех же ошибок автоформата и автозамены, вместо того, чтобы несколькими щелчками мыши раз и навсегда откорректировать их настройки.

Стандарты, действующие с 2002 года, являются добровольными. Это относится и к новому ГОСТу. Для организаций это означает, что им предоставляется выбор: оформлять документы, в соответствии с новым стандартом или придерживаться предыдущих норм. Административная ответственность в последнем случае не предусмотрена.

Похожая ситуация и с расстояниями между строками текста. В нормах делопроизводства обычно фигурирует одинарный или полуторный межстрочный интервал. А в последних версиях Word для этого параметра выбрано значение 1,15. Кроме того, Word 2007-2010 разделяет стандартные абзацы интервалами в 10 пунктов – это российские нормы вроде не отвергают, но и не приветствуют.

За последний период практика документирования претерпела существенные изменения. Усовершенствование этой сферы привело к разработке новых стандартов. Процесс затронул ряд позиций. Чтобы разобраться, как правильно оформить документ по ГОСТу, следует ознакомиться с преобразованным перечнем требований и правил.

Это интересно: Отдых на море для многодетных 2022