Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Сроки хранения кадровых документов в организации в 2022 году таблица скачать». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.
Каков срок хранения кадровых документов в организации
Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.
Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве
Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит. Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).
По окончанию утвержденного срока хранения документацию необходимо уничтожить. Но нельзя просто взять и выкинуть их в мусорную корзину. Чиновники утвердили специальный алгоритм действий, по которому необходимо осуществлять уничтожение документов.
Сколько бюджетной организации хранить бухгалтерские документы
Порядок передачи документации от старого руководителя новому организация обязана определить самостоятельно. Алгоритм закрепите в учетной политике или отдельным локальным распоряжением по организации. Здесь же допустимо указать информацию о комиссии, ее правах, полномочиях и обязанностях.
Срок истек: порядок действий
В передаточный акт включите все виды документов, не только бухучета, но и кадровую документацию, приказы по основной деятельности, штатные расписания, положения, нормативы, стандарты, документы по охране труда и прочее.
Отсчет срока хранения для большинства документов начинается с 1 января после отчетного года. Например, товарная накладная составлена 20 сентября 2022 года. Срок хранения отсчитывается с 1 января 2022 года. Некоторые документы ведутся на протяжении нескольких лет, например, всевозможные журналы. Отсчет срока по ним начинается с 1 января года, следующего за завершением ведения документа. Например, журнал проведения инструктажей велся с 1 января 2022 года по 30 июня 2022 года. Срок начинаем отсчитывать с 1 января 2022 года.
Иногда в этих документах содержатся противоречивые требования. Например, приказ Минкультуры предписывает хранить налоговую первичку в течение пяти лет (ст. 362, 382 Перечня). Но если речь идет о формулярах по страховым взносам, то НК РФ устанавливает срок на год больше (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). В этом случае следует ориентироваться на больший срок.
Сроки хранения документов в организации в 2022 году: таблица
Штраф по ст. 120 НК РФ составляет от 10 000 до 30 000 рублей. Но это еще не все. Напомним, что одним из главных требований для признания расходов является их документальное подтверждение. Если бухгалтерской первички нет, инспекторы снимут расходы и доначислят налоги. И тогда уже придется платить штраф за занижение налоговой базы, а еще и пени.
Например, по архивным правилам первичку и отчетность по налогам и взносам нужно хранить пять лет (ст. 362, 382 Перечня, утв. приказом Минкультуры № 558). А по кодексу срок больше на один год, если речь о документах для страховых взносов (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). Ловушка по срокам есть и в ГК. Первичка может понадобиться компании не пять, а десять лет — таков максимальный срок исковой давности (ч. 2 ст. 196 ГК).
Теперь за хранение бумаг отвечает не только руководитель. С главбуха взыщут долги компании, если он не сберег первичные документы (ст. 61.11 Федерального закона от 26.10.02 № 127-ФЗ). Узнайте, какие документы и сколько хранить.
Статьи по теме
Осторожность — профессиональное качество главного бухгалтера. Поэтому коллеги на всякий случай хранят любую информацию. Для хранения документов есть нормативные сроки. Но безопаснее применять не только архивные правила (Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ). Нужно учитывать кодексы и особенности самой компании. Из-за них некоторые бумаги стоит хранить дольше, чем требуется по перечням (утв. приказами Минкультуры от 25.08.10 № 558, от 31.07.07 № 1182).
По общему правилу документы, которые представляют в суд, компания должна хранить 5 лет с даты принятия судебного акта. Компания по своему усмотрению может определить более длительный срок хранения судебного архива.
Компания должна хранить налоговые документы 4 года. Срок хранения считают с 1 января после окончания года или другого налогового периода, когда документ последний раз понадобился для определения сумм налоговых отчислений. При этом ФНС издала распоряжение, в котором установила новые сроки хранения отчетов и других документов в самой налоговой.
Какие сроки хранения действуют для документов в судебном архиве компании
Плательщики налога на прибыль обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы, для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок
- приказы о приеме на работу, переводе, увольнению и пр. – 50 лет (75 – если они закончены делопроизводством до 01.01.2022 г.);
- личные карточки и дела работников, трудовые договоры, штатное расписание – 50 (75) лет; по руководителям – постоянно;
- табель учета рабочего времени – 50 (75) лет;
- приказы о предоставлении ежегодных отпусков, направлении в командировки, взыскании с сотрудников – 5 лет;
- материалы аттестации рабочих мест – 45 лет, при наличии вредных и опасных условий — постоянно;
- правила трудового распорядка – 1 год;
- график отпусков – 1 год;
- документы (справки, ведомости, расчеты, списки) о высвобождении рабочих мест, о переводе работников на сокращенный рабочий день, о решении трудовых споров – 5 лет;
- документы об учете рабочего времени – 3 года;
- должностные инструкции типовые – 50 (75) лет;
- экземпляр трудового договора – 50 (75) лет;
- бумаги, подтверждающие получение сотрудником образования за счет компании – 4 года;
- договор о полной материальной ответственности – 5 лет;
- книга учета приказов о приеме персонала на работу и увольнении – 50 (75) лет.
- копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, трудовой книжки, документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.);
- документы, которые разрабатывает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений (к ним относятся локально-нормативные акты и документы по кадровым функциям).
Сроки хранения
ИП и организации могут не хранить локальную документацию, составление которой не носит обязательный характер. К ней относятся различные положения (о персонале, о проведении аттестации, о структурных подразделениях).
В перечне утилизируемых документов можно не перечислять отдельно каждое наименование, а указать вид. Например: акты сверки за год. Шаг 3. В зависимости от объема работы выбирается способ уничтожения. Если документов не очень много, достаточно пропустить их через шредер либо сжечь. Если архивы для утилизации большие, проще воспользоваться услугами специализированной организации.
Длительность напрямую зависит от типа документов. Так, все бумаги по личному составу, созданные после 1 января года, должны храниться минимум 50 лет с даты создания. Это личные карточки и дела, трудовые контракты и дополнительные соглашения к ним, гражданско-правовые договоры и т.
Хранение кадровых документов в организации 2022
Стран Дальнего Зарубежья. Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. С октября отпуска будут оформляться по-новому. ПФР готов к переходу на электронные трудовые книжки. Минздрав: больничные придется оформлять по-новому. В коммерческих организациях может появиться должность раздатчика. Болеть можно и без справки. Статьи по теме.
В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАПП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность за нарушения, связанные с хранением документации — в виде предупреждения, наложения штрафа, дисквалификации.
Сроки хранения кадровых документов в организации в 2022 году таблица
- 10 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за 1 налоговый период
- 30 000 руб.
– если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за несколько налоговых периодов - не менее 40 000 руб.
Административная ответственность
Все эти бумаги, оформленные начиная с 2022 года, теперь можно хранить не 75 лет, как раньше, а 50 лет. А вот сроки хранения документов личного состава, которые оформили ранее 2022 года, остались прежними — 75 лет.
Кадровая документация имеет самые продолжительное время хранения. Это связано с тем, что даже если человек уволился из фирмы, ему на протяжении жизни может потребоваться те или иные данные. Особенно это касается стажа работы, справок о доходах и т.д.
- Вся первичка и отчетная документация сохраняется в компании согласно законам архивации. При этом минимальное время – это 60 месяцев;
- Учетные документы уничтожаются через пять лет, со дня их последнего применения в целях получения отчетов.
Сроки хранения кадровых документов для организаций
В 2022 году поменялись сроки хранения документов для организаций. Росархив выпустил измененный перечень. Применять новый перечень следует с 1 января 2022 года. А сами сроки вы найдете в этой статье в таблицах, которые можно скачать.